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今天推荐的是《精益工作法》，这本书是今年出版的时间管理书籍中，目前看到质量非常不错的一本，知名记者、普利策新闻奖学金得主丹·查纳斯通过研究多位世界知名大厨的工作秘诀之后，发现都运用了精益工作法。 
2020年第32本书
精益工作法是一门关于如何开始、如何完成、如何加速、如何放缓、如何取舍的工作哲学，其核心就是“精益部署”。 作者通过观察一些顶尖的厨师们，发现他们有些“禅修”般的工作习惯。 厨房和办公室具有一些相同的性质：在这两种场所，员工都必须应付大量的任务，同时承受着巨大的任务期限压力，并且经常面对不充分的资源。在这两种环境中，员工都要面对源源不断的信息和要求，几乎没有时间处理它们，还需要同时关注许多其他的任务。 精益部署包括三个元素：准备、实施、保持清醒专注。这三个关键词是大厨高效工作的核心并且是他们的动力所在。 通过精益部署，这些优秀的大厨便能够在混乱的环境中专心工作，并且不断梳理和优化自己的烹饪流程，从而有序、顺利地完成全天密集的烹饪工作。 注意：本书值得反复多次阅读，书中内容比较成体系，只把书中最后的 精益工作的一天 跟大家分享一下，但内容过多，建议不要一次读完。最好的方法是买本书，多读几遍。
当今的世界就像是一个巨大的沙鼠轮。我认为，如果你希望自己变得更有条理、更高效，就要多使用精益部署，懂得自己真正需要什么，只做自己真正需要做的事。这样，你就会有更多的时间，你就可以拥有更多和家人共处的时光。早一点儿起床，让自己轻松迎接新的一天。 明天始于今天。那么在晚上，当有些人准备下班时，我们就要着手做精益部署的核心工作——30分钟的每日安排了。每日安排有四个部分，每个部分都有其特定的功能，每个部分都会占用一部分的时间。我们需要什么工具？那就是我们的计划工具、行动清单、日程表和计时器。首先，你需要把必须清理的项目收集齐，不管它们藏在哪里。“清理你的工位”意味着你要把你的所有实体输入和电子输入都清空并记录下来——对于你收集这些东西的任何地方，你都必须这么做。由于我们有相当多的输入，因此每日安排中这一部分花费的时间往往最多。1.钱包。我们全天收到的收据和名片都积存在这里，将它们都转存到你桌面的输入箱中去。2.手提袋或手提箱。这些容器不仅能装文件，还能装书籍、散乱的绳子、衣服，甚至食物。把它们清空，将需要用的东西放入你的桌面输入箱中。将衣物和较大的物品放回它们应在的位置。把需要带回家的物品再放回到你的手提袋中去。把其余的一切都作为垃圾处理掉。3.桌面。因为我们的桌面如果得不到清理，通常最终会成为输入箱，所以你要把桌子上面的便笺纸、草稿纸和较大的物品清除掉，将这些物品放到你的桌面输入箱中去。4.桌面输入箱。既然我们已经把需要用的东西一起放进输入箱中，那么我们接下来就要处理这些项目了。将行动项目记录到你的行动清单或日程表上去。将所有不可付诸行动的项目归档或当作垃圾扔掉。5.笔记本。如果你在笔记本中写下了行动提示，请将这些项目记录到你的行动清单或日程表上去。什么是“输入”？输入是任务传入的渠道。这些渠道可以是实体容器或物体表面，如输入箱、桌面或一个笔记本。它们也可以是数字存储器或界面，如电子邮件浏览器、任务应用程序或书写软件。什么是“清空”？对于实体输入，清空意味着清空或清扫我们收集的松散物品，如名片、便利贴、信件等，以促进我们自己的行动。对于数字化输入，清空意味着搜寻我们的应用程序和虚拟桌面中的行动项目。什么是“记录”？所有行动项目都需要归为以下三种分类之一，并根据该分类进行收集、整理和处理。