业主入住的管理

一、业主(住户)入住前筹备工作

竣工验收时间是在楼宇入住前一至三个月进行的,接着是住户入往时间。

(一)附典型的业主入住筹备时间表

1.竣工验收前三个月,公司任命管理处主任,房管员2人(收款1人)到位,组成管理处新的筹建班子;其他人员根据工作进展需要,采取分步到位的办法,业主(住户)入住时,管理处各类人员必须全部到位。

2.管理处各类人员可按以下程序和时间到位,但应根据小区条件和实际情况进行调整(以下人员名额按建筑面积5万平方米的住宅小区拟定):

A.入住前三个月,任命管理处主任,房管员2人(收款1人)到位,投入入住前的各项准备工作;

B.竣工验收前二个月,大厦消防中心值班人员3人(机电1人,给排水1人,电梯1人)进入现场,与机电维修工程部人员一起,参与机电设备安装调试的监理工作,掌握大厦设备设施的基本情况和操作规程;

C.竣工验收前半个月,电工2人,给排水1人,进入现场,熟悉楼宇结构、公共配套设施和设备等,参加竣工验收,配合房管员监督楼宇工程遗留问题的整改工作。

D.竣工验收前半个月,部分保安人员到位,上岗培训后,负责对所接受的物业守卫工作;

E.入住前一个月,管理处管理层人员到位,管理处挂牌办公;

F.入住前一个月,炊事员到位,食堂开餐;

G.入住前半个月,卫生人员到位,开始对区内环境和已接收的房间进行清洁工作;

H.入住前半个月,全部保安人员配齐上岗

I.入住前半个月,维修班组成立,人员配齐到位;

(二)入住工作方案制订

管理处成立后,管理处主任负责根据物业管理部编写的《物业管理方案》,编写管理处入住工作方案,入住工作方案的内容包括以下内容:

1.核实《物业管理方案》中拟定的管理处人员配备情况;

2.根据小区的实际情况和《物业管理方案》中对小区管理的要求以及要达到的标准,拟定小区入住后在加强治安、车辆管理、垃圾清运等方面的配套改进意见或整改措施,如下所示:

(1)治安方面:小区四周种绿篱或安装防护栏;增设报警系统;统一安装防盗网、防盗窗或铝金窗;

(2)车辆管理:增设区间道路标志;封闭小区由多个出入口到一进一出或二进二出等;增设自行车棚;加固架空层车库;

(3)垃圾清运:增设垃圾池(屋)或垃圾清运站等

(4)楼道灯:改用节能灯(如:温感、声控或角摸式等)

3.拟定管理办公用房和员工宿舍的装修方案;

4.根据《物业管理方案》的开办采购计划,拟定分步购置计划;

5.制定入住流程;

6.印刷入住表格;

(三)协调工作

1.与供电局、自来水公司、石油液化气公司和邮局等单位搞好联系工作,保证住户入住后的水、电、气等的供应。

2.代业主与电话公司联系电话安装事宜,争取现场放号,方便业主。

3.与学校、派出所和居委会联系,了解小孩转学和迁移户口的手续办理细节,以及有关联系电话,入住时公告。

二、业主、使用权人入住

业主、使用权人的入住是物业销售或租赁工作完成后,物业公司面临的又一项具体工作。物业公司应根据自己对物业的了解和熟悉的情况,拟定合理的入住程序,使业主、使用权人方便入住。并配合业主及使用权人对物业状况进行验收。此外,为了清楚地界定业主与物业公司的权利、责任与义务,使业主、使用权人更好地遵守物业管理的规范,还须认真推敲和制定物业管理合同与物业管理公约。从而建立物业公司与业主、使用权人的新型关系,使各方面形成“合力”,推动小区或楼宇的物业管理水平。

(一)业主、使用权人入住的程序

业主及使用权人的入住,有些房地产公司习惯地称之为“入伙”。它是指业主或使用权人根据购买或承租物业的契约规定,在交付各项费用和款项后,领取钥匙

、向购买或承租的物业迁入或进驻。它是业主产权或使用权人使用权的行使与体现。作为物业管理公司应创造条件,为业主及使用权人的顺利入住提供方便。业主及使用权人入住的程序包括以下几个环节。

1.向业主或使用权人发放“入伙通知书”及“入伙手续书”

