开会，是一个人领导力和管理力的综合体现

我们经常发现，企业中，尤其是中高层以上，好像每天的工作就是在不停的开会。在审计工作中，项目多，出差多，人员多，开会也是一件非常重要的事情。

但是我们也经常发现，很多的会，开完了，不仅无法解决问题，反而增加了更多的困难。

通常开会的形式有六种：

1、政策宣导，下发上层决议

2、学习分享与培训

3、项目结束后的检讨与复盘

4、执行项目过程中的对接、沟通、协调

5、问题解决探讨

6、创新和迭代的创想会

开会很重要，但是开会绝对不仅仅是召集一堆人坐在会议室，或者开个线上语音，这就叫开会了。

开会，是一个人管理能力的体现

其实，能不能开出一场有效的会，就可以直接检验出一个人的领导能力，一个人的管理能力。

不管你是事务所的项目经理，合伙人，企业的财务主管，经理，或者总监，不会开会，就意味着你根本无法胜任任何的管理岗位。

疫情期间，越来越多的组织开始启动线上会议，以此为例，与大家聊聊怎么开会。

我们平时的会议太多了，部门会，项目会，周例会，与客户的沟通会等等，那么开会的本质是什么呢?为什么要开会呢？开完会之后有什么期待呢？

不管是线上会议，还是传统的线下会议，必须要抓住两个本质。

一个是要凝聚开会人的共识，也就是这是一个共同的问题，是需要所有人相互沟通和协调的，是一个所有人的共同的方向。我们常常遇到，通知开会就往那里一座，而会议的内容可能与我完全不相干，也听不懂，也不知道开会的议题的意义和作用是要干什么，那么这会议一定就是失败的。

另外就是开会之后，一定要产生行动结果，也就是要有一个后续的分工，或者后续如何去做。我们也经常遇到，开会的时候探讨的热火朝天，大家也很积极，但是最后都没有形成一个下一步的行动指示，开会不是开联欢会，那么这种会议也是无效的。

所以这两方面总结一下，就是要凝聚共识，产生行动，最后的目标就是为了解决问题。

不管我们做任何工作，首先要明确的就是目标，也就是我们要解决的问题，很多会议，比如周例会，被活生生的开成了流水账，开会之前，一定要先明确开会要解决的问题。

比如现在面临疫情期间的节后返工，不管是企业，还是各审计项目组，针对疫情期间，如何返工，如何确保工作安全，出差的项目怎么处理，出差没有口罩怎么处理，这些都是要解决的问题，每次会议，我们都要先确定一个主题，这个主题，就是要用一句话来说明要解决什么问题。这样，与会人员就会有一个清晰的定位。

那么开会的目的，就是要为了解决这个问题，做出实际的推进和帮助。

当然，开会不一定就能一次性解决问题，有可能要分为几次，每次推进一个部分。

当然，我们也看到过很多的会议，也不一定能解决问题，开会无效就是浪费成本。开了很久，议而不决，决而不行，行而无果。一定要会开会，开好会。

开好一场会，必须要做好的7个流程

我在审计过程中，项目入场前，我通常会召开项目启动会，召集大家把整个项目的重难点，和大家各自的想法进行一个梳理，明确项目目标。项目中，根据项目进度和情况，及时召集小组人员进行会议，分析目前项目重点发现和进一步调整，项目结束后，要进行项目复盘会，大家共同总结项目重点，并且把大家没有掌握和理解的内容，进行再梳理，并且以该项目为例，对该项目参与者进行下一次的针对性培训。

整个项目的前中后，还要与客户进行多次沟通会，与领导进行多次风险探讨等等。

在企业工作的时候，我会组织每周例会，每月财务会议，季度集中培训，还有很多专项会议，比如预算启动，财务培训等等。

我经历过很多失败的会议，有时候因为工作忙，没有事先准备好，导致内容充实度不够，文案资料准备不够，会议就变成了长时间的啰嗦，没有达到想要的效果。

有时候，没有梳理好会议议程，会议时间很长，讲的内容越来越多，却越来越不符合会议主题，各内容之间跨度太大，也没有达到想要的效果。

其实不管是线下还是线上，会议流程都差不多，主要要注意的几个点：首先要明确目标，解决什么问题，需要开多少时间的会议，分几次开，这一次需要讨论几个主题，议程要设计稳妥，人员要确定明确。

会议一定要做好议程，控制时间，不要拖长。控制时间，就要掌握如何控制流程，最后一定要要做结论和总结，要进行下一步的行动确认，当一切确认之后，必须当场签署会议纪要并且进行签名，如果是线上会议，也可以进行头像拍照，这是一定要做的。

有效的会议流程，必须有7个内容：

1、明确会议目标

2、拟定好会议议程

3、谨慎挑选参会人员

4、掌握开会时间

5、控制开会流程

6、形成结论

7、确认后续行动

会议前，确定会议主题与主持人，小型会议，主持人通常为领导人，跨部门的大型会议，主持人可以是某一个部门的主要协调负责人；设计议程与时间（比如一场会议计划90分钟，加上前后的一些其他事宜，总体不超过120分钟为好）；如果是在线会议，还需要进行在线工具的选择与测试；提前准备（通知会议纪要的记录，是否进行录音，上传相关文件资料，答疑或者讨论的回应准备）

