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提要：开好一次会议要知道会议的类型，要达到什么目的，在此基础上进行内容准备、流程设计。普通员工在与多个客户沟通时也可以按照开会的相关要求准备和安排。日常工作中有哪些类型的会议，开一个高效的会议必须遵循哪些法制？ 管理者不会开会会怎么样？ 几乎所有的管理者都十分重视会议，但很多人不会开会。许多人抱怨“会议太多”，他们大部分的工作时间都花费在冗长的文山会海之中，时间长、收获少，让人感到沮丧和疲惫。 他们迷惑：为什么总有些与会者的发言不着边际；为什么会议开了几个小时之后问题依然悬而未决；为什么会议结束后仍不清楚下一步该做些什么；为什么会上各部门相互推诿扯皮；为什么会议总是没完没了。 这些迷惑以及由此带来的种种问题，都是对会议的理解不足、准备不充分造成。常见的误区是，会议的组织者只重视信息的输出，忽视互动与反馈，忽视流程，忽视会后的落实和考核。 会议是集中沟通，是组织建设的重要形式和手段，通过会议沟通，统一思想，解决问题，一致行动。 工作中有哪些类型的会议 工作中各种会议可以按参会对象分为内部会议和外部会议，最常见是内部会议，大体可以分为以下几种。
高效会议的五大黄金法则
如果确实要开会，要准备好会议的议程，讨论哪些问题。需要多长时间。这样会议才有针对性
根据会议的主题，考虑谁有决策权，谁有相关知识和信息。谁的工作会受相关决策影响，以及谁需要执行决策。尽量避免无关人员参加。
主持人要紧紧围绕会议的议程引导讨论，避免岔开话题。让相关人员充分发表意见。控制会议的进展，尽量准时结束会议。时间上有压力也有助于聚焦讨论。
养成这个习惯既有利于会后工作开展，也能够促进会议中的讨论更集中有效。
会议过程中形成的行动方案，谁需要做什么，什么时候完成，要能够得到追踪和检查。
会前准备、会间服务、会后处理三个阶段的重点工作 （一）会前准备阶段工作要点 除工作例会和小型会议、临时性会议，准备工作可适当简化外，一般会议都要根据实际需要，在会前做好以下准备工作。 1.确定会议主题、制定会议方案和实施计划。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。 把会议中可能遇到的所有问题、面临的所有矛盾和解决的所有办法，尽可能地规划设计好，越具体越省心。 较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作班子，召开会议筹办工作协调会。 2.会议通知和物料。一般应提前发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前准备发言。通知的时机也要把握好。太早了，容易发生变化；太晚了，人家来不及做与会准备。另外，发通知也不能就事论事，有些事前和事后的东西也要考虑到。 大型会议要印制相关物料，包括会议票证、《会议须知》、席卡（座签）、出席证、列席证、工作证，有的需要住房分配、餐桌划分。 《会议须知》一般包括6个方面的内容：即日程安排、会议编组、作息时间、会务组等会议保障人员的住室及电话号码、文化生活安排、注意事项。 较大型会议还要安排医生、护士，准备娱乐活动。 根据会议类型，有些会议会议准备文具、水果等。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。 3.安排好生活保障。主要包括食宿、医疗、安全保卫和通信4个方面。 会议方案确定后，要把会议人员、伙食标准及其他服务保障要求及时通知接会的招待所或宾馆。会议报到前3至5天，要督促招待所或宾馆进行会议生活供应的各项准备。会议报到前1至2天，负责会议住宿安排的工作人员应到招待所或宾馆，对与会人员的住室、床位和就餐桌位，固定到人，并贴好门签、摆放好餐桌座签。较大型会议都要安排医生、护士及食品检验人员，设立医疗化验室，抽调安全保卫和执勤人员。还要根据会议需要，增设通信线路，架设电话。 参会人员分布区域广的，要安排接站。会期较长的，要筹办文娱活动。文娱活动一般安排在晚上，时间不宜过长，以免影响次日开会。 4.会场布置 会场主要是两项工作：一是布置主席台，主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒。主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，拿不准的要及时请示，不能自作主张。 二是会场座区的布设，一般要将正式出席人员安排在会场靠前和中间位置，列席人员和工作人员安排在靠后或两边位置。另外，对会场的供电、供暖（冷）、音响等设备要全面了解，如无把握，应有应急方案。大中型会议，要协调地方电源车和消防车到位备用。 （二）会议中：流程管控、时间管控、纪律管控、内容管控、结论管控 流程管控：是对整体会议的议题流程进行严格管控，最常见的一种情况就是前一个议题还没有讨论结束，下一个议题就开始，这样很容易造成议题没有结论决策。 时间管控：会议管控的时间需要按照规划的会议时间进行管控，管控每个与会者的发言时间、讨论时间，以确保整体时间受控。 