|
各位慈怀读书会的读者们，大家好。 欢迎来到我们的每天一本书栏目，我将用一篇文章的长度，来向您讲解书中精髓。 今天，我们要一起读的书是《清单革命》 《礼记·中庸》中有这样一句话：凡事预则立，不预则废。无论做什么事，事先有准备，就能得到成功，不然就会失败。 那怎样才能保证自己能够做到“万事俱备”呢？有调查研究显示，列清单是提高工作绩效和积极调整压力的最有效技巧之一。 许多名人和成功人士，都把“清单精神”发挥到了极致。比如美国著名的政治家和作家本杰明·富兰克林，他的笔记本上就详细地罗列着每天要做的事。 就连世界顶级学术期刊《科学》杂志都言简意赅地宣告：人人都该有份小清单。 今天的这本《清单革命》就为我们强调了清单的重要性，并告诉我们如何制作简单实用的清单，以及如何改善手中的清单。遵循这些方法，我们就能提高自己的工作效率，降低出错的概率，成为清单的真正受益者。 《清单革命》的作者阿图·葛文德是哈佛医学院的教授，也是白宫最年轻的健康政策顾问。作为医生，阿图·葛文德致力于全球手术患者安全管理的研究，是手术安全核查项目清单的主导人。因为他在医学界的显著成就，被《时代周刊》评选为全球最具影响力的人物之一，也是该榜单中唯一的医生。 阿图·葛文德还是2002年及2009年美国最佳科学短篇奖得主，被认为是“医生中最好的作家”，他已经出版的作品有《最好的告别》、《医生的修炼》、《阿图医生》等等。 这本《清单革命》更是横扫美国7大畅销书榜单，在北美的总销售量超过30万册，许多著名的思想家和科学家都是这本书的忠实拥护者。 介绍完这本书的基本情况和作者概况，接下来我们就跟随作者的脚步，一起来进行这场效果惊人的清单革命吧！ 清单，让复杂工作变简单 1935年10月份，在美国俄亥俄州的莱特机场发生了一起严重的飞机坠落事件。坠落的这架飞机是美国波音公司的新型轰炸机，当时飞行员希尔正驾驶着它进行试飞工作。 调查结果显示，这起事故并不是机械故障引起的，而是人为失误造成的。 由于希尔要忙着执行各种复杂的操作，在起飞之前，他忘记对飞机的升降舱和方向舱实施解锁了。这就造成飞机在爬升过程中失速坠地，发生了巨大的爆炸。 作为美国陆军航空的首席试飞员，在飞行经验和机械操作方面，希尔可以说是超一流的了。所以说，这并不是专业性与操作性的问题。 由此可见，面对复杂的环境和任务，即使是再厉害的专家，也很难单凭记忆和经验，万无一失地完成自己的工作。 为了减少复杂工作容易造成的失误，波音公司的研究专家们想出了一个非常巧妙的办法，就是编制一份飞行员检查清单。 自从这张清单投入使用以来，波音公司的新型轰炸机无事故安全飞行的里程，达到了290万公里。 由此可见，清单可以为我们提供一张安全的防护网，它会提醒我们不要忘记一些重要的步骤，并让我们知道什么时候该做些什么事情。 研究人员发现，仅仅是要求重症监护室的医护人员编制一份日常操作的清单，就能显著提高他们的绩效水平，并让病人在重症监护室里的停留时间减少一半。 清单为我们提供了一份详细的行动指南。这样我们在面对复杂任务的时候，就不容易产生慌乱和焦虑的情绪，能够尽力保持冷静而睿智的头脑，沉着稳定地执行每个步骤，工作效率也因此得到了大幅度提升。 点击图片发现更多好书解读 提前准备，减少失误 在美国，建筑行业每年的严重事故发生率只有不到0.002%。建筑工程都很复杂，但他们失误很少，原因究竟是什么？ 作者阿图·葛文德拜访了结构工程师奥沙利文，在参观了工地上的主会议室之后，找到了自己想要的答案。 会议室的墙上贴着许多砧板大小的清单，其中有一张是施工日程安排表，上面把每天需要完成的各项任务都标注了出来，所有工作的完成时间也都一目了然。 