“入伙通知”应包括:入伙时间、入伙须知、收楼须知等,并分别约定日期,分批地请业主或使用权人带齐有关证件和费用,到指定地点办理入住手续。“入伙手续”包括进驻之前需要提供的资格审查文件;需缴纳的费用和相关款项;需要签署的相关文件领取钥匙等。

2.业主、使用权人验楼,并最终取得认可

验楼是业主或使用权人的一项基本权利,也是其入住的秘要程序。物业管理公司应派专人接待地向业主或使用权人介绍物业。业主或使用权人最终取得认可,才补交购置物业或承租物业的余(欠)款,再进行下一步程序。

3.签定“物业管理合同”和“物业管理公约”

签约之前应给业主或使用权人一定的时间,让其细细阅读和认真推敲物业管理合同及物业管理公约的各项条款。经充分考虑在不存在疑义的情况下缴纳各项管理费用。

4.组织搬迁入住

在业主或使用权人办理完各项入住手续后,物业管理公司帮助其联系专门的搬家公司或自行组织力量帮助业主及使用权人搬迁入住,为其尽可能提供各种方便。

5.进行装修管理

由业主或使用权人提出书面申请,按照报批程序进行申报,物业公司经审核同意后,业主或使用权人方可进行物业的装修或二次装修。但装修过程中仍需执行建设部统一的装修管理要求及业主或使用权人与物业管理签定的“物业管理合同”及“物业管理公约”中的约定。

(二)业主、使用权人入住的有关手续、文件

1.入伙通知书

入伙通知书应直接寄往业主或使用权人处,须载明下列事项:①入伙时间;②前来办理入伙手续的时间和地点;③办理入伙时应携带的证件和款项等。

入伙通知书示例

入伙通知书

女士/先生:

您好!我们热忱欢迎您入住××公寓!

您所认购的××公寓 区 栋 单元 室,经建设单位,施工单位及市有关部门的联合验收合格,现已交付使用准予入住。现将有关情况通知如下:

(一)请您按入伙通知书、收楼须知等办理入住手续,办理地点在 楼 室。届时房地产开发公司地产部、财务部、物业管理公司等有关部门和单位将到现场集中办公。

(二)为了您在办理过程中能顺利而快捷地办好入伙手续,请您按规定时间前来办理各项手续。各楼各层次办理入伙手续的时间表(略)。阁下如届时不能前来办理入伙手续,请您及时与我公司联系,落实补办的办法。

联系电话:

特此通知

××房地产工发公司

××物业管理公司

年 月 日

2.入伙手续书

应与“入伙通知书”一并寄往业主或使用权人处,讲明入住本物业段办理的手续及先后顺序,使业主或使用权人清晰、明了,有所准备。

入伙手续示例:

入伙手续书

女士/先生:

您认购的 区 栋 单元 室楼宇,现已交付使用具备入住条件。请仔细阅读收楼须知,按下列顺序办理入住手续:

1.在房地产公司财务部付清楼款,与销售部验楼,签署验楼文件。

盖章: 签字

2.在房地产公司地产部进行入伙资格审查,审查合格出具证明。

盖章:&nb

sp; 签字

3.在物业管理公司财务部交付各项入伙费用,结清手续、出具证明。

盖章: 签字

4.在物业管理公司管理处签定物业管理公约,领取和查验钥匙,办理完毕,签具证明。

盖章: 签字

××房地产开发公司

××物业管理公司

年 月 日

3.收楼须知

收楼是业主或使用权人经对物业的验收、认可,并缴纳各项购楼余(欠)款、租金和管理费之后,接收楼房(单元、楼盘)的活动。它是物业出售和出租环节的结束和物业管理环节的正式开始。作为物业管理公司,应在收楼须知中载明业主或使用权人在办理入住手续过程中须注意的事项及应携带的各种有效证件、合同文书及款项,避免客户的遗漏和往返及由此造成的不便。

作为业主或使用权人,应仔细阅读收楼须知,遇有不明事项及时向在场的工作人员询问。

收楼须知示例:

收楼须知

欢迎阁下成为××公寓的新业主:

我公司愿为您提供良好的管理服务,现介绍有关收楼事项和程序,避免您在收楼时发生遗漏而引致不便。

1.业主在接到入伙通知书起1个月内,到本公司办理产权登记和入伙手续。逾期办理者每逾期一天应缴纳人民币元;超过半年不办理登记手续的房产,由房产管理单位代管;超过三年不办理登记手续,视为无主房产,交由有关部门依法处理。

