如何才能高效利用时间？5个步骤掌握GTD时间管理法，摆脱低效努力

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作家赫胥黎说：时间最不偏私，给任何人都是二十四小时；时间也最偏私，给任何人都不是二十四小时。

越长大越觉得，人和人之间的差距是“时间规划能力”拉开的，大部分人的天资都差不多，相差的就是时间管理能力。

今天，为大家介绍一种非常实用、有效的时间管理方法——GTD时间管理法，能够帮助你彻底摆脱混乱，提升时间管理的能力，真正实现时间利用率翻倍。



一、什么是 GTD 时间管理法？

GTD 时间管理法起源于著名时间管理专家戴维·艾伦的《搞定：无压工作的艺术》一书中，意思是“把事情做完。'它一共分为5个步骤：收集、整理、组织、计划、执行。

通过以上5个步骤的执行，能够帮助使用该时间管理方法的人，建立一套高效的操作系统，真正实现高效人生。



二、怎样有效运用GTD时间管理法？

1、收集：把一切待办事项放进收集箱

如果没有外部收集箱，事情都堆积在脑子中，脑子就像装满软件的电脑硬盘，必然会卡顿无法高效运行，所以，我们第一件事就是要建议外部收集箱，把头脑中的事情，搬到外部系统中。

收集工作，是GTD时间管理法的第一步，如何收集呢？

• 建立外部收集系统。收集系统既可以是白纸，也可以是手机软件，一旦确定使用某个收集箱，就不要经常更换，减少养成收集习惯的阻力。

• 确保事情不被遗漏。想要把各种无序的事情全部归纳到外部收集箱中，确保不遗漏，需要通过至少以下两个步骤：被动收集和主动收集。被动收集，就是头脑中出现想法，就记录在收集箱中。主动收集，就是主动思考自己的待办事项，包近期近期待办事项和将来也许可能做的事情。

当你把脑中的所有事情都归拢到收集箱中时，你会拥有一种掌控感和成就感，脑子就不会再混乱，做事情也会井然有序。



2、整理：将事情分为轻重缓急

整理其实就是将事情重新规划，重新安排，按照轻重缓急去解决。收集箱中的事务，不一定都有时间被执行，不一定都能被完成，有些没有意义的事情，就不如不做。

• 做减法。人生不于做多少事，在于把重要的事情优先完成。收集箱中不重要的事，对人生目标来说，没有意义保留下来，直接删除掉。

• 做分类。近期的比较简单的、可以被执行的事情，最好要分分类，按照一定的方法将事情解决掉。对于我而言，近期的事情，我会用以下三种手段解决：

(1)立即执行：2分钟内能被解决的事情，比如喝口水、给同事发一封邮件、站起来走一圈，就立刻执行。

(2)委托他人：在2分钟以上，但事情有更合适的人选，你就委托给其他人，给自己节省精力。

(3)延迟处理：还有一类事情，不用着急解决，事情拖着反而会有惊喜，就延迟处理，先把最重要的事情解决掉，但此类事情如果安排过多，就要思考是不是自己故意而为之，为托拖延找借口。



3、组织：将事情分解，建立为可执行的清单

很多事情不能一步到位，而是多个复杂的步骤才能被执行，以至于出成果，那么，就应该根据事情做清单，以确保复杂的事情被执行。

通常来说，可以根据以下三个方面制作行动清单：

• 按照情景制作清单。不同的环境，可以做不同的事情，比如在家时、外出办公时、坐车时，根据不同环境处理不同的事物。

• 按照协作者制作清单。有些事情是我们分配给下属或合作伙伴的事情，就要监督跟进，确保事情按时完成。

• 组织整理非行动性资料。非行动清单，可分为分类资料类和未来可能类，资料是用于浏览借鉴的，不能被执行，还有是未来很久才可能做的事情也要放在其中。



4、回顾：保障系统的有效运行

回顾就是要检查自己的清单，是否被完成，以及如何才能更高效地被完成。建议按照如下节奏检查自己的事情完成情况。

1、简易回顾

每早或每晚睡前，要重新检查自己的工作清单是否被高效执行，哪些事情是可以升级做得更好？

回顾内容包括：

检查收集篮是否清空。

检查也许清单是否有条目需要执行，转化成行动或项目。

检查每张项目清单了解项目进度，并保证每个项目至少有一个行动。

检查待办清单是否有条目需要转化成行动，也就是催促。

检查各清单是否有已完成、已作废的条目，立刻删除。

2、整体回顾

每周要对当周的事情进行整体的回顾，确保一周的事情被高效完成。

• 1、回顾过去：一周的日程表，看看参加的日程是否可以转为下一步行动；

• 2、重新收集：大脑中的想法，并清空收集箱，更新你的下一步行动清单。



5、执行：选择最合适的行动

史蒂芬·柯维曾说：对所有突发事件置若罔闻，就意味着放弃了所有机会、丧失所有主动权，同时也失去了丰富多彩的生活。

如何确保在具体执行每项工作时，高效专注呢？番茄工作法，可以帮助你有效完成。

选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，然后专心工作，中途不要做任何与该任务无关的事直到番茄时钟响起，接着在纸上画一个X，休息5分钟，每4个番茄时段多休息30分钟。



写在最后

GTD时间管理法，是一套最系统、最全面的时间管理方法，当你感觉到工作低效受到困扰时，恰恰它就是帮助你提高效率的利器，建议收藏学习。