2.文件（例如，你一直随身携带、现在需要放回书架上的书）3. 记录（例如，写入行动清单或日程表中的行动项目）把你能够立即安排的行动（“明天给医生打电话”）以一个适当的时间记录在日程表上。如果你不确定具体时间，也可以将其记录为“全天行动”。把你不能立即安排的行动（许多行动确实应该在归入一定的任务之后再做安排）记录到行动输入箱中。你可以将一个项目同时记录在行动清单和日程表中，以便始终保留它的记录。由于数字化输入的激增，你有必要尽可能地巩固你的通信流。如果你使用数字化行动清单和日程表，它们中的大部分都允许通过将输入的文本剪切并粘贴到计划工具中来完成记录。扫描移动设备或电脑上的以下应用程序和虚拟空间以获取行动项，并记录每个行动项。1.电子邮件。对于许多人来说，电子邮件是最重要的数字化沟通渠道，因此把它放在第一位。（1）浏览收件箱并标记需要采取行动的所有电子邮件。（2）将已标记和未标记的电子邮件归档，清空收件箱。（3）打开已标记的文件夹，将其中的电子邮件记录到你的行动输入箱中去——可以通过剪切和粘贴，也可以将标记的电子邮件转发到你的数字化任务清单中（许多任务清单都有这种功能）。2.语音邮件。检查你的语音信息中的行动项目并将其记录下来。删除这些语音邮件。3.短信或即时通信。短信和即时通信是便捷的沟通渠道，但它们不便于收集行动项目。查看当天所有你已发送的请求或已做的承诺，把它们记录下来。4. 企业通信软件。许多公司使用第三方或专有软件来保持员工之间的联系。其中许多应用程序都有自己的日程表和任务清单。有些人可能会将它们用作默认的工作计划工具。不建议创建两个单独的日程表和行动清单，一个用于工作，一个用于生活，除非你能够以一种统一的方式查看它们。5. 笔记软件。将行动项目剪切并粘贴到你的工具中，或通过电子邮件将其转发到你的行动清单中去。6. 社交媒体。将任何行动项目剪切粘贴或转录到你的行动清单中去。8. 网络浏览器（所有设备上的）。我们有时会同时打开若干个浏览器窗口以促使我们行动。通过剪切粘贴或转发，把这些网址记录到你的计划工具中去，然后关闭它们。9. 数码照片。我们有时会在移动设备上拍照，以促使我们有所行动或收集想法。把这些活动也记录下来。清空了实体输入和数字化输入之后，现在该清理工作空间了。（如图3.7所示）对于实体工作空间，我们可以花几秒钟来整理，把桌子上的电子产品和其他物品排列整齐。我们还可以用湿纸巾或抹布进行擦拭，这一简单的行动对我们此后工作大有裨益。对于我们的数字化工作空间，整理意味着将散乱的文件归档或删除，以及关闭后台应用程序和窗口。我可以立即行动而不记录它吗？如果该任务可以快速完成，可以。只要你能在15分钟左右的时间内完成一些事情，比如快速回复电子邮件或者做一些类似的事情。我自己的每日安排中有一项就是处理账单：当我拿到账单时，我会立即支付。请记住：无论是去执行一项行动还是将其标记为以后的行动，你都是在“重视起头动作”。如果我没有记录下所有标记的电子邮件怎么办？别担心，它们仍然被标记着，仍然在你的文件夹中，剩下的工作你可以明天再弄。但是你每天都应该清除所有的标记，否则一些行动项可能会随着时间的推移而被遗忘。如果你发现每天清除已标记的电子邮件很困难，请考虑安排一个每周或每日惯例来处理积压的电子邮件。我怎样在15分钟内清理好我的工位？快点儿干。清理工位不需要仔细考虑，就是要把东西归于原位。如果你每天收到100封或更多的电子邮件，清空收件箱会很难，而且这些电子邮件中有一半可能需要被标记为行动。但是，这些行动不应该影响到你对电子邮件进行浏览、标记和整理，你必须积极且无情地压缩你的时间。你的每日安排应该是一场冲锋战。