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01 随手保存文档 无论是编辑Word、Excel还是PPT，都要有随手保存文档的好习惯。 ① 新建空白文档后，不是立刻开始编辑，而是要先按【Ctrl+S】组合键，将文档保存。 ② 编辑文档的过程中，不论是查阅资料还是喝水休息，记得随时按【Ctrl+S】组合键保存文档。 ③ 设置自动保存时间。选择【文件】→【选项】→【保存】选项，在【保存文档】选项区域中设置【保存自动恢复信息时间间隔】为“5”分钟，如下图所示。 02 编辑完成不要急于关闭文档 编辑Word、Excel 或PPT文档后，应先检查是否正确，不要急于关闭文档。 如果保存错了，单击【撤销】按钮或按【Ctrl+Z】组合键，即可恢复到之前的状态。 如果已经关闭文档，那么就没有办法了。 03 高效复制粘贴 无论是Word、Excel还是PPT，在复制内容时，不仅复制了文字，还复制了格式，而执行【粘贴】命令时，Word、Excel、PPT均提供了多种不同的粘贴格式，下面简单介绍Word中常用的粘贴格式。 ① 保留源格式（即原原本本地照搬文字和格式）。 ② 合并格式（照搬文字，并且格式与当前匹配）。 ③ 粘贴为图片（将复制的内容转为图片）。 ④ 只保留文字（只搬运文字，放弃原有格式）。 默认情况下是保留源格式粘贴，在Word中如果希望仅粘贴文本，每次都需要选择【只保留文字】选项，这样会降低粘贴速度。可以在【Word选项】对话框中设置不同情况下的默认粘贴方式，如下图所示。 Excel和PPT中的粘贴格式与Word有所差别，但使用方法相同。 04 快速调整页面大小 在Word、Excel及PPT中都可以使用下面的两种方法，快速调整页面大小。 ① 按住【Ctrl】键，滚动鼠标滑轮。向下滚动，页面变小；向上滚动，页面变大。 ② 拖曳页面右下角的缩放滑块，如下图所示。 05 巧用格式刷复制样式 ① 在Word、Excel及PPT中都可以使用格式刷复制样式，选择段落，单击【格式刷】按钮，即可复制该段落格式，选择其他段落，即可应用复制的格式。双击【格式刷】按钮 , 可多次使用复制的格式，按【Esc】键结束格式刷命令，如下图所示。 ② 使用快捷键。在Word和PPT中还可以按【Ctrl+Shift+C】组合键复制所选段落格式，按 【Ctrl+Shift+V】组合键粘贴格式。 06 快速定位文档 ① 使用键盘 无论是Word、Excel还是PPT，都可以使用以下快捷键快速定位位置。 按【Ctrl+Home】组合键可快速跳到文档开始（第一行数据、首页页面）位置，按【Ctrl+End】组合键可快速跳到文档结束（最后一行数据、结束页页面）位置。 按【Page Up】键可快速切换到上一页，按【Page Down】键可快速切换到下一页。 ② 使用【导航】窗格 在Word中设置了大纲级别后，可选中【视图】→【显示】→【导航窗格】复选框，打开【导 航】窗格，单击【标题】标签即可实现定位，如下图所示。 ③ 使用【定位】对话框 在Word中按【Ctrl+G】组合键，打开【查找和替换】对话框，在【定位】选项卡【定位目标】下拉列表框中选择相应的选项并设置定位位置即可，如下图所示。 07 正确地给文档命名 文档命名切记不要随意，应养成以【日期-文件名】命名的好习惯，如果一天之内多次修改，可以以修改的时间点命名文件【日期-文件名-时间】，如 “2018320-毕业论文-0711”，如下图所示。 这些小习惯，你都了解了吗？ --------------------------------------------------------------------- 本文内容摘自 北京大学出版社 |
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来自： hercules028 > 《Office软件应用知识》
