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从今天开始，我们一起每周阅读一本书。 近日，清华大学晒出的“清华学生的计划表”冲上热搜，引发热议。 这是一份“清华大学优良学风档案史料展”中的一份展品。 从这份计划表上，我们可以看到——凌晨1点睡觉、清晨6点起床、6点40开始学习、晚上9点到凌晨1点……每天的日程安排得满当当。 网友看完之后，纷纷表示“瑟瑟发抖”，发出感叹“时间是公平的，每个人都拥有24小时。但就是因为不同的分配，造就了不同的人。”“这可能就是我与学霸的区别吧” 说到这里，徒然想起科比的一段记者采访。 有记者问科比：“你为什么能如此成功呢？” 科比反问道：“你知道洛杉矶凌晨4点是什么样子吗？” 记者摇摇头：“不知道，那你说说究竟是什么样子的？” 科比挠挠头说：“满天星星，寂寥的灯光，行人很少，而我已经起床行走在黑暗的洛杉矶街道上，准备去训练。一天过去，两天过去，10多年过去了，洛杉矶凌晨的黑暗没有改变，但我却已变成肌肉强健、有体能、有力量、有着很高投篮命中率的运动员。” 而这就是科比成为伟大运动员的原因之一。 不仅科比，苹果CEO库克也与科比有着类似的日常作息时间。 他每天凌晨4点起床，4点半左右将会回复公司员工的邮件，而今年的不同的是他起床第一件事就是先花一小时时间阅读用户评论，然后5点左右去健身房锻炼一小时，来保持一整天的精力充沛。 库克特别强调要合理管理自己的时间，所以后来的iPhone手机中加入了屏幕使用时间管理功能。 值得一提的是，库克前几天刚成为清华大学经管学院顾问委员会主席。 一、我们真的时间总不够用吗？然而，在我们身边，总有很多人感慨，“成年人的世界真的好难啊。” 我们总是很努力，但总是感觉时间不够用，总是感觉心生不安和焦躁。 我们总是很忙碌，但总是不知道在忙什么，总是被领导责备“那件事还没做完吗”。 但事实上，我们真的时间总不够用吗？我们真的很忙吗？ 事实也证明，我们是在“伪努力”。如果我们把每天的时间仔细切割就会发现，不必要的打电话、闲聊、发微信、刷抖音、浏览网页等行为占据浪费了我们很多时间。 我们扪心自问一下，“我们时间利用效率高吗？” 究其原因，是我们出现了“时间危机”。
1.我们什么总感觉时间总不够用？ 是因为我们不了解自己的职责，总做职责以外的事情； 是因为我们时间观混乱，常常被中途某些不得不立即去做的事情打乱； 是因为我们不懂拒绝，常常想办法帮别人解决问题，从而减少了自己的私人时间； 是因为我们做事不专注，常开小差，或有严重拖延症，或做其他无意义的事情； 是因为我们没有轻重缓急的顺序安排，总陷入一种低价值、低产出的状态中； 是因为我们凡事亲力亲为，其实这也不可能解决所有问题； 是因为我们不能一次性把事做完，让问题变得更加复杂； 是因为我们缺乏热情，不够投入，工作状态差。 总之，越是抱怨时间不够用的人，越是喜欢浪费时间的人。 2.我们为什么总感觉不知道在忙什么？ 是因为我们不清楚自己要做多少工作，不清楚这些工作的难易程度，不清楚自己的责任，不清楚这些工作是否有价值，不清楚正确的工作方式。 如果我们把这些弄清楚了，很多工作是很简单的，很多工作也没必要去做的。 并且，我们一旦认真去做，是可以在规定时间内完成，解决所有问题。 只是我们常常人为地将工作复杂化，忙碌而没有效率，搞不清在忙什么。 所以说，我们所谓的忙碌不过是让自己看起来更具上进心和事业心，不过是来掩盖自己在生活工作中的失误和无能罢了。
