五色时间管理法：管理者如何有效地支配自己的时间

管理者的时间管理除了个人的成败，更关系到组织的成败。

时间管理就是保证在有限的时间里做他应做的事情，实现高效能。管理者在组织中的地位越高，组织对他的时间要求往往越大。

在现在的时代，所有的知识经济者那究竟如何进行有效的时间管理？

1、想各种办法集中自由时间，赢得大块时间

你要管理自己的时间，首先需要有可以管理的对象。

德鲁克说：高级主管真正能够自由运用的时间，大概只有1/4。一位管理者的职位越高，其不能自行支配的时间也一定越多，但这并不以为着其用于发挥组织功能及生产的时间也一定越多。时间分割成许多段，等于没有时间。所以，应该是将可自行支配的零碎时间集中起来。

至于如何集中，则各人有各人的办法。这里有这样一些方法供参考：

（1）设立无直接打扰的环境，在一星期内，留出一天在家工作或者找图书馆或咖啡馆工作。

（2）将事务分离，将会议、审核、问题分析等例行工作，在每周的某两个工作日的某个时间段集中办理，而将其他日子的整个上午保留下来，用于处理真正重大的事务。

（3）设立日主题，比如周一是战略，周二是研发，周三是营销，周四是客户，周五是机动，不安排固定的工作，用来处理其他事务。

（4）错峰工作，比如一般大家都是6点半左右起床，如果你可以5点起床或者更早，那就可以获得1.5-2.5个小时的专注工作的时间。当然你也可以熬夜，但现在大家普遍睡觉都晚，如果你要等到大家都睡觉了，再去获得1.5-2.5小时的自由时间，不免过度劳累，中年以上的人最好是早睡早起。

（5）设立无直接打扰的时间，比如即便是上班了，你可以跟下属或者同事说明自己的规则，比如上班一小时内自己需自己处理事情。

上述方法我都用过，觉得最有效的是第四个，我一般是5点之前会起床，等家人起床的时候我已经做完家务、写完文章、运动完毕。

2、要事第一，关注时间如何使用

集中自己的时间很重要，更重要的是时间如何使用。

比正确做事更重要的是做正确的事。许多人把次要的工作集中起来办理，因而匀出一段整块时间来。但这样的方法并无太大的作用。因为这样的方法，使人在心理或时间上，仍然放不下那些次要的事情，放不下那些很少贡献而又认为不能不做的事情。结果终究还会产生新的时间压力，来占用他的自由时间，牺牲他应该做的事。几天或几星期后，他已经“集中”的自由时间，又会被那些所谓“新的问题、新的紧急事件、新的麻烦”瓜分得无影无踪了。

知道自己的要事是什么很重要，这个可以参考四象限法则。

接下来德鲁克建议我们持续不断地做时间记录，定期对这些记录进行分析，看看自己是否真的都用在要事上了，而不是用战术上的勤奋掩盖战略上的懒惰。

我自己用的是五色时间统计法，有效地觉察时间的走向，让自己始终聚焦在要事上。

三、根据自身情况，给时间以界限

现在自由时间有了，也知道要做什么事情了，那究竟要花多少时间在重要的事情上呢？

德鲁克提到自己在银行担任顾问工作时，认识一个银行的总裁，是他认识的主管中最善于管理时间的。在任的两年时间里，他们每个月会花一个半小时会谈。一般是以一个主题为限，双方都做充分的准备。每次对方都会提前十分钟开始引导做结论，并共同确定下一次见面的主题。

德鲁克问他为什么每次都是一个半小时，他回答说：“原因很简单，我的注意力只能维持一个半小时。不管研究什么问题，超过了这个限度，我的谈话就没有任何新意了。而且，我还知道，如果时间太短，不够一个半小时，我恐怕会掌握不住问题的重心。”

这个故事给我的启示是需要结合自己的注意力和事情的需要度，给做事划定一个界限。当你有了界限，你就会更加心里有数，并且精力可以更聚焦。有利于深度工作，并且进入心流模式。

我的实践是以半小时为限，来进行事情的切割。因为我发现大任务也是可以并且需要切割成小任务的，而我的注意力差不多是30分钟为限。

另外我会根据48个半个小时的使用情况，通过写日记的方式，来了解自己做各种事情需要的时间。一般每天：看书是6个30分钟，与家人相处是6个30分钟，写作是2个30分钟，运动是1个30分钟，写日记是1个30分钟。你可以根据自己的情况去定时间的界限，并让其更加明晰。

总而言之，生命是由时间构成的，时间是最稀有的资源。若不将时间管理好，要想管理好其他事情就只是空谈。而分析自己的时间，也是系统地分析自己的工作，鉴别工作重要性的一种方法。“认识你自己”这句充满智慧的哲言，对我们一般人来说，真是太难理解了。可是，“认识你的时间”却是任何人只要肯做就能做到的，这是通向贡献和有效性之路。