比如，清单上面写着，第15层楼的混凝土浇筑工作要在当月的13号完成，钢材要在当月14号运输到工地等等。 每当一项工程完成的时候，监工都会向工程师做汇报，工程师就会在这个项目的旁边打上一个勾。 有了这样一份核查清单，工程师就能够准确把握整个工程的进度，并在工程延误的时候尽快做出调整，保证施工能够顺利进行下去。 在日常的工作与生活中，我们也可以利用核查清单来避免遗漏重要事项。 比如说，领导要和重要的客户吃饭，让你安排一下，那我们就可以把所有需要做的事情都写在一张清单上，例如：确认客户人数，了解客户和老板的口味偏好，搜索附近的高评分餐厅，提前一天打电话预约等等。这就是一份典型的核查清单。 核查清单上需要罗列出重要的步骤和细节，并注明完成任务的时间节点，提醒我们在时间节点之前完成任务，并进行核查。 但是在情况非常复杂的情况下，即使我们准备了细致、完备的核查清单，在执行的过程中，还是会突然冒出来许多棘手的问题，遇到很多不确定的阻碍。 这个时候，如果我们能够发挥好团队的智慧，或许就能把这种不确定性降到最小，即使遇到了棘手的紧急情况，也能够群策群力，一起解决问题。 那么，如何才能充分发挥团队的力量呢？一个很有效的工具，就是沟通清单。 在工地的会议室里，作者除了看到了那张“施工日程安排表”，还看到了一张“建议日程安排表”。这也是一张清单，不过这张清单上罗列的并不是施工任务，而是沟通任务。 建议日程安排表的作用就是让专家们能够充分沟通交流，在开始下一步的工作前分享每个人的专业知识或者是提出个人建议，这样严重的问题就可以被及时发现和避免。 利用沟通清单，安排定期的沟通，能够保证内部信息的高度透明，让信息在团队中高效流通，这样可以排除许多的意外和隐患。 在面对复杂任务的时候，我们除了要准备核查清单，来确保不遗漏任何简单的问题，不跳过任何简单的步骤。 还要准备一套沟通清单，保证参与这个项目的所有人，都要对一些困难的和可能出现的问题进行充分讨论，共同商讨出解决方案。 点击图片发现更多好书解读 简化清单，使用更便捷 过去20年里，丹尼尔·布尔曼一直都在为波音公司制作飞行清单。波音公司每年要发布100多份飞行清单，这些全部都是由布尔曼的运营小组编制出来的。 布尔曼强调，清单也有好坏之分。糟糕的清单冗长且不精确，不便于使用。而优秀的清单往往非常简洁、高效、切中要害，即使在最紧急的情况下，使用起来也非常地方便。 在积累了大量的清单制作经验之后，布尔曼指出了列清单时必须注意的三个要点。 第一点，清单的条目要清晰明了，注明具体的时间、事件和物品等等，方便自己和清单的其他使用者执行检查程序。 比如说，你要策划公司的年会，那你的清单上就需要注明：哪个节目要在几点开始，灯光要怎样调节，需要准备哪些道具和布景，表演人员什么时候到台下候场等等。 第二点，列清单之前要提前确认好清单的类型，是属于“先操作，后确认”清单还是“边读边做”清单。 在使用“先操作，后确认”清单的时候，团队成员要先根据记忆和经验完成各自的操作，然后再一同确认是否都做好了。 比如说两个人下班后一起打扫办公室卫生，一个人负责拖地、扫地，一个人负责擦桌子、摆板凳。等各自干完了手中的活之后，再检查一下有没有需要重新打扫的地方，最后一起关灯离开。 而在使用“边读边做”清单的时候，使用者一边念出检查项，一边进行检查。这种清单更像是菜谱，或者是购物清单，完成一个就可以划掉一项。 第三点，注意清单条目的长度，尽量做到简明扼要。 比如说，你在制作一张烘焙清单的时候，只需要把重要的步骤罗列出来就可以了，比如说“烘焙温度设定为220度，时间设定为90分钟”。 