会议中，首先要欢迎与说明本次会议背景；如果需要邀请人员或者轮流分享观点（需要进行提醒发言时间，一般不超过十个人发言为好，具体看参与人数决定，以确保品质稳定）；每段议程主持人均需要做小结与确认（记录会议纪要）；严格把控议程，控制时间和交流互动，以免形成无效的交流；最后形成会议总结（确认会议结论，达成共识，并确认下一步行动与工作分工，明确下次相关会议的时间与讨论重点）；结束前，所有参会人员签名会议纪要（或在线头像合影）

领导人的能力体现

开会并不简单，尤其对于领导者或者管理者来说，必须设计好有效合理的会议议程，和整个会议的结构，必须能够让所有人看见共同的问题，大家才会共同去解决问题。

我们要让所有的参会人员了解他们投入的时间与精力，是能够帮助整个团队解决问题的，所以议程的设计，要环环相扣，要非常紧密。每一次都要针对我们要解决的问题，向前推进一点，这样大家才会看到希望，才会决定这会议开的有意义，有价值。

所以我们说，一个好的领导者，或者管理者，我们看他会不会开会，就能够看出来。

好的领导者，对于会议议程的把握，主持的能力，在有效的时间内形成解决方案和行动方案，并且凝聚大家的共识，形成战斗力。主持一场会议，是一个人全方位能力的体现。

如何通过会议，发现一个好的领导者：

1、清楚会议目的

2、了解会议的议程与时间，参与对象与人数

3、能让每一个参会者充分发言

4、能够激发参会者对会议的参与与重视

5、调节秩序（比如调解不同意见的冲突，厘清立场）

6、能够归纳重点，拉回主题

7、会议结束前重述会议结论

8、确认会议的后续工作分工与下次会议时间

9、掌控时间

10、达成会议目的

宣导会议的重点

疫情来袭，宣导会议非常重要，比如我们看到，各大公司，包括立信所，大信所都已经发布了疫情期间的工作指引。这都是会议的结果，但是每个项目组，每个部门，也应该对该文件进行落实，和根据各自项目情况，进一步传达和做出指导。

那么这类会议怎么做呢，要把握四个重点：信息、观点、沟通、共识。

信息：其实就是摸底，比如疫情期间，我们的项目的分布，客户的情况，涉及的人员，工作的时间等等，要进行充分的搜集和获取。比如，我们小团队刚刚利用在线文档，半天的时间完成了全国300多人的员工假期和健康的资料搜集统计，开始对下一步工作进行合理调整。

观点：就是对摸底的结果，做一些分类和形态的探索。针对我们搜集到的信息，有哪些重要的观点，对我们有什么样的重大影响。

沟通：召开会议时，我们需要相关的参会人员表达意见，针对这些信息和观点与自己的权益之间，或者各小伙伴的不同状态，对整个团队工作有哪些影响。

共识：最后一定要达成共识，比如疫情期间，通过信息搜集和各人员的沟通后，确定何时返工，如何开展工作，调整工作方式等等。做出必要的结论和方案。

问题会议的重点

我们在工作中，经常会遇到没有遇到过的问题，或者遇到不同客户的特殊问题，这时候针对这些问题，我们就要开会进行讨论，确定下一步的行动方案。

问题会议主要也要把握四个重点：认识问题，探索原因，研拟方案，选定方案。

比如，目前由于疫情影响，如何开展工作？

认识问题：大家是否能正常上班，有些人员在武汉，有些可能小区被封了，村子被围堵了，没有办法上班。

探索原因：我们需要探索这样的情况，是什么原因造成的，客观原因，还是自身原因，预计哪天可以消除，需要我们做出什么样的处理和帮助。需要做出一个分类统计稿。

研拟方案：目前人员不够，人员分散，不能出差，如何进行工作。比如把部分工作从线下搬到线上，对于审计来说，把不必要的现场审计调整为线上审计，线上沟通等等进行探讨。把探讨出的方案和内容，做出初步的行动手册。

选定方案：优化初步行动手册，并且要做好该方案实施的各自应对和分工，形成项目操作指南，或者形成一个计划工作指南，才能够形成高效的会议，至少不会离谱，变成没有产生结果的会议。根据实际情况，需要复盘和修正指南或者手册。

复盘会议是最困难的

开好一个会议，需要一个好的议程的设计，并且进行不断的练习，是一个人综合能力的体现。

我们开头提到过六种会议，最困难的其实是检讨与复盘会议，因为协调会议，宣导会议等等，都是针对于事情的会议。而检讨与复盘是针对于人的，与人有关的，通常都是复杂的。另外就是针对问题的解决会议，因为这时候我们要解决的问题，通常是没有过经验的探讨。

我们除了需要专业能力，更需要管理能力，可以带领整个团队打出成绩，你如果是财务主管，审计项目经理，总监或者其他管理人员，你能开好一场高效的会议吗？

针对疫情期间的远程办公与远程会议，你能有效的召开并且高效指导工作吗？