如果出现以上两大问题，很可能就是我们在时间管理上出现了问题。 那怎么办？ 这说明我们要真正意识到时间管理的意义，它能让我们减少时间的浪费，最大限度避免出现“时间危机”，提高工作的效率和效能。 换而言之，确保我们在单位时间内的每一分每一秒都能得到最大限度的利用，确保我们在有限的时间内集中精力做最重要的事，创造出更多的价值。 管理大师彼得·德鲁克说过，“如果不对时间进行管理，那么任何管理都是没有必要的。” 所以，从现在开始，我们就要高度重视并密切关注时间管理，要付诸实践做好时间管理。 1.时间管理的四个发展阶段 有关时间管理的研究已有相当长的历史，并经历过四个不同的发展阶段。 第一代理论着重利用便条与备忘录，侧重于如何在忙碌调配时间和精力。 第二代理论强调行事与日程表，侧重于规划未来。 第三代理论讲求优先顺序的观念，依据事情的轻重缓急设定短期、中期和长期目标，再制定相应的计划，设定最佳时间。 第四代理论从根本上否定“时间管理”这个名词，强调对个人进行管理，侧重放在维持产出与产能的平衡上。 无论如何变化，做好时间管理都能确保时间利用和分配的效益最大化。 不过遗憾的是，我们仍旧处在一种随心所欲挥霍时间的状态，或者说至少我们还没懂得如何合理地管好自己的时间。 二、做好时间管理的六个方法时间管理的重点不在于时间本身，而取决于我们自己的观念和行为，对自己的目标和思想等表现进行管理。 换而言之，时间管理的本质是自我管理。
拖延是一种自我欺骗的过程，并非准备时间越长，完成工作质量就越高。 其实，工作具有自动膨胀性，“你有多长时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。” 现实情况是，拖延往往与厌恶心理有关。 而拖延症大多数人都有，几乎占到七八成，包括名人。 著名画家达芬奇就是其中之一。 据说当年一个富商找到达芬奇，希望他为自己的妻子画一幅画，并承诺给予他高昂的酬劳。 达芬奇十分爽快答应了，也十分麻利地去准备了颜料和画笔。 但达芬奇来到画室后，拖延症犯了，磨磨蹭蹭地天天浑水摸鱼。 就这样四年过去了，即使富商经常催促他快点交稿，但是他就是表面答应，背后拖着。 直到富商再也受不了，达芬奇才匆匆忙忙地提交了初稿。 而这初稿，就是世界著名画作《蒙娜丽莎》。 所以，我们要做的就是立即行动，不要拖延。
目标有两大特性。 第一个是“具体的”。比如，“我要读书”，这太笼统，称不上目标。而应是“我一年要读50本书”。 第二个是“唯一的”。凡是“写出两个以上的目标都等于没有目标”。 目标缺乏以上两个特性的话，即使再勤奋也往往很难达成。 因此，制定一个具体的目标，我们才能做好目标管理，而通过对目标管理则能达到管理时间的目的。 如何进行目标管理？ 一是做好短期、中期和长期目标的时间安排。 这三者是层层相扣、互相递进的，有助于实施具体的工作步骤，稳定工作节奏，保持专注度，不偏离轨道和方向。 二是给目标设定期限。 这种期限是工作价值的体现，一旦超出就会失去意义。 有了期限，我们的工作就会变得更加规律，更加规范，我们也更有动力，对成功就更有期待。 三是把目标设定提前点。 一般来说，我们很难保证按时完成目标。 如果把时间往前提前点，就能弥补在拖延中浪费的时间，就能做到有备无患，还能促使我们提高工作效率和时间利用率。 四是一次只做一件事。 如果在一个时间段同时做多件事，容易分割我们的精力，在每件事的投入也会大打折扣。 尤其是，我们很容易在多件事上左右环顾，犹豫不决，不知先从哪件事上做起，不知如何分配时间，如何协调好不同类型的工作，从而造成时间浪费，把每一件事都搞砸。 五是一旦开始就坚决做完某件事。 一旦一项工作被切割成两个衔接不紧密的时间内的任务时，那日后需要花费更多的时间去完成剩余的任务。 毕竟当初的工作状态和节奏被打乱了。 因此，一旦开始了一项工作，就要保证工作完成的完整性和连贯性，一口气完成，而不是做到一半就突然中止和搁置。
很多时候，我们总觉得工作一团糟，生活也被肢解得支离破碎。 这很大一部分原因，就是我们没有将工作和生活的顺序理清，失去正常节奏，最终导致混乱。 所以，把握正确的顺序极其重要。 我这提供两种方式可以参考和借鉴。 一是做对的事情比把事情做对更重要。 “做对的事情”是指正确的方向和任务，是具有价值和意义的。 而“把事情做对”是指执行层面的，代表工作的过程，对目标能否达成不具有决定性。 所以，无论做什么事情，一定要先有明确的目标和方向，先确定自己这样做是否正确、合理，然后再认真执行。 否则，一旦方向错了，那么执行力越强大，反而越容易加大错误的严重程度，越容易偏离正确轨道。 所有执行力也将失去意义。 