精益部署的几个“原料”会有助于这项工作。★ 优化行动。请站起来。如果你保持坐姿，你就会不太愿意存放和搬动大件物品。★ 减速以求快。工作要先慢才能后快。如果你愿意，可以花几天时间将每日安排延长到60分钟，以便适应你需要去做出的行动和决定。但是，一旦你把这些行动做过几遍之后，就要加快速度。★ 完成行动。当你遇到特别密集的输入时，减速也会有所帮助。例如，如果输入的是会议记录的长文档，你必须有条不紊地从中择出行动项目来。当你发现自己已经开始变得不耐烦或暴躁时，请慢下来，把这个行动做完。好了，之后你再也不必看那个文档了。★ 边干边清理。避免形成在一天的工作中随意乱扔杂物的坏习惯。力求将所有东西都放到你的桌面输入箱中。每日安排的第二步完成起来比较快，即调整和整理你的日程表和行动清单中的所有行动项目，以确保你的计划工具处于最佳状态。2. 从日程表中取消那些你不能或不想立即重新安排的项目。如果它们尚未列在你的行动清单中，请将它们列进清单。3. 检查并调整你安排的惯例。确保这些时间段与你前一天已经实际经历的正好对得上。提示：我通过切换颜色来“签收”已经完成的行动项目（如图3.8所示），这样就可以很容易地看到我在一天和一周中完成了哪些任务。清理完工位后，你的行动输入箱会填满未分类的项目。以下是你接下来要做的事：1. 给每个输入的行动项目分配一项任务。完成之后……2. 调整每项任务的顺序，把合适的“前灶”放在顶部，并为接下来的几个“后灶”排序。通常，一个新行动会成为“前灶”，先前的“前灶”向后延一个位次；否则，这个新行动就会成为“后灶”（如图3.9所示）。提示：有时，可以将输入的行动项目分组到惯例中去执行。例如，要回的电话、要跑腿的任务。如果你有一份数字化的行动清单，则可以使用标记来为你的惯例创建任务清单。例如，你可能有三个来自不同任务的行动，都是要你阅读的东西，你可以在一个为阅读预留的惯例中统一去读它们。你可以统一将这些行动都标记为“阅读”，在下次准备执行阅读惯例的时候完成这些行动。你现在应该已经拥有一个完全排好顺序的行动清单了，你的日程表上也没有任何前几天内应该完成而未完成的任务了。你已经知道了你的日程表上为明天安排好的行动和惯例。利用这些信息，你可以：1. 做一份清单，列出已为明天安排好的行动和惯例，以及你想要为明天添加的其他行动和惯例。2. 确定哪些行动需要沉浸时间（较长，需要30分钟到几个小时），哪些只需要程序时间（较快，可以组合在一起）。备用做法：创建一份每日时间表，也就是清单形式的日程表。每天，我都会在便笺上抄写一份我的日程表，它包含与我的日程安排完全相同的内容，但形式是清单。这样做会让我把我的计划视为任务，而不是实现目标的障碍。另外，如果我无法将所有任务都写在一张便笺上，我就知道我要做的任务过多了。不要超额安排任务。你可能会忍不住把一大堆东西扔进日程表里，并以效率的名义来填充每个可用的时间块。不要那样做。要在你的日程安排中留出空档来（如表3.2所示），特别是在聚会之前和之后，不仅要考虑交通时间，还要考虑到处理在它们之前和之后的突发事件的时间。要留下空档来，以便给朋友打个电话，迅速地散个步，甚至什么也不做。
