 身在职场，高效会议管理是必备工作技能之一。 职场中的文山会海，永远是大家吐糟的焦点话题之一，非常头疼，又尾大不掉。 很多时候，开会成为常态，造就组织行为，大量的时间被“浪费”，大量的精力被“消耗”。 但是，我们同时看到很多企业的会议管理非常高效，平均时长不超过30分钟，聚焦主题、严控纪律、执行到位，卓有成效。 如何高效管理会议，的确是一门学问。四步动作，可以轻松掌控会议管理，成为职场上高效能人士。 一个思考， 日常会议占用多少工作时间？ 2020年底，小编告别5年的工程供应链管理业务，转回总部负责集团供应链管理部门。 自2020年12月7日至21年2月8日的60天时间里，总计开会超过120场次，时长超过150小时，占工作日时长31.25%，着实恐怖，总结一句：“不是在开会，就是在开会的路上”。 这些会议到底解决了多少问题？达成了多少共识？又有多少措施及时执行落地？结果和数据肯定差强人意。身在职场，高效会议管理是必备工作技能之一。  二大误区，你踩到“雷”了吗？ 人 很有趣的一件事，不管会议的内容、主题是什么，总是权利最高的人说了算；另一面，权利最高的人，往往“四不做”，不做准备、不做决策、不做分配、不做跟踪，从而直接影响会议效果。 众多管理者都会有一种感觉，每次领导即使说得慷慨激昂，下面的员工仍然沉默不语，表面上都在听，似乎意见一致，实际除了领导表达自己的观点外，并没有解决问题。管理者或是主持人不要成为舞台的主角，唱“独角戏”，要成为会议的搭戏人，激发员工，参会者充分发表观点、多思考，多创新，让员工觉得自己是公司的主人之一。 事 很多人认为，解决不了的事，有待商榷的方案，无法批复的流程，悬而未决的活动等，都可通过会议来解决。会议的确是管理的一种方法、手段、工具，但肯定不是万能的。管理者、潜在会议管理者必须充分认识这点，综合分析评估，选择较优方案，快速解决问题，达成预期。 三个原则，你坚守了吗？ 不开会，少开会 开会原本是为了解决问题，而非讨论问题。随着无关紧要会议的蔓延，开会本身成为“问题”。 日常会议冗长流于形式，乏味浮于表面，久而久之，导致工作不具体、不落实，工作效率低下。需要管理人员实时识别问题，判断解决方式，现场沟通，制定举措，快速解决。 开短会，开小会 即使需要开会，也应规避冗长，聚焦主题，严控时间和会议纪律，达成共识，快速结束。 视频会，电话会 一场疫情，“火”了视频会议软件，也“火”了软件背后的一众公司，人类的交流方式发生质的变化，虚拟与世界的链接，只需一连串的会议号码，让你身处世界任何角落，都可链接，避无可避。 如今，人们已恢复3年前的状态，仿佛没有变化，然而视频与电话会议已悄无声息成为会议管理的重要方式之一，正在改变、促进世界的进程。  四步动作， 掌握高效管理会议技巧。 事先判断 作为管理者，或是会议发起者需要综合评估，判断是否需要组织会议，这也是一种能力，四大预判原则，轻松管理。 这个问题我能不能自己解决掉？如果答案是肯定的，那就不需要开会了。 这次会议是否能够输出结果？如果不能，那就别浪费自己和大家的时间了。 这个问题我能否独立决策？是否对他人（部门）产生影响？如果是，那必须组织会议讨论决议。这是一个很重要的问题，会议管理除了共同讨论决策外，就是对利益相关方告之并听取意见。 如果不召开会议，程序、制度等是否符合规定、法规要求。 会前准备 明确主题 清晰的界定会议主题和议程，是要提出创意还是解决问题，不同会议主题需要使用不同会议方法。同是围绕会议主题准备相应资料，并厘清会议达成效果，越详细，越具体越好。 明确会议时间 会议的时间，应包含两个概念：开会时间和会议管理时间。同时应注意时区偏差，明确时区时间，避免理解差异。 