管理大师彼得·德鲁克说，“做对的事情而不是把事情做对”。 对此，我们应该先“做对的事情”，然后再“把事情做对”。 二是将每天所有的事情罗列出来，记在纸上，进行安排。 大脑主要是用来思考的，而不是用来记忆的。 所以，对任何一个人来讲，把一天所要做的事情全部罗列出来，记在纸上，很有必要。 这能让我们能对所有工作有一个大概认识，对一天工作时间有总体安排，从而建立起一套完整的工作计划和工作时间表，具备了工作的逻辑性和条理性，避免拖沓和偷懒。 时间管理专家曾作出警告， “如果我们搞不清楚自己需要做什么，或者没有将其以一种更明确的方式全部呈现出来，那么我们的工作很快会陷入一种无法控制的状态。” 这里需要我们掌握三个原则。 第一，坚持主次原则。 就是主要的工作、重要的工作必须先完成，那些必要的、不那么要紧的工作可以适当靠后。 什么是主要而重要的工作，就是那些价值最大、危害性最大的工作，然后集中资源、精力和时间去完成。 第二，坚持先易后难原则。 这能让我们工作循序渐进，慢慢适应工作的节奏和难度，不断强化自己的意识和状态。 如果先难后易，一旦遇挫，则会降低工作的积极性；一旦顺利，则会放松警惕性和专注度，从而在简单的工作中出现失误。 第三，坚持小事集中处理原则。 工作中，最让人压抑的往往是那些无关痛痒、没完没了的小事，而非那些更复杂更艰难的大事。 因为这些烦琐的小事，容易让人分心，破坏做重要工作的节奏。 所以，建议把一天的小事记在纸上，然后放在下班前10—30分钟进行集中处理。
常识中，我们往往评价一个人是完美主义，代表赞扬，普遍认为他能更好地完成一项工作。 但事实果真如此吗？ 完美主义者凡事追求完美，不放过任何一个纰漏和细节，只要出现任何问题都会重置再来。 比如，他们会反复斟酌每一句要说出的话，会反复推敲每一件要做的事，会反复打磨每一个要上市的产品，等等。 总之，他们总是吹毛求疵，不达到完美，绝不轻易收手。 可最后情况是，他们要说出的话被咽了回去，要做的事被自己推翻，要上市的产品错过了最佳的市场时机。 他们也许没有意识到，他们并没有时间概念，或者说做事从不考虑时间； 他们有很严重的拖延症，经常表现出犹豫迟疑。 他们也许没有意识到，他们重要的是按照自己的要求和标准来完成工作，而不是按时来完成工作； 他们往往在不断找错误，不断纠正，但这样做并不能保证工作变得完美。 他们也许没有意识到，任何工作在改造和提升过程中，都需要耗费成本，包括时间成本、金钱成本和人力成本等。 这些都会对工作价值造成损失，甚至会把工作弄得更糟。 其实，只要这些纰漏或错误不会影响到工作的性质，不会对工作目标的达成产生不良影响，就可以直接忽略掉，没必要斤斤计较。 精益求精可以有个基本限度. 追求美好可以控制在合理范畴里。 工作要在质量、时间、能力和期望值之间寻找一个平衡，千万不要因为完美主义而不断增加时间成本，影响到原有的计划和目标，这就得不偿失。 消除完美主义，在这提供四条建议。 一是尽自己的能力做事，不要过度追求完美主义而耗费精力。 二是尽量设定一个目标，只要达成目标就算成功，没必要再给自己施加压力。 三是无论做什么工作都要确保有价值，考虑投入产出比和机会成本。 四是最重要的，就是做任何工作都要考虑时间因素，如果发现因为完美主义而影响到正常进度时就要立即刹车，确保工作按时完成。 其实，完成比完美更重要，再者完成本身就很完美。
反观我们日常，有些时间是被很多没有意义和没有价值的小事“吃掉”，经常在一些无关紧要的事情上浪费掉。 这其实源于我们“时间无穷无尽”“时间可以随意挥霍”的观念。 如果我们要有所改观，就要尽量过滤掉删除掉那些没有意义和没有价值的事，保证自己花掉的每一分每一秒都物有所值。 时间管理的重要目的，在于明白自己应该做哪些事、不该做哪些事，清楚自己能做哪些事、不能做哪些事，在单位时间内收到打动人心的效益，包括经济效益和精神效益。 这可以借助价值体系来判断。 否则，没有效益的就坚决不要在事情上浪费时间。 那哪些事情属于没有意义和没有价值的呢？ 一是职责范围之外的事。 专注自己的职责，管好自己的事，永远是首要的，也永远是自己创造价值的地方。 