偶尔给自己加点儿压力是好的。但是你创建的行动清单和日程表不能与现实脱节，以致到头来你都不信任它们、不信任自己，甚至也不使用它们了。如果你知道自己没有足够的时间来完成你为自己设定的所有事情，但还硬要安排它们，那你将体会到的就不是雄心而是事与愿违了。你不但不能超额安排任务，有时还要刻意少安排一些任务。可可·香奈儿曾经说过一句著名格言：“在你离家之前照照镜子，拿掉一件东西。”这也是对于制定每天日程安排的好建议。拿掉一件要做的事，如果你每天能够完成的任务比你计划的多，那么你就会体验到超出预期的快乐。作为每日安排的收尾，请把第二天所需的资源备齐。如果你是在家里做每日安排，那就请把明天你要带的物品装好。我习惯在前一天晚上查好第二天的天气，或是把第二天要穿的衣服摆出来，这样就不会在第二天早晨把宝贵的时间花在找衣服上。提前做好任何你可以做的准备，以便在第二天早上尽可能节约时间。跟进你的每日安排可以帮助你顺利到达40天这个标志性时间点——40天对于养成一个新习惯和增加成功的机会都是一个重要的心理和生理里程碑。现在，让我们将计划工具放在它们应在的位置，关闭设备，然后离开我们的工位。我们可以享受余下的休闲时间了。以上是理想情况。但是，如果我们的输入中有太多的新项目，以至于我们无法全部完成它们，怎么办？如果我们来不及处理完，要把每日安排的时间延长吗？我认为平均每天30分钟的计划足以应付一个普通工作人员忙碌的生活。用不到30分钟来做计划应该不算是个太重的负担。超过30分钟，我们就会觉得自己与其他需求和职责失去了平衡，并感到很大的压力。对每日安排加以限制至关重要，这可以保持纪律和提高效率。我们不想要一个马虎、笨拙、拖沓、散漫的计划过程。你的每日安排应该是一次冲锋。要保持紧凑，平稳、快速地行动，并做出选择。但是，如果我们每日安排的所有要求实在难以在30分钟里达到，这里还有一些建议：一天只去做你每日安排的一部分任务，其余任务留到第二天再做。如果某一天你要完成的任务实在太多了，那么第二天继续去做那些没做完的任务也没问题。重点是，每天都做30分钟，不管你当时在其中要完成的是什么。如果你能够保持良好的计划习惯，你就会在第二天把剩下的补上。为自己安排一次“溢出”预约。如果你已经花了大部分的时间来清理收到的邮件，又必须腾出时间来处理你的任务清单和日程上的事情，那就给自己再安排15~30分钟的时间，无论是当天的晚些时候还是第二天都可以。为不同的日子做不同的安排。你可能每天都得查看你的电子邮箱，但你真的需要频繁检查社交平台的信息吗？也许你已经发现自己可以一次安排几天的行动，也许你不需要每天重排你的任务清单，甚至你只需要每周整理一次任务清单就够了。如果是这样，你可以在某些日子集中做这些事，然后腾出时间来专注于每日安排中的其他一些事情。安排任务之后再行动。在安排任务期间不要执行任何行动项目。只要做标记和记录，做完再处理你的行动项目。即使尝试了这些替代方案，你可能依然会发现30分钟对于你要完成的工作量来说还是不够。如果你有足够的精力和意志力，你或许也可以做到45分钟或1小时的计划。我真的每天都需要做每日安排吗？为了养成这个好习惯，是的，你需要这样做。我的老师总是说，要打破一个旧习惯需要40天不间断的练习，巩固一个新习惯则需要90天。2009年发表的一项研究发现，一个人将一个有意识的行为转变为无意识的自觉行为平均需要66天。我认为，一开始对安排任务有40天的投入就足够了。如果你在最初的40天内漏了一天，请重新开始再做40天。一种习惯的形成很难，放弃却很容易，所以我们要把每日安排当作不可侵犯的神圣使命，就像厨师们对待他们的精益部署一样。我可以在某些日子跳过每日安排吗？在你已经养成每日安排的习惯之前，不可以。在此之后，你可以跳过周末、节假日和其他假日。对我而言，每日安排是一种服务于生活所有方面的习惯，因此，在周末我会更专注于私人事务。如果我已经有一段时间停止做每日安排了，怎么办？你有可能会在你的职业生涯中看到后果。今天就重新做起来！如果我既在家里又在办公室工作，我应该做两份每日安排吗？不需要。