小明开始倒豆子了(吐槽):
今天这样的会议都是常态了,我已经心力交瘁…… 你们这会议效率太低了,哥给你几点建议: 一、高效会议的六个关键要素1. 明确会议目的和产出明确了会议的目的和需要产出的内容,统一参会人员的思想聚焦和产出期望,在大方向上就不会跑偏 例:如果会议的目的是就某件事情商议出解决办法,那么会议中就必须将大家提出的办法整理并决策,最后不管是投票也好,一人拍板也好,都要确定1-2种解决办法,否则你一句我一嘴,会开完了才发现什么结论都没有。 2. 确定会议的形式和流程会议形式常见的:线上会议,线下会议。 会议流程:有明确的会议流程,才能保证会议在指定的时间内按照计划的方向发展。 例如: 好处:
3. 制定并申明会议制度(会议通知)会议的几个痛点现象:
这些情况也都是现在大多数会议的常态,很多人中招,可是也觉得很无辜,我太忙了,不边开会边做,怎么搞的完,其实这样就是个恶性循环,会议效率下降了,事情没解决,还得重复做,重复开会。 那如何避免这样的情况呢? 会议制度很重要!!! 会议制度包含的内容:
而这些会议制度,需要在发送会议通知的时候进行告知并重点申明。 PS:这种会议制度,一开始肯定缺乏公信力,那么就需要拿几个人“杀鸡儆猴”,当然措施也不能太过强硬。 参考:违反制度的,会议结束前,面对面建个群,发个红包;为会议的茶歇买单等等。 逐渐把这种制度形成一种约定俗成的规则,这样逐渐推广下去,违反制定的人肯定越来越少。 4. 做好会前准备内容包括: 内容:
5. 会议纪要会议纪要是一场会议的灵魂,如果没有会议纪要,那么可能导致的结果是,大家对会议最终的结果理解和后续安排各不相同,会议中提出的争议事项,待解决事项,和一些关键想法,可能产生遗漏。 会议记录有两个要点: (1)提前安排会议记录人 提前不明确会议记录人,可能会出现都认为有人记录,结果谁都没有记录的情况。 (2)会议纪要的格式 很多人写会议纪要就像是记流水账,***说了***;****又说了***,这样的会议纪要是没人愿意看下去的,会议纪要相当于是概括总结,要让大家在几分钟内快速get会议要点。 主要包括以下几个部分的内容: 内容:
重点内容,可以特殊颜色或加粗标注。 6. 会议后续跟踪对于一些待商议决策事项,或者是任务分工,会议后续需要会议组织方持续跟踪,例:针对会议提出的***问题,需要**部门提出解决方案,对应的责任人,完成时间,都需要形成跟踪表,发送给会议相关人员。按期跟踪执行情况并通报。 二、参会人如何实现价值最大化1. 会议组织者作为会议的组织者,必须要负责会议流程和制度的执行,职责包括:
2. 会议决策者会议决策者,作为权威,需要给出态度和决策来: 作用:
3. 会议发言者发言者是会议内容重要组成部分,会议发言者在公众场合的表现,对自己在上级或者下属心中的印象影响都非常重要: 提升方向:
4. 会议参与者
三、高效会议管理实操—计划总结会针对小回提出的建议,小明认真跟行政部门沟通了下,行政的老大感觉非常受用,在获得了老板的认可和支持后,在公司群点名表扬了小明,然后开始了会议的改革,小明再次参加会议,感受完全不一样。 1. 会议前小明收到了行政发来的会议邀请,内容包括: (1)会议流程
(2)会议制度: 会议中出现以下行为,由行政统计,乐捐20元,作为下次会议的茶歇基金:
(3)会议汇报资料模板 小明整理好汇报资料 ,老大认真过了一遍,提出了修改建议。 资料提前一天发给行政,行政审核通过了,有几个部门被行政打回重做了。 2. 会议中
3. 会议后结果:
四、其他类型会议管理要点计划总结会是企业日常管理过程中比较常见的会议类型,主要特点是由几个代表汇报发言,比较正式,为保证会议高效,对流程的把控非常重要。 除了计划总结会外,工作中还有2种类型的会议:分享会,脑暴会。 1. 分享会例:优秀员工分享,成功项目分享。 企业内部定期组织分享会,可以加深学习的氛围,共同进步,但是很多企业的分享会都变成例行公事的现场,参会人员不认真聆听,分享人员讲的枯燥乏味。 那么一场高质量的分享会应该是怎么样的呢? (1)准备会前调研 尽管是针对同一个主题,分享人打算分享的内容和形式,往往不是聆听人想要了解的,讲的不感趣,自然不认真听了。所有准备分享资料之前,可以先开展一轮调研,了解大家想要学习的内容,和喜欢的分享形式。 调研形式:
(2)分享展示优化 分享展示的文件形式很重要,观众接收信息是视觉和听觉的结合,视觉占很大部分的比重(这就是为什么我们看电视,没有字幕就感觉非常不习惯)。 所以分享文件要避免密密麻麻堆积的文字表格。采用图文结合再加上一定的动态特效,会让效果加倍。 (3)过程互动 会议过程中如果只是一味的单方输出,那么参会人很容易走神,也缺乏参与感,会议过程中增加一些互动环节,可以调动整体会议的活跃性。 2. 脑暴会例:策划案创意脑暴 脑暴会是所有会议中最难的一种,因为对会议的结果一开始是完全无法预测的 管理要点: (1)组建无领导讨论小组 组建小团队的无领导讨论小组,小团队可以保证大家都有发言的机会,充分参与进来,吸收不同思维的想法。 无领导小组,可以避免领导权威性对组织的影响,束缚其他成员表现机会。 (2)小组PK机制 加入PK机制,可以激发大家的好胜心,从而调动大家的积极性。 (3)小组成员均匀分配
(4)创意引导 让大家开展创意讨论,开始之前需要先做创意引导,如:一俩个优秀的案例,或者是一个场景模拟等,这样可以方便大家打开思路,而不是干讨论。 (5)讨论结果再深挖 参会成员是无法直接给出你想要的答案,他们往往提出的只是一个思维方向,或者是一个思维点,所以会后需要就会议的结果再深挖,配合本身专业特性,组合成合适的创意想法。 |
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