二是无法带来帮助和改变的事。 比如手机游戏就不会给我们带来多少成就感和实际利益。 三是会带来负面影响的事。 我们经常会被外来的琐事干扰，破坏工作节奏和状态。 四是成本大于收益的事。 任何一丁点儿事都有时间成本。如果在某个时间段投入的精力和成本大于收益，就证明做这件事会吃亏。 五是已经做好的事。 如果一件事已经被自己或别人做好了，并且有不错的产出，这就证明这件事所能榨取的价值很低，我们就没必要再重复做一次。 六是错过了最佳时间段的事。 很多事情具有时效性，只有在对的时间去做，才能产生最大的收益。 如果错过，就没有必要再刻意去把握一次。 七是风险大收益小的事。 去冒险做这样的事，得不偿失。 八是那些做不到的事。 我们要及时评估自己的实际能力和形势的变化，否则在做不到的事上努力，不仅会浪费时间，更会延缓整个目标计划进度。 适当的放弃很有必要，需要勇气和智慧，要果断说“不”。 九是可做可不做的事。 这属于鸡肋。 其实，这种事做成了，收益也很低；一旦没做好，反而会造成很大的损失。 这要在第一时间快刀斩乱麻，做出有利抉择。 这也许不是最高效的，但一定是最合理的。
我们一直在强调，不要随意挥霍时间，也提供了多种做好时间管理的方法。 但这并不是说明，我们要把时间安排得密集紧凑，不给自己留一点休息的缝隙。 正当其时，这章给我们提了一个醒，“一个不懂得休息的人也不懂得工作”。 因为一旦时间使用过度，或者时间利用太过充足，这反而会导致时间效率低下。 所以，我们在做时间管理时要处理好四种关系。 一是时间与生活的关系。 我们知道，很多人都陷入工作和生活的矛盾冲突中，不知所措，甚至影响到家庭和睦。 这就要求我们不能把所有时间都花在工作上，应该腾出一些时间给生活。 事实上，超额工作很难带来同比例的价值和效益，真正的成功者也不会通过加班来证明自己。 成功者往往懂得享受生活，享受时光。 这有助于我们释放压力，调节身心健康，有助于提高工作效率。 二是时间与思考的关系。 工作中，很多人愿意付出更多的努力和精力，甚至牺牲休息时间。 但工作中，除了要埋头苦干，更应懂得给思考腾出一些时间。 思考工作中存在的问题和解决的措施， 思考工作中存在的规律和特点、优点和缺陷， 思考提高工作质量和效率的办法，以及下一步工作安排个计划。 三是时间和规划的关系。 “时间最不偏私，给任何人一天24个小时。时间也最偏私，给任何人一天都不是24个小时。” 这说明每个人都无法充分利用24个小时。 我们也没必要这么做。 因为时间安排得太满往往会造成生活和工作的压抑，让我们处在一种被规划的世界中。 这种被规划的感觉让我们对生活和工作失去热情和兴趣。 所以，我们要在规划中腾出一些时间。 这部分时间是彻底的、失控的，不属于任何人、任何事，也可用于任何人、任何事，顺其自然，让我们能达到一种自由、放松和舒适的状态。 四是时间和自由的关系。 其实，我们的时间并不能让我们自由支配，它受到社会的支配和他人的支配。 但我们又不是机器人，按照一种固定模式运转。 实际上，我们还是可以给自由腾出一些时间的。 比如，我们可以根据自己的工作状态来安排作息时间，也可以按照自己的需求来安排工作时间和生活时间。 这可以让我们的效率和状态保持在一个较高的水准，确保时间利用价值最大化。 当然，这需要我们在遵守常规的时间安排的基础和前提下来做，尊重规律，分清主次。 否则，这种自由支配时间就失去了意义。 换句话说，这种自由是一种相对的，是有限的自我支配。 三、做好时间管理的三套实用工具那有没有一套具体的能做好时间管理的实用工具呢？ 有。 在这重点推荐三套时间管理的工具，分别是二八法则、四象限法则和六点优先工作制。 这三套工具既非常好理解，又可以直接拿来用。 其中，六点优先法则尤值得仿效，被世界管理界比喻成“价值2.5万美元的时间管理方法”。对此，我也会详细介绍。
