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一、整体把握工作 1.列出自己所在岗位的全部工作内容 2.明确公司设立此工作岗位的目的 3.找到每项工作内容所需要的技能 4.明确自己的岗位在整个公司中的作用 5.自己的工作涉及到哪些部门 6.工作中需要注意的事项 二、日常工作SOP化 1.确定工作目标 2.化整为零，将目标可视化为可操作的任务 3.确定每一步所需要时间 4.最耗时环节再优化，借助软件的力量。例如：EXCEL中的“宏” 5.清楚地认识各个工作环节之间的关系 6.决定顺序。（便利店买了盒饭，店员会先加热，然后结算其他商品，支付找零完成后，加热也差不多完成了。） 7.制作SOP 8.SOP每月优化一次。（思考是否有更省时间的新方法） 作业流程标准化，可以避免出错、返工，操作熟练后可以立即着手且保持快节奏。 三、接受上司任务 体力活？脑力活？ 这里的体力活是指不用仔细思考方法，只需花时间就能完成的任务。 偶尔出现的任务，不用花太多时间想方法，加快手头动作完成。 高频出现（每天三次以上）的任务，需要我们用脑思考一个高效的方法。日积月累节省的时间是惊人的。 精做？粗做？ 接到任务后，评估下上司要的完成标准，不清楚的话，以请教的方式直接问上司。往往新人接到上司委派的任务后按照自己的想法做，其结果与上司想要的成果相距甚远。 上司想要的一般只是结果，推理过程保留给自己就好。紧急的情况下可以给上司口头汇报，时间充裕的话给上司简单的手写报告。 如果上司说要跟公司外的人说明业务，就需要做精美的PTT了。 把握截止时间 接受上司任务时，问清楚截止时间。 如果我们接受的任务没有具体的截止时间，我们自己要给它设定完成时间，留出余裕。 一来避免拖延，一次拖延不要紧，可怕的是养成拖延症。一旦拖延逾期就会被贴上“效率低，不守时”的标签了。而且会产生破罐子破摔的心理，反正逾期了，就更不用考虑时间了。 二来谁也无法料到是否有突发事件和新增的工作。 如果出现意外，没能及时完成怎么办？ 如果有突发状况，在截止时间没有完成上司委托的任务时，千万不能不交结果。就像考试，时间到了没有做完也要交卷，万一及格了呢。 但提交结果前，要确保完整性。整体框架要体现出来，细节先留白。 然后告诉上司，还有一些需要确认的地方，最终版会在某个具体时间提交。 四、口头/书面报告 由于上司事务繁忙，报告工作时，本着金字塔原理。结果先行，论据在后。 假设你在一家贸易公司上班，本次受疫情影响，许多国内工厂交货延迟，甚至交不了货。上司要你评估各个客户是否受影响。 那么如何去明确呢？ 首先，要知道什么是有影响。这里的有影响指的是：供应商回复的交期晚于客户要求的交期。以FOB上海来说，客户要求ETD上海3/2，供应商答复ETD上海2/28,这就是有影响了。 然后，要确认交期无法满足的原因。有人说这不是疫情的原因吗，还用问？这个回答没错，但是不充分，疫情影响了生产的哪些方面呢？如果上司这样问，自己就无法回答了。所以要深度思考，比如问5个WHY. 最后，不能光提问题，不讲解决办法。员工真正的价值就是超预期完成上司交代的任务。 总而言之，报告之前把上司可能问到的问题以及答案全部准备好，才算是合格。 根据金字塔不重复、不遗漏原则，进行如下分析。 五、会议准备 职场中少不了会议。有时是参加，有时是主导。 当自己主导会议时，需要明确以下4点： 1. 时间 2. 地点 3. 参加人员 4. 议题 如果需要上司参加，在跟对方约时间之前先问上司哪个时间有空，并且报告参加会议的人员和议题。 不打没准备的仗 在明确议题后，着手准备资料，也就是谈判时的筹码。如何准备呢。 首先明确会议的目的，是说明会还是磋商会？说明会的话，预想对方可能有哪些疑问。磋商会的话，对方可能有哪些要求？我们能做到吗？做不到怎么办？对方的真实需求是什么？是否有共赢的方案？这些都是事前要思考的。 充分发挥会议的价值 会议中，项目的关联者都在现场，可以面对面沟通，此时是处理问题最高效的时刻。如果中途遇到需要跟其他同事确认的事项，直接电话或者视频会议的方式，多方沟通，会议成果最大化。 六、日程管理 所有的会议、接待、出差全部记录。现在outlook邮箱有这个功能，当然你也可以自己做日程表。 日程表管理的原因有二： 原因一、万事不立则废，平时工作可以提前收集、准备相关的资料。 原因二、为了忘掉未完成事项，集中精神做眼前的工作。 每天下班前记录未完成的工作，注明截止时间。避免任何疏漏和遗忘。 原因一、补漏耗时间，赶时间，还不一定能做好。而且占用了其他工作的时间。 原因二、这样的失误会让失去上司的信任。 七、周报写作 周报的目的是让上司知道自己做了些什么，工作存在哪些课题。 周报的基本内容是本周已完成事项、课题、待完成事项和下周计划。 当有课题报告时，需要用最简短的句子将课题说清楚。一般包括以下4个部分。 1. 背景 2. 冲突 3. 问题 4. 解决方案 继续以上面疫情期间交期无法满足的例子说明。 背景：疫情 冲突：工厂没法开工 问题：交期不满足 办法：跟客户调整（具体如何调整。。。） 如果是重要的课题，有任何进展及时跟上司汇报。日企中叫做“报、联、商”也就是汇报、联系、商谈。 汇报：是一种展现自己的行为，向下达该项工作指示的人汇报事情的过程、内容和结果（或现状）。在应该的时间点，向特定人员说明特定的课题，让对方了解事情进展的现状。 联络：就是日常的交往，把与该事有关的事实和信息不加任何修饰地如实通告给有关人员。类似于通告：把自己的心情和意见、现状等信息通知对方，希望对方跟自己享有同样的感觉。 商谈：请示、讨教，自己对某件事不知该怎么办时，向上级、老员工等征求意见、看法，寻求帮助。试图佐证自己的意见是否正确的一个过程。 善用报联商，把责任分享给上司，借力后把功劳归于大家，轻松工作。 |
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