项目经理的「七种武器」

项目管理的理论体系中所包含的管理工具纷繁复杂，项目经理们如果需要完全掌握的话可能需要花费相当多的时间和精力。然而，一般来讲，掌握其中最重要的20%部分，应该就可以对付80%的管理需求了。

本人根据多年的项目管理经验，在此推荐给新入门的项目经理们项目管理的7种武器。在挑选这7种武器的过程中，我本着：容易快速上手 + 绝对必要 + 快速见效 的原则进行了反复的筛选，最终总结出项目经理工具箱中的最小集合。

如下：

1.项目章程

这一条是有经验的项目经理们最容易理解的而又往往是新入门的项目经理们最容易忽略的。

其外在的形式可能仅仅是一张老板（客户）签了字的纸，或者甚至仅仅是一封EMAIL。然而它的重要性无论如何强调都不为过！

项目章程（也可能被称作：立项任务书、立项报告、项目经理任命书等等）的核心作用可以总结为两点：1. 明确项目的目标；2. 获得项目经理授权。

一般来讲，项目章程中主要会包括如下一些内容：

• 明确任命项目经理
• 明确项目的业务目标
• 明确项目完成的标志和提交产物
• 明确项目组关键成员以及职责
• 规划项目的重要里程碑节点
• 明确项目的预算
• 明确项目的关键范围边界
• 初步估计项目的重要风险以及对策

另外，如果需要的话，还会附上两个附件：《合同》以及《初步范围说明书SOW》。

在此再强调一遍：项目章程是项目经理手中最最重要的工具/武器！

2.WBS分解

项目正式立项之后，PM在项目规划阶段最重要的动作应该就算是WBS分解了，没有这个，后续一切都无从谈起。

WBS (Work Breakdown Structure)比较容易理解，简单地讲就是：把项目按阶段可交付成果将项目工作分解成较小的，更易于管理的组成部分的过程。

一般来讲，项目管理团队会采用树状的分解方式，对项目范围进行逐步的细化。

有很多种工具都可以非常好的胜任WBS分解的工作，例如：

• Excel电子表格或者Word电子文档（或者WPS和LibreOffice）
• 头脑风暴工具（比方说Freeplane）
• 专业的Project工具（例如MS Project或者GanttProject）
• 大纲管理软件（例如OmniOutliner）
• WIKI类工具（例如dokuwiki）
• 一些在线协作工具也非常好用，比如
• 石墨文档，GoogleDrive
• 在线大纲管理产品，例如幕布或者CheckVist
• 在线笔记：印象笔记、有道笔记、Onenote
• 专业的线上项目管理产品（例如Redmine）

在这里，给新项目经理们提供一些小贴士：

• 刚开始的时候，对于小规模的项目，不要把WBS整的过于复杂，一般来讲最多不要超过两层，尽量分到一层即可；
• 每一个WBS条目需要有一个唯一的编号，以便后续进行追踪。

3.3点估算

在进行了WBS分解之后，就需要把分解之后的条目进一步的分解成为“任务”，然后再把任务分配到项目组成员中，同时安排任务的时间；上述动作就是所谓的项目进度规划。

在这个过程中，有一点非常重要就是：任务的历时估算。

刚入门的项目经理往往对这一点把握的非常不准确，在具体任务的历时估算的时候不能同时考虑到完成任务的人员的情况。

我在这里推荐使用3点估算法（最好还能够配合Delphi方法）。该方法非常容易掌握，并且经过实践检验，非常好用。

具体方法如下：

1. 针对每个任务，估算三个值：最乐观估计用时A、最可能估计用时B、最悲观估计用时C。
2. 根据正态分布原理，将上述3个值带入如下公式：(A+B*4+C)/6+(C-A)/6 从而得到该任务的历史估算值（理论上，该估算的成功概率为84.13%）
3. 建议组织几名熟悉该项目业务类型的专家，对每一个任务进行背靠背的估算，然后将他们的估算值进行算术平均（针对某一条任务，如果各个专家之间的估算值差异过大，建议对任务进行澄清之后重新估算）
4. 项目经理对上述结果进行汇总整理。