如果某个条目需要你花费90秒才能读完，那你就会开始觉得不耐烦，想要偷工减料，甚至干脆跳过这个步骤。 另外，清单的版式也很重要。一张清单最好不要超过一页，不要把上面的条目排列地杂乱无章，也不要随便使用各种颜色和字体，尽量做到统一，简洁。 点击图片发现更多好书解读 持续改善，让清单更完美 无论在制作清单的过程中有多么用心，多么仔细，清单都必须在现实中接受检验，因为现实往往比我们想的要复杂得多。 比如说你刚开始调换到某个工作岗位的时候，在自己的清单上写下：每天上午回复完所有的工作邮件，接听和回复所有客户的电话，并做详细的记录；下午专心写宣传方案，和同事讨论方案。 结果在第一天执行这个清单的时候，你就遇到了阻碍。你发现一天当中随时都会有新的、需要及时回复的邮件出现，而且电话一般都集中在下午，忙着接电话的你根本没有办法专心写方案。 所以我们要出现的问题进行仔细研究，对清单进行改进，并不断测试，直到这份清单在任何现实情况下都能顺利使用。 穆尼斯·帕巴里是帕巴里投资基金的合伙人之一，每次在对需要投资的公司进行研究的时候，帕巴里都坚持使用清单来让自己保持清醒，确保自己能够做出高质量的投资决策。 帕巴里将自己所知道的所有投资错误都列在了这张清单上，包括“股神”巴菲特、其他投资商和他自己犯过的错误。为了防止这些错误再次发生，他为每种错误都设置了相应的检查项。 每当他了解到新的投资失败的案例，都会总结对方失败的原因，并把这个检查项添加到自己的清单里面。 就这样，帕巴里的投资清单在不断地更新、完善，他积累的经验教训越多，他就越不容易犯同样的错误。 即使是最简单的清单也需要持续改进，只有这样，才能确保清单始终是安全、正确和稳定的。 我们要像帕巴里那样，对失败的原因进行调查，想出具体的改进措施，再添加到清单的条目之中。 比如说你前面列的那份“上午回邮件、接电话，下午写方案”的清单，考虑到电话一般都集中在下午，邮件也是间歇性地出现，那么你就可以把清单修改成： 上午集中精力写宣传方案，下午接听客户电话并作记录，在每个电话的空隙回复邮件。 需要注意的是，清单的力量是有限的，它能够帮助我们记忆如何操作复杂的程序和设备，能够在关键时刻提醒我们哪些事情是最重要的，并且促进团队合作。 但使用清单和执行项目的主角毕竟是人，我们一定不能让清单变成僵化的教条，这样只会阻碍团队的行动和进步。 想要避免发生这种糟糕的情况，就需要把决策权分散到外围，给予团队成员足够的发挥空间，让他们能够根据自己所掌握的经验和专业技术适应环境，应对挑战。 每个条目的执行人都能担负起属于自己的责任，这才是清单奏效的关键所在。 许多公司的高层或者管理人员，都会用清单列出下属应该完成的任务，并努力确保员工正确完成。 但是在面对突发情况的时候，比如某个项目出现了问题，某个系统突然崩溃了，管理人员需要做的并不是直接进行决策，而是号召大家积极参与讨论，让每个人都意识到自己是这个团队的一份子，是解决问题的主体。 点击图片发现更多好书解读 借助清单，提高工作效率 和帕巴里一样，金融投资家库克在做投资决策之前，也喜欢制作清单，但他做得更加细致。 他会把整个投资过程分成四个阶段，即研究阶段、决策阶段、执行阶段以及交易完成后的监测阶段，然后将每个阶段可能出现的问题都分别罗列出来。 当库克刚引入清单的时候，他以为投资团队的决策速度会慢下来。但令库克感到惊讶的是，虽然决策过程变得更加细致，决策效率却提高了。 在使用清单之前，投资团队往往要花费数周的时间，开好几次会议才能决定是否放弃一家公司，还是对其进行更深入的调查研究。 