你会在两个工作场所都保持良好的习惯和行为，但只有一个场所是主要的。如果你觉得需要给予它们同等的关注，可以考虑周末在家里做每日安排，或者每隔一天在两个场所之间交替进行。每日安排体现了精益部署中的各个要素——它是一种做计划的仪式；它需要安排空间与优化行动；它是边干边清理的体现。在执行任务时，我们必须做出起头动作，再完成行动，欲后快需先慢。每日安排的目的是组织，而我们要组织的主要是沟通，包括：打开耳目以保持对重要目标的关注，回复重要的信息，检查和纠正我们的日程表和行动清单，充分且高效地利用我们的时间和精力。前一天晚上，我们已经做好准备。当我们做每日安排时，我们既专注又紧张。现在，那种做计划时的紧张已经变成做好计划后的安心和放松了。今天早晨，我们可以从容、清醒地开始一天的工作。若要拥有成功的一天，我们应该在早晨留出足够的时间用于私人惯例——冥想、锻炼、吃一顿美味的早餐、与配偶交谈、与孩子一起玩耍。如果你的工作或职业不允许你享有这些奢侈的惯例，那么至少你可以提前5分钟醒来，好让自己打起精神来面对到来的一天。我们要遵照程序严格执行我们的计划。我们已经为可能发生的事做好了计划，但可能发生的事太多了。在我们早上离家之前的那些时刻，我们经常会犯的错误是：遗忘、疏漏或无视某些会影响我们全天的事项。1. 检查你的日程表。确保你已了解你的计划，即当天你要采取的行动。确保你已备齐所需的资源。2. 检查你的重要输入（如电子邮件或工作场所的通信软件）。有什么事项可能需要改变的吗？有时，你可能会觉得需要重新安排你的日程表。没关系！你仔细做过的计划并没有浪费。恰恰相反，已有计划会减轻改变的焦虑，并让你可以充满信心地对必须剔出日程表的事项说“不”或“稍等”。3. 执行行动清单。要使用检查清单来最大限度地减少错误。这种清单有的是凭记忆的。例如，在我离开家之前，我要念一个词“BUCK”，指的是袋子（bag）、伞（umbrella）、帽子（cap）、钥匙（keys），因为我常常忘记带这些东西。我们计划和执行的一部分，是考虑我们何时以及如何到达：匆忙、着急、慌乱、迟到？还是冷静、从容、快乐、提前？1. 给自己安排足够的交通时间。无论是飞行3 000英里还是步行穿过街道，我们都知道需要给自己多少时间。我们只要在计划中考虑到时间问题就行了。2. 恪守我们设定的开始时间和结束时间。如果我们知道我们需要45分钟才能到达某个地方，但我们只剩下30分钟可用，或者我们因为未能及时结束前一个预约而来不及去赴下一个预约，我们就对不起自己的计划，也对不起那些等待我们的人的时间。偶尔迟到可以吗？绝对可以。我们是否有充分的理由迟到？肯定有，只要我们的理由不属于缺乏准备或实施不当。关键是不要故意迟到或随便迟到，同时避免那些由于我们的粗心大意而浪费的时间、精力和资源。就算没有额外制造的混乱，生活本身产生的混乱已经足够多了。当我们到达工作场所时，要做的第一件事就是花费一段短的时间（也许是30分钟）来做程序工作。对于办公室工作人员来说，程序惯例可能意味着要及时处理电子邮件、语音邮件和文书工作。对于在家工作的艺术家或自由职业者来说，程序惯例可能意味着要启动洗碗机以确保他可以专注于随后的沉浸任务，也可能意味着要打电话约水管工来访，因为他一旦开始工作，就会忘记这件事。对于管道工而言，程序惯例可能意味着在签到时对各家的约访进行调度。对于专业人士来说，程序时间事关起头动作——将那些在我们的手脑另做他用时仍要进行的程序启动。当程序时间完成时，在进入下一个预约或任务之前，我们可以先做一下1~5分钟的转换安排。转换安排就是“边干边清理”的办公版本，它会使空间更有秩序，并保证所有东西都在正确的位置上。