2.收楼时请认真查验室内设备、土建、装修等是否损坏或未尽妥善。如有投诉,请在收楼时书面告知管理处。管理处将代表业主利益就提出的投诉与发展商及施工单位进行交涉、协商解决。

3.根据本公寓的承建合同,保修期为1年,保修期间,如因工程质量所致故障,施工单位将为业主免费维修。如因业主使用不当,则由业主自行支付费用。

4.业主有权对您的住宅进行装修和维修,但应保证绝对不影响楼宇结构和公共设施。装修、维修前,业主须向管理处提出书面申请,获准后方可进行,并按规定由装修、承修者向管理处缴纳一定的装修管理费。

5.办理各项入伙手续的程序详见“入伙手续书”。

××房动产开发公司

××物业管理公司

年 月 日

(三)物业公司迎接业主、使用权人入住要进行的工作

1.物业公司自身应先期进驻,熟悉物业,了解情况

具备条件的物业公司可通过物业的前期介入,来熟悉物业的各方面情况;而没能在前期开发阶段介入的物业管理公司则必须在业主、使用权人入住之前的一段时间进驻物业内,唯此才能熟悉本物业、了解相关的情况,为工作的衔接和协调做好准备。在这方面切忌物业公司与业主同时进驻物业,业主不清楚的物业公司也不清楚,业主不熟悉的物业公司也不熟悉。必须有个“提前量”,才能在熟悉情况的基础上做好服务,使业主及使用权人满意。

2.准备、推敲和制定相应的入住手续

入住的手续既关系到业主、使用权人的入住是否便捷、顺利,又关系到物业公司、发展商及业主或使用权人的权利、责任与义务。因此,物业公司要仔细地推敲,作出明确的规定。对某些问题不准时可向有关法律及财务方面的专家进行咨询,尽量避免各种手续、文件的含混和歧义。

3.做好相应的组织协调工作,体现效率、规范和周到热情

一般地说,接纳业主、使用权人入住的整个过程,最能体现物业管理公司的组织水平、管理效率和服务质量。因这一过程要面对多户。有通知、接待、办理手续、现场实地考察、签署有关文件、缴纳相关款项甚至联系搬家公司等诸多环节的工作,哪个环节工作不力或缺乏协调都会给业主或使用权人带来不便,哪个环节上出现态度生硬、冷漠、不负责任等都会给业主或使用权人带来不快。因此,物业公司应在此之前进行充分的动员,在过程中不断进行协调减少差错和脱节,并有专门的人员巡查各个环节的服务。把所有的麻烦和不便留给物业公司自己,把更多的方便留给业主和使用权人。

(四)搬迁入伙

在完成以上程序之后,住户才能签领钥匙,准备搬迁。在用户搬迁过程中,物业管理公司应做如下的工作:

1.协助用户搬迁

物业管理公司一般可以通过两种方式协助用户搬迁。

(1)代请搬迁公司。

(2)提供搬迁服务。

2.维持搬迁秩序

在用户搬迁过程中,应尽量避免由于时间集中而造成的混乱,对搬运车辆应有专人指挥出入停放,以避免交通事故及损坏花草公物的事件发生。

3.收取搬迁押金

在发放入住通知时,物业管理公司一般都会向用户收取搬迁押金。如果搬迁过程中发生损害公物的事件,则视情况扣除部分或全部押金,如果未发生事故、押金应如数退还。

三、业主、使用权人对物业的验收

(一)对物业的验收是业主、使用权人的权利

对任何一位业主,置下一处房产往往是一生中重要的“长期投资”,要倾大半生的积蓄、甚至还要向银行机构或亲朋借贷部分资金才能凑齐。因而,业主一旦置下物业,便具有受法律保护的种种权益。为了使自己的权益不受欺诈与损害,业主在入住前甚至在办理最后一笔购房款缴纳事宜之前,就有权要求房地产开发公司(销售部)或物业管理公司的人员带其到现场,查验所购物业的状况。这是业主的一项基本权力,也是业主或使用权人进入物业前的一项程序。这个程序对业主是不可少的。有了这个程序,便可在很大程度上减少甚至避免房地产开发公司及物业管理公司在销售或租赁环节上实行“黑箱操作”,及对业主的欺诈以及对业主其它方面权益的损害和践踏。