而在使用了清单之后，他们完全可以在执行清单的第三天就做出这个决定，效率的提升可不止一星半点。 如果你想要借助清单提高自己的工作效率，不妨借鉴一下库克制作清单的方法。 首先，把一个工作任务分成几个重要的阶段。 比如说，领导要求你制作一份公司的年度财务报表，这项工作任务就可以分成这样四个阶段：收集各个部门财务资料、按照月份对财务报表进行分类、制作每个月份的公司财务报表、汇总成年度财务报表。 然后，根据不同阶段的特点，制作对应的核查清单。 例如收集各个部门财务资料这个阶段，就需要先确认公司一共有多少个部门，了解每个部门的财务报表负责人是谁，下载每个部门每个月份的财务报表等等。你可以把这些条目都罗列在清单之中，再有条不紊地执行每一个条目。 另外，为了提高团队的工作效率，并避免在关键环节出错，库克还特意制作了一张“第三日清单”。 当对某一家公司的分析进入第三天的时候，决策团队就会使用这张清单进行检查。 在这个日期到来之前，决策团队需要完成对这家公司过去10年间财务报表的分析。 库克为报表上的每个项目都设置了对应的清单条目，比如说，有一个条目要求研究人员仔细分析现金流量表的脚注，还有一项要求他们仔细阅读重大管理风险报告。 这些虽然都是最基本的分析，但团队成员在进行第一个阶段的研究的时候，很容易就会忘记它们。 而这张“第三日清单”，既是对第一阶段研究成果的检验与总结，又能保证投资决策顺利进入第二个阶段，避免重大的疏漏。 在执行工作任务的过程中，我们也可以准备这样一张“第三日清单”。比如说在制作公司年度财务报表的过程中，到了第三天，你应该已经完成了搜集部门财务报表的任务，你的“第三日清单”就可以写下这样几个条目：检查是否所有部门的财务报表都已经齐全、每一个部门的财务报表是否都完整、报表上的财务数据和发票是否一致等等。 像这样根据不同的阶段，制作对应的核查清单，并在每个阶段结束的时候，利用“第三日清单”进行细致的检查与收尾，能够帮助我们大幅缩短完成任务所需要的时间，还能让执行任务变得更加完整和系统，杜绝疏漏和拖延。 以上就是本书的精华。 “幸福行动家”张永锡说过，高效的人并不是每天做很多小事，而是把时间花在最重要的几件事情上。 即使你列的是“今日待办事项清单”，也并不意味着上面所有的事情都必须在今天之内完成。 毕竟我们每天的工作时间都是有限的，你完全可以挑选其中比较重要的事情，先专心致志地解决掉它们。如果有剩余的时间，再去完成其他任务。 另外，虽然清单是一个非常有用的工具，可以提高我们的工作效率，但是我们也千万不要让自己成为“清单的奴隶”。 在执行清单的过程中，要注意劳逸结合，让自己保持愉快的心情，也有助于提高我们接下来的行动效率。 完成了一个任务之后，可以让自己简单放松一会儿，和同事聊会儿天，听会儿音乐，活动一下身体，而不是紧赶慢赶地一口气完成所有的任务。 庄子曾经说过：“不忘其所始，不求其所终。”清单上的那一个个对号并不是我们工作与生活的最终目的，千万不要为了完成清单上的所有条目，过度消耗自己的身体。 也不要为了打上那一个又一个对号，就敷衍地完成手头上的工作，这样不仅使清单失去了它本身提高效率的意义，我们自己也会得不偿失。 只有保持严谨的态度、灵活的思维、轻松的心情，我们才能更好地掌控自己的生活。 会列清单，也懂得如何使用清单的人，过得总不会太差。 慈怀创办“每天一本书”专栏，每天20分钟，陪你读懂一本好书，至今，已和热爱读书的书友们，读完了五百八十三本书，用读书改变生活。 我们收到了无数书友的好评的同时，也经常收到很多书友的诉求：
|
|
|
来自： binghe1800 > 《瑞瑞的教育》