以下是做法：1. 重置桌面。将先前的项目拿走；关闭打开的文件并将其放回；关闭打开的应用程序和浏览器窗口；清除桌面上的所有垃圾，将所有东西放在正确的位置上。2. 检查你的日程表。在进入下一个项目之前，请放松并检查一下你的日程表和行动清单。接下来要做什么？谁让你参加会议的？有什么东西需要搬动吗？3. 检查你的电子邮件。快速标记需要采取行动的所有电子邮件，将其全部归档。然后进入已标记文件夹，确定你能在几秒钟或几分钟内快速处理的电子邮件，然后加以执行。如果你还有剩余时间，可以做些缓解工作紧张状态的事。站起来做做伸展活动，跟朋友说说话，或是查看一下社交媒体或你喜欢的网站，喝一点儿水。你可以花几分钟来做这些转换安排，但不要超过5分钟。一个好的转换安排能使我们的每日安排变得轻松。例如，如果我们经常在一天结束时留下大量堆积的事务，那么我们会发觉自己在下意识地害怕或逃避我们的日常计划工作。但是，如果我们能够在那些大段的行动和预约之间保持迅速转换，那么我们的日常计划将变得更轻松、更有成效。我们已经留出了2个小时来撰写一份重要的报告，我们准时到达了我们的工位，我们已经准备好了所有的资源。我们要开始工作了。然而，仅仅2分钟过后，我们就发现自己开始在网上闲逛了。我们进入工具包并开始有意识地休息，记录下我们在工作过程中的每个中断。在第一个小时，我们很难集中注意力，所以我们会频繁地记录下“思维”中断；偶尔我们会被同事打断，所以我们还会记录下几个“工作”中断。但我们逐渐进入状态了。我们在第一个小时内中断了5次，而第二个小时里只中断了2次。当我们接近终点时，也许我们会因感到疲惫再次休息。这时，我们要去看看在备忘录上取得的进展。我们做出的选择会推动我们走到底，完成这项行动，完成我们的工作。我们会因此感觉良好。
中午之后，我们精心制订的计划和认真遵循的程序可能会由于当天的压力和意外事件而崩溃。但是，只要我们有正确的精益部署和由此而来的觉知，即使方向突然改变，我们也会因为全身心的全程投入而比较容易应对，避免造成更多的动荡。在一个沉浸项目进行的过程中，我们会将手机静音并退出电子邮件程序，让自己保持专注。但是，因为我们知道自己是在公司里工作，经常会遇到紧急情况，所以我们也会保证定期检查电子邮件——我们在手机上为自己设置的每小时提示音会提醒我们，以便我们始终能够做到“打开耳目”。下午1点30分，我们打开电子邮件程序，发现公司通知下午3点要召开一次紧急会议：公司总裁要求所有部门负责人将预算削减10%。会议不仅需要我们出席，还需要我们提前做准备。我们知道自己需要至少1个小时的时间来准备这次会议，这意味着我们原定在下午4点之前完成某个项目的计划可能要落空。我们需要一些快速的思考和行动。我们还需要大约90分钟的工作时间来做手头上剩余的沉浸项目，而距离我们准备会议的时间只有30分钟了。由于我们无法在这30分钟内完成当前的项目，我们接下来的最佳选择就是努力找到一种方法把手头的工作先安排好，以便稍后可以继续完成它。第一步是找到一个终止点。现在停下来，还是尽可能多做一些？我们仍然有30分钟可以继续做这个项目，但是，现在就开始准备会议可能会更好。现在就起头，因为这样我们就可以在出现复杂情况时留有缓冲时间。于是，我们决定再工作15分钟，为尚未完成的项目部分列出纲要，以便在恢复工作时更快地完成。第二步是设定目标，给那个为我们设定任务截止时间的人打电话——我们可以要求延长2小时（另一个缓冲时间），并且预计今晚大概可以工作得晚一点儿。结果我们发现，我们的同事也被找去开同一个会议了，大家都得延期。今天，我们不必待得更晚了，我们只需在明天完成它。