纪律管控：与会人员可能会在会议上讲到某些信息时会争吵或者哄堂大笑，也有的会议中不断的接听手机等等，这些都对会议进程带来影响。所以要对会议中争吵、嬉笑及时制止，对于现场纪律氛围时刻引导提示。 内容管控：会议内容的偏移是会议中最常见影响会议的情形，常常是会议议题内容发散、针对某些细节过度讨论、或者直接偏离主题聊其他话题等等，这些都严重影响会议结果，同时也是浪费其他与会者时间的行为。 结论管控：结论管控是对整体会议以及各个议题涉及内容需要有敏感性，时刻关注议题讨论是否有结果，如果没有结果、或者没有后续安排，那么针对这个议题或者整个会议就是没有意义的。 会议发言：什么样的发言是有水平 积极反馈、发言踊跃是一个会议成功的标志。对于参会者而言，会议是获得信息、知识的重要渠道，会议发言不仅是义务，也是展示自己才能到机会，许多员工的才华就是在会议中被领导发现的。对于会议发言，有的人心里紧张，不敢讲；有的人缺少思考，发言轻描淡写。如何使自己的发言更有意义呢？ 第一、紧扣主题。要站在会议组织者的角度去思考，与会议无关的建议意见放在适合的时机交流。 自己思考的结论，能对会议讨论的问题有建设性，能帮助会议的组织者和参加者改善思考和解决问题。不离题是最低的要求，更重要的是要有建设性。建设性的发言表现为两种形式： 对于解决问题形成建设性结论。这个虽然有难度，但如果你已经深入思考和调研，会议正好是发表自己见解的机会。 二是关键处提供新信息，新思路，可以引发别人的思考，进而形成建设性结论。 第二、前后呼应，与前面的发言呼应，与领导的要求呼应。很多人在参加会议之前，可能认真作了准备，但在会议开始之后，他们却经常在思想上溜号，对别人的发言缺乏必要的分析与思考，只等着轮到自己发言，于是讲话时完全是按照准备的东西自说自话。这很可能导致与前面的发言重复，或者观点冲突等其他问题。最高境界的发言，是能够把握住整个会议的思考脉搏，能够和最有价值的那些发言形成前后呼应。 第三、形象生动，让自己的发言吸引与会者的注意。因为人的专注度是有限的，一般只能专注40到50分钟。 可以采取提出问题的办法，用十分重要而很多人没有关注的问题吸引大家注意，也可以用讲故事的办法吸引大家注意。 第四、要控制言的时间。发言结束之前，要作一个总结。把你的发言要点紧紧扣在会议讨论的主题上，要让会议的发起者感到你的发言是和所议事项高度相关，你可以为事情的解决提供更多的好建议、好方案。 会议中的困境处理 1.有人试图支配讨论的局面 在会议中，常常会出现“一言堂“的局面。如果我们会议的目的是找出不同观点， 那么广泛的参与是会议成功所必不可少的因素。有时有些人可能因为富有经验、或职位较 高而处于支配地位。当这种情形发生时，其他人通常就会只是坐着听。这时，主持者就应该提一些直接的问题，将与会者调动起来。 如果其他办法都不能奏效，不妨尝试在中间休息时与那个人私下谈一谈，也许会有所帮助。 2.有人想争论 在任何情形下，主持者都要保持清醒的头脑。通过提问，维持会场讨论气氛的平衡。 一般情况下，这个喜欢辩论的人会意识到情况，然后不再提出问题。但如果这个人不敏感的话，主持者就必须直截了当地向他指出，他这种吹毛求疵的做法扰乱了会议的进程，浪费了宝贵的时间。然后主持者立即向另一个人提问，以便让讨论继续下去。 3.有人和身边的人开小会 开小会往往是因为某个人想讲话，但又没有机会，或者某个谨慎的与会者在向大会提出某种想法前，想先试探别人的看法。会议中有人开小差是不可避免的。只有当小会时间持续 长了才会成为一个问题。一个办法是请这个人告诉大家他刚才所讲的内容，另一个办法就是沉默，然后看着那个破坏秩序的人。 4.有人发言偏离了主题 主持人要及时干预。通常先肯定这个偏离主题的话题的意义，不要打击发言人的热情，但要明确不宜在这个场合讨论，建议另找时间，或私下交流。 （三）会后工作 会后的一项重要工作是会议纪要的核发。会议纪要确认本次会议的决议事项，特别是决议事项的执行责任人。重要的会议纪要要发送参会人员及决议相关人员。不能达成决议的议题，尽量不要达成妥协性的中间决议，可以再召集一次特别会议，聚焦该议题，深入分析，直至得出结论。 接下来就是指定专人跟踪会议决议事项，闭环管理。 会议后管理主要是针对会议形成决定的事项进行管控，确保最终实施结果，重点在阶段性节点管控及最终验收节点管控。 阶段性节点管控也是单个任务的里程碑节点管控，即任务到了一个节点，是否按时间、按质量完成；或者一个时间周期的管控，比如每天、每周。最终节点验收的管控则是一项任务在最终时间节点时验收完成结果的管控。阶段性节点在于更大概率保证最终节点的结果。 而节点的验收也主要是针对会议中所制定、明确的解决方案、责任人、完成时间节点、完成标准/交付标准等约定内容在指定时间向指定人验收指定内容和结果。 会议是交流的重要形式，不仅要重视内容的准备、输出，还有重视与会者的互动和反馈。开有意义的会，开有准备的会，开有结果的会。会议是团队建设、工作安排的重要手段，但不是唯一手段，一定要做好会后的落实和检查、考核。（全文完）
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