这样的估算实际上花费的时间并不长，但是往往相当准确。在这里附上一个样板供参考：

估算人用表

项目经理集成用表

4.职责矩阵

在项目管理活动中，职责矩阵是在项目初期分配、澄清项目组成员权利与责任的有效工具；也可以在项目早期以及进行过程当中作为沟通工具使用；更可以在项目中期和后期的撕逼大战中占得先机。

职责矩阵最常见的表现形式是RACI矩阵，其中RACI分别指的是：

• 谁负责（R = Responsible），即负责执行任务的角色，他/她具体负责操控项目、解决问题。
• 谁批准（A = Accountable），即对任务负全责的角色，只有经他/她同意或签署之后，项目才能得以进行。
• 咨询谁（C = Consulted），拥有完成项目所需的信息或能力的人员。
• 通知谁 （I = Informed）, 即拥有特权、应及时被通知结果的人员，却不必向他/她咨询、征求意见。

其组成的RACI矩阵形式如下：

其中，列标题就是项目组成员以及相关的重要人员；行标题指的就是WBS分解之后的工作范围条目（或者条目分类）。

5.沟通计划表

在项目管理的过程中，项目经理大约80%的精力都会放在沟通上。所以，减少无效沟通就是项目管理过程中性价比最好的手段。

为了提升项目进行过程中的沟通效率，就需要对重要的沟通进行规划。《项目沟通计划表》就是为了这个目的而创建的，其创建的过程中，采用了5W1H的逻辑，使项目管理团队能够从整体的角度对项目沟通进行全面的思考。举例如下：

重复一遍，良好的沟通规划是有效管理项目客户满意度的高效工具！

6.风险登记册

由于项目的独特性，任何一个项目都是存在风险的。从某种意义上来讲，项目的推进过程其实就是风险被逐步消除或者规避的过程（所以存在一个名词叫做“风险驱动”）。

而风险的管理工具相对形式比较单一，就是一张“风险登记册”表格。

其中，风险级别是根据（风险发生概率 × 风险发生之后的影响程度）来进行定义的。一般来讲，可以在项目的规划阶段来定义类似如下的风险矩阵，从而来定义风险的等级。

在这里，给大家提供一些风险管理的小贴士：

• 风险管理贯穿项目的始终，需要随时进行REVIEW；
• 需要根据风险的“级别”对风险登记册进行倒排序；
• 一般来讲，应该将注意力集中在风险登记册中的前5~10项风险，而忽略等级比较低的风险；
• 对于每一个风险，需要明确其负责人。

7.看板

你会发现，至此，我们已经逐步过渡到项目的执行和监控阶段了。

经过无数次的实践检验证明，对于中小团队 & 普通规模的项目来讲，最方便的项目追踪工具就是“看板”！

看板其实是一个日文的舶来词汇，其概念来源于丰田的精益管理理念。但是，在上一个10年周期中，当他开始被用在项目管理领域之后，瞬间即在软件开发项目管理中风靡，然后进而被快速的广泛应用于通用项目管理领域。

典型的看板如下图所示：

由于看板具有视觉直观、实施容易、操作方便等巨大优势，因此其快速成为项目经理必备的项目管理利器。

目前，在线的看板工具也很多，而且一般来讲其用户的操作体验都非常好。最典型的如Trello：

以及国产的产品Teambition，Worktile等也均具有看板功能。

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此外，还有一个要求，算不上工具，但是重要性也非常高，不应该被忽视：

里程碑评审 + 项目基线

其中，里程碑评审机制是我在进行项目集管理的时候对项目经理的最低要求，是我的管理底线。而且我也和项目经理讲的很明确：里程碑评审就是降低项目风险同时分担项目经理压力的最有效工具。

项目基线简单的讲就是里程碑评审之后的重要成果，用来对项目的变更进行管理以及最终对项目团队进行绩效考核的依据。所以其重要性就不用再重复了吧。（项目经理们更应该主动的要求公司的管理机构对项目基线进行确认！）

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至此，这里已经罗列了典型的中小规模项目，项目经理们必须要掌握的而且是最有效的管理工具。同时也希望新入门的项目经理在项目的实践过程中能够不停的进行：学习+实践+总结的循环。这才是快速提升管理水平的捷径。