这次突如其来的新会议把另外两项行动挤出了我们的日程表。但是，由于我们知道它们不如这次会议重要，于是可以大胆地清空我们的日程表，同时确保今晚在每日安排中把这些项目重新安排进去。但由于这次新预算会议，新的行动契机也出现了——让新项目获得执行批准。实际上，我们可以在新预算中考虑这个问题。通过这种方式，我们练习了平衡运动，即用一个动作代替了多个动作。我们和同事都在疯狂地工作，以便及时为这次会议准备好预算。但这样就会犯错误——遗漏信息、不够关注细节。于是我们决定休息一下。我们站起来，伸展肢体并思考：为了完成这项任务，我们能做的最重要的事是什么？把数字弄正确。所以我们需要慢下来，哪怕时钟正在嘀嗒作响。与此同时，我们注意到了些奇怪的事情：手头上这份预算缺少些项目。我们花了些时间咨询同事，才发现我们用的是这份预算的早期版本——错误的版本。我们必须赶快重做，但是，如果我们没有给自己额外的准备时间，如果我们没有放慢速度并使用伙伴系统来检查和纠正自己的工作，我们就会完全忽视这个错误，提出的预算数字也会是错的。在我们参加会议的过程中，我们会忍不住去琢磨自己犯的错误：“我怎么就会弄错了那份新预算呢？”突然间，我们意识到自己在会上的时候心不在焉了。于是我们在笔记本中快速记下一条——“研究预算错误”，并努力让自己投入会议中：把笔放下，转身面对正在说话的同事，保持目光接触，呼吸，倾听。我们追求卓越的责任之一就是用程序来弥补和挽回错误。我们将错误视为改善的机会。在目前这个案例中，我们决定花几分钟时间弄清楚自己怎么会用了近一个小时来处理这份错误的预算表。我们意识到自己的惯例中一直就有那份新预算。在一份行动清单中，我们把它列为一项行动，但是它作为“后灶”项目被不断地推后了。我们向一位同事提到这一点，他同情地说道：“他们发送的电子邮件太多了。我们无法全部读完。”要在几年前，我们会同意这个说法，但我们现在对于责任有不同的看法。其他人都正在阅读这些东西并认真对待它们，我们不能说我们没有时间。是该改进提高了。因为惯例就是为那些“我没有时间”做的事情提供时间的方法，所以我们要努力建立一个新惯例：每个星期五，离开办公室度周末之前，做30分钟的阅读，阅读一个星期内的所有报告、文章和会议记录。这个新的惯例势必会挤压我们更多的沉浸工作时间，但因为我们现在管理着更多的人和更多的预算，所以这种程序工作是必要的。我们弄错新预算的另一个原因，是因为在编辑时忘记确认自己使用的是否是最新版本。现在，脑子里要记的东西简直太多了。因此，我们决定记下一条备忘录：创建一份提交预算时的新的核对清单。因为财务文件对我们来说太重要了，我们不能错过这样的细节。
现在是下午16:30，会议结束了。我们还有整整90分钟时间去完成那份不得不推到明天的报告。现在，我们可以去完成它了，而且还能按时回家。但是，因为我们已经把那项工作重新安排到了明天，所以我们决定今天提早做30分钟的每日安排。设置好计时器，我们用掉15分钟来清理工位。因为我们一直在严格地标记电子邮件和清空收件箱，所以我们很快就做完了所有的工作。而且，因为我们已经修改了明天的日程表，所以我们就没有太多项目需要补充了（我们也不能再补充了，我们的明天已经被今天留下的工作填得很满了）。我们要利用每日安排中剩下的时间对桌面再进行一次更深入的清理——清除一些旧文件并腾出空间来。实际上我们可能不由自主地想马上就离开，比平常至少早一个小时回到家里。想方设法让家人惊喜总是件美妙的事。我们下意识地伸出双手，左手伸向了一本笔记本，右手伸向了一支笔。
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