二八法则，是由意大利经济学者帕累托提出。 其实，我们在生活和工作中经常会接触到二八法则。 它原先运用于经济领域，对财富分配进行分析，认为20%的人掌握了80%的财富，后来扩展到社会各个领域，并最终形成了最基本的社会定律。 比如，20%的人做了80%的工作，20%的人掌握了80%的资源。 这个定律在时间管理方面也同样存在，主要体现在两个方面。 一是花费80%的时间做最重要的事，20%的时间做次要的事。 二是先做20%的重要工作，然后做80%其他的工作。 所以，二八法则的核心就是把握20%最重要的事。 因为这20%往往也是最有价值、能够影响全局的，只要控制住了20%，那么剩余的工作将变得更加轻松，整体的工作效率和价值也能够得到最基本的保障。 对此，在日常生活和工作中，我们做好时间管理，就要牢记二八法则，这样可以有效指导我们，避免“胡子眉毛一把抓”，从而不会迷失方向和目标。 比如，在工作安排中，我们可以把20%最重要的工作放在最前面，把80%的资源分配到20%最重要的部门，抓住普遍问题中的20%最关键性问题进行解决，重点培养20%的精英员工，重点开拓20%的市场，重点拉拢20%的重要客户，等等。 换而言之，我们掌握了二八法则，就能将复杂问题简单化，只要集中精力做好那20%的工作就可，抓住关键人员、关键环节、关键用户、关键项目、关键岗位、关键问题、关键方法即可，这样就可以腾出其他时间去做其他工作，从而保证所有工作的平衡。
很多人都对时间管理在认知方面存在误区，认为时间管理就是对时间进行分配，确保每一项工作都可以得到安排。 但其实不是。 时间管理的关键在于把主要的精力和时间集中放在处理最重要的事情上，只要这些事情完成了，时间价值就可以获得最基本的保障。 著名管理学家史蒂芬·柯维按照工作重要和紧急两个方面，提出了四象限法则。 第一象限是紧急而重要的事。这类事必须第一时间优先解决。 第二象限是重要而不紧急的事。这类事通常会制定各种计划，并在未来的一段时间内完成。 第三象限是紧急而不重要的事。这类事容易导致心理误导，误以为重要，但实际上没有多大价值和意义，可以授权给别人做，甚至可以忽略。 第四象限是不紧急也不重要的事。这类事大多是琐碎的杂事，通常会浪费我们的时间。 其中，第二象限的事要格外引起我们的注意，有必要多花精力。因为这类事的投资回报率是最大的。
简单讲一个故事。 美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯·舒瓦普因公司濒临破产，于是向效率大师艾维·李咨询求助。 艾维·李听完他的讲述后，说自己可以提供一种有效的方法，保证他的公司在10分钟内提升50%业绩。 他当然不会相信，于是艾维·李让他在10分钟内在纸上写下明天要做的6件最重要的事，并每天坚持下去。 因为在艾维·李看来，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士，或者会成为一位高效人士。 他接受了这个建议，付诸实践，结果只用了5年时间，就让他的公司从一个小钢厂一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业。 艾维·李因此获得2.5万美元咨询费。 所以，管理界将该方法比喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。 这就是六点优先工作制，是一种比较简单实用的时间管理工具，最核心的内容就是每天整理出6件最重要的事，并排好顺序依次完成。 相对于其他时间管理方法，六点优先工作制更为直接和明确，对我们每天所要做的事情都有一个明确的数量要求，这会让我们每一天过得充实高效，也会将时间利用价值达到最大化。 在这，我们要有一个基本认识，那就是当我们准备要把工作全部做到位时，那也就说明我们的时间管理正在出现混乱。 在这，我们也要有一个基本认识，时间管理的工具并不能解决所有问题，也不要盲目迷恋工具。 以上提供的三套时间管理的工具，最好不要混合使用。 因为不同的体系和模式通常无法兼容，混合使用可能会导致冲突，造成相互阻碍。 而每一套时间管理工具都有自己的特点和优势，所以建议最好单独使用。 |
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