在明确主题后，需要参会的相关方、人员就已确定，需要注意事先沟通，需满足大部分和关键参会人员的时间、行程匹配，拟定会议时长和开会日期及时区。 结合会议议程，需要拟定具体会议议程时间，应包含发言时间，讨论时间，达成共识决议时间，以及行动方案关键节点和闭环时间。 明确会议角色 在主持人选择上往往会忽略很多细节，一般会议基本都是部门负责人，或是与会者最高领导主持，亦或是专业司仪主持。 其实不然，不同会议属性，也就意味着主持人调整的重要性。如月度/经营例行会议，应由主要承担绩效目标的负责人来主持；如解决问题会议，应由解决问题的负责人来主持。 同时还需明确会议参会人员、领导，旁听以及记录人员，需要结合会议主题，事先做好确认。 会议通知，锁定行程 根据与会人员数量及会议级别等，提前预约对应会议室备用。随着办公系统智能化的升级，居多公司都已实施会议管理及预约系统，可以高效管理会议预约。 所有工作确认完毕，需要正式发布会议通知，提前告之，并锁定行程，确保会议有序进行。 资料准备，设备检查 会议管理人员尽可能使用自己的办公设备，确保资料正常展示。 如果必须使用他人设备，会议资料做好备份，以及Office软件高、低版本管理，确保呈现一致，达成预期效果。 会前对会议室居多设备进行检查，调试，确保会议期间正常运行。如果组织重要会议，可以事先与IT部门交流，委派工程师驻场，解决突发事件。 会中管理 会议管理是训练职场人员抓重点的能力。例如月度会议，就是检视目标实现的行为方案是否被落实，偏差在哪里？有什么举措可以纠偏，保障目标如期完成。  聚焦主题 做为会议主持人，需要做好控场管理，围绕主题推进会议议程，规避发散，而未达成会议目的。 会而有决 很多会议开着开着就变味了，提出很多观点、方案、策略，最终没有界定，会而不决，不如不开。主持人需要做好阶段和结否总结，会内明确决议和关键举措，以及完成时间和关闭时间。 会议纪要 一个管理事项上升到会议沟通级别，说明会议达成的共识理应被记载下来。 不管会议纪要的繁简程度如何，其记录内容都应专业化，才是会议过程及会议结果的真实体现，才可保证会后执行不会偏离目标。 会后执行 执行会议决议 结合会议决议（纪要）内容，建立遗留事项管理报表，定期跟踪完成情况，直至闭环，并实时共享至与会人员。 管理会议风险 运用相关理论知识、实际经验、科学方法与工具等手段，对会议决议执行的偏差项进行甄别与分析，识别风险。 常见风险识别方法主要有两类：依据事物自身发展规律，基于相关决策人的历史经验，结合现实情境分析，洞察和辨别潜在风险；基于数据处理技术，结合仿真分析，主动挖掘会议执行中的潜在风险。 评估会议效果 会议效果表现在会议过程管理、会议决策水平和效率、会议决议执行效果等。 会议过程管理是否高效？除了建立一套完善的会议管理制度外，还应与组织的文化相匹配。积极、务实、开放、勇于担责、不断创新的企业文化，无疑会影响到会议管理的所有过程。 会议决策水平和效率，充分体现出公司的决策机制，不断健全和优化公司的决策机制，同样会带来会议决策水平和效率的极大的提升。 会议决议的执行效果，体现在执行结果所带来的效益性，包括经济和非经济的。通过对会议的管理过程、会议决策水平、会议决议执行三个维度进行全面评估，得出会议效果的综合评价结果。 小结 会议作为管理工具，是企业管理机制的一种映象。从会议制度的建立，到制度优化与完善，从会议的安排，到会议决议的执行，这一系列环节和过程，都离不开过程的组织管理。会议管理者作为组织者，确保会前、会中和会后的所有环节和过程，均按计划安排和执行。会议管理需要程序化的活动安排、会议活动过程组织和管理，确保高效会议，成为职场上的高效能人士。  |
|
|
