跨部门沟通,不仅仅涉及到人,还涉及到职位、利益、资源,情况复杂。解决跨部门沟通,不是简单地把部门管理者拉在一起谈谈就能办到的。而且,职场上,凡是遇到牵扯要担责任、或者利益的事,都会本能的想,这事有我的责任没?对我有什么好处?我做了会不会对有什么不好?这样是不是影响我的利益? 那么,如何减少跨部门沟通障碍,让协作更有效呢? 1、使用“利他心态”,找准对方需求和利益点。 那怎么找对方的需求点呢? 上述需求点确认之后,就兼顾责任和利益两点做解决方案。比如,在方案中减少对方的顾虑和责任,增加对方的利益;或者跟对方利益捆绑在一起,然后,再选择合适的时间,使用一些沟通技巧来沟通,成功率就会大大提高。 2、合作也要注重“用户体验” 比如,如果你采用发邮件形式,就一次性、把事情的起因、发展、遇到的障碍、需要对方协助解决的问题,用最简单的话,有条理地阐述清楚,让对方只需要一键转发就可以解决。而不是,你发了好几封邮件也没说明白事情,你需要别人帮助,却让别人在帮你的这件事上面,耗费了很大的精力和时间成本。这样,谁还愿意帮你。 3、态度和情感交流也很重要。 另外,平时联络感情也不可或缺。好比,八百年没有联系的朋友,突发给你发微信,让你给他朋友圈点赞,你做何感想? 4、用“价值”和“重要性”,给对方施加压力。 所以,一旦遇到这种事,你要做的就是,使劲强调这件事的价值。比如,你可以告诉他,这个东西,大老板年度会议上要用,这关乎公司下一步战略走向,而且,老板一直在盯着这个进度,如果再拖下去,你就只能甩锅说对方做不了。另外,还可以求助你的领导,和对方领导沟通这件事的重要性,从上往下施压。 5、追踪过程,及时协调资源,调整进度。 另外,虽然我们把事情交给对方来协作,但是我们仍需对整个事情进展负责,千万不要当成甩锅,认为没有我们的责任了。否则,没有人愿意和这样的人共事。 6、对于对方的付出,给与肯定。 7、不想追在别人后面“讨债”,建议建立监督机制。 遇到这种问题,需要先自查,是不是自己下达的任务不明确,比如,索要的数据目的,要求没有说清楚,导致对方无从下手。另外,建议和领导商定出一个数据或资料提交机制,以及监督机制,制定晚交或不交的处罚和奖励。 另外,不要经常为了救火,就去直接帮对方做。宁愿花1小时帮助对方来做,也不要花5分钟自己完成,长久来看,这样会给自己节约大量时间。 8、梳理流程,明确岗位职责,责任必须到人。 每个岗位员工都要有自己明确的岗位职责,如果存在的模糊地带,要及时明确,做到权责分明和分工合理;需要共同协作完成的,也需要明确协作的内容是什么,该有哪个部门、哪个人员负责。整体梳理出一条完整的跨部门协作工作流程,这样做主要为了避免后期出现相互推诿、扯皮的事。 9、用绩效考核,捆绑多方利益。 10、开诚布公。 11、跨部门重现冲突了,怎么办? 比如,财务部门要求性价比高,那什么叫性价比高呢?是毛利要达到某个指标?还是总体预算不能超过某个数字?如果市场部要求品牌知名度能够提升,那怎么样才算品牌知名度提升了?是搜索量要提升一定百分比?还是客户评价要提升几个点?同样的,业务部门对订单的要求具体是多少?是303单还是500单? 总而言之,就是要把部门的诉求具体化精确化。只有确切的知道各部门的利益诉求,才更有可能找到解决的方案。 12、增加“选项”,保持弹性。 选项多元化,能让选择不再“非黑即白”,让协作者有较大的弹性调整自己的支持度,同时更容易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突。 13、小细节:善于使用沟通工具。 14、不要万事找领导。 15、找到合适的人。 16、如何开好跨部门“沟通会议”。 沟通会前,要做好充分准备。因为,每次的跨部门会议,要讲的东西和要解决的问题都不一样。因此,首先要有明确的目标,将待解决的问题全部列好。在开会之前就将这些问题分发给与会者,让大家准备好解决预案,然后拿到会上讨论,就会比较有效。 问题通常会有两种:一种是开放式问题,比如这是什么、该怎么办等等;另一种是封闭式问题,及抛出问题后给出几个选项,看各部门对这几个选项的态 度,然后从中选出最优方案。当然,也可以从选项答案,引向新的解决思路。 会议结束前几分钟,会议组织者要再强调下开会的主要内容,明确接下来的计划是什么,还需要解决什么问题,做哪些沟通准备等等。 会议结束后,做一个会议简报,用邮件发给参会人员,确保会议确认事项的执行。 17、合作方担心增加工作量,而产出并不受重视。 如何解决?首先,开展项目的前期,应该争取领导的支持,至少应该取得协作部门上级领导的支持,如果能够争取到高级领导支持那就更好。然后,尽量标准化协作部门的事项流程,让他们从心理上不抵触,不认为协作事项太过于麻烦。最后,筹备并举行项目启动会,邀请领导层参与,给予协作部门仪式感,使协作项目成为大家共同的目标。 18、负责不擅长领域,价值发挥不出来。 如何解决?建议项目开展前,详细研究制定工作职责,确保专人专事,使之与负责部门所擅长的领域匹配;另外,如果确实需要协助,应该由项目责任人带头,尽可能将事项切割成小段事项,安排多人进行协助完成。 19、担心核心技术外流,降低部门竞争力。 20、自我保护意识要有。 【盛夏职场工具箱,只分享最实用的职场经验和方法】 |
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