通过现场查验,业主可直接了解所购置的物业的状况,发现问题或瑕疵,请销售人员或有关人员当场作出解释或说明,不能得到清楚和满意答复的,业主可拒绝在后面的手续和文件上签字及其余款项的交付。要求开发商或施工单位根据购房合同及施工图纸规定的技术指标,重新进行局部返修,直至达到图纸、合同的要求为止。因此,有经验的业主在感到自己对物业的状况和技术指标把握不准时,往往请一些房地产或建筑、装饰方面的专业人员来一道查验,帮自己把关。

而作为物业公司,在接待业主现场查验物业时,要仔细地和业主介绍物业的全部情况,及物业与合同条款、与施工图的对照之处,解释业主提出的问题。对不能说清或即刻答复的问题做好记录,请公司的相关业务人员对业主进行答复。对物业确实存在问题的,要及时向发展商及施工单位反馈,并组织必要的返修直至业主满意。

(二)业主、使用权人对物业进行验收的参照系

1.对比图纸和技术规范进行验收

如图纸标明的使用面积、墙体厚度、建筑材料;室内净高、内部格局、阂窗尺寸及材料;各种管线的分布、走向;各设备、设施的落位情况;各面积、结构及设备设施的几何误差等。通常上述内容有较强的专业色彩,业主如不清楚图纸的情况,可请有关专业人员帮自己把关。

2.对比销售(承租)合同及物业管理合同来进行验收

如物业坐落的位置(要有相对固定的坐标,不能用10分钟车程等含混概念);物业开发、出售、(出租)的手续即“五证”是否俱全;物业的面积(房屋面积与分摊面积,分摊面积是否按建设部统一规定)及误差(小于合同面积的误差应控制在一定的范围内,否则是对业主经济权益的侵犯;大于合同面积的误差在一定范围内业主不须再缴房款,而应由发展商承担;超过合同面积一定范围内,则发展商有“强卖”之嫌,业主也有权拒付或双方协商按较低的价格水准补齐多出的差价);此外,还包括物业的结构与内部分隔,物业设备、设施的产地(如卫生洁具是进口的还是国产的,是“美标”还是“TOTO”)、规格(型号)、档次;装修的用料与施工等。

(三)住户对物业的验收

住户在迁入所选择的物业之前,应对其房屋质量进行验收。此时,物业管理公司应有专人受理住户对房屋质量提出的问题,如确属物业管理公司接管验收时的疏漏,则应立即通知施工单位予以解决。住户对物业的检验应特别仔细,尽量把问题都解决在入住之前。一般从以下几个方面检查:

1.给排水系列。包括水管、水龙头是否完好,没有漏水和锈蚀的情况,下水道是否有建筑垃圾堵塞,抽水马桶、地漏、浴缸的排水是否通畅、有无泛水现象等。

2.门窗系列。包括框架是否平整、牢固、安全;门窗是否密实、贴合,开闭是否灵活;门锁是否启闭灵活、合用,门的开关能否自如;玻璃是否有防水密封等。

3.供电系列。包括电灯、电线(管线)是否有质量问题,开关所控是否是火线,电表的流量大小是否能满足安装空调及微波炉等大功率家用电

器的要求(北京市已将住户电表的容量由原来的5A增至20A,应检查本楼宇是否执行新的标准)。

4.地面、屋顶及地板系列。包括是否平整、起壳、起砂、剥落,是否裂缝、渗水;次砖、地砖和墙砖贴面的平整、间隙、虚实(听敲击声)等。

5.公共设施及其它。查验水表、电表、煤气表(天然气表)是否都是从“0”开始或仅有少量试电、试水、试气所经过流量和数值(一般为0.X或0.0X),对超出数值过大的用户有权要求物业公司重新换表。此外,还需查验垃圾桶、扶梯、电梯、防盗门、防盗窗、电话电线、天线、信箱等。对高层建筑除检查电梯的运行外,还要检查步行楼梯的延时触摸照明系统是否能正常使用等。

此外,验收实践中还发现有的施工单位人员素质较低,在施工中即在住户的卫生间如厕等。此种情况,物业公司应通过接管和提前进入,将这类缺憾“找补”回来,不要让业主或使用权人留下遗憾。