如何用GTD(Getting Things Done)时间管理战胜焦虑和拖延

本文来自于2017年4月19日我在'一块听听'上的《如何用GTD战胜焦虑和拖延》网络直播的逐字稿。

《搞定III：平衡工作与生活的艺术》

假设你手头有这样一些事项需要处理，你会如何安排？

1）一位同事发来短信，邀请你明天晚上一起出去喝酒

2）自己有一天突发奇想，想要学学韩语，看韩剧时更有感觉

3）财务科发来了一封邮件，说公司的纳税信息发生了变化，以后出差时开具发票时要留意

4）想在一个国际会议上发表一篇论文，论文全文的截止日期为5月31日，还有不到50天，当前只有些零散的素材

5）提交了一个直播申请，对方发来邮件，还要你把身份证的扫描件发过去

6）昨天带着一位下属参加了项目进展汇报，领导提了一大堆要求，要把会议纪尽快整理出来

7）新生大学在4月25日20：00有写作课，上次朋友聚会没听成，这次可不想再错过了

8）最近媳妇从淘宝上刷工行信用卡买了几样东西，要在25日前还款，否则个人信用可能会受影响

9）听许多人说《穷查理宝典》这本书不错，准备好好读读

10）北京的有位朋友对比特币很精通，以后出差去北京时一定要当面跟他聊聊

不知道大家在繁忙的工作、学习和生活中，有没有遇到过类似的情况：

'当你正在做着手边的一项事情时，头脑里却不断地蹦出来其它的事务，让你烦心不已，焦虑不安；有些事情拖延了一年也没有完成，甚至是还没有真正开始。'

2011年之前的我经常就是上面这样一种状态，在2011年7月，我无意中接触到了Getting Things Done（国内翻译为搞定，简称GTD），通过5年多的践行，在自我管理方面有了一些认识，想在这里与大家分享。

这次分享共分四个部分，首先介绍一下什么是GTD，我为什么对它感兴趣？第二部分介绍GTD中的五步流程，如何让做事更有效率，第三部分介绍GTD的6个高度，如何通过不断地反思或回顾，去做正确的事，第四部分介绍一下我的GTD执行效果与体会。

第一部分：什么是GTD

我从小在胜利油田的一个小村子里长大，没见过什么世面，家里穷也没读过几本课外书，小学、初中、高中、大学、工作、结婚、生子，一切在平平淡淡中度过。

我是1993年大学毕业后参加了工作，当时特别喜欢计算机编程，工作性质也与计算机密切相关，所以当时也算找了一份不错的工作。

在2011年的7月的某一天，一晃竟然参加工作18年了，马上就40岁了，古人云'四十不惑'，而我一直还在迷迷糊糊中度日。那一天在网上闲逛，遇到了GTD这本书。当时我正在用Microsoft Outlook管理邮件、联系人、任务和日程等，但发现有些事项在Outlook中躺了一年也没有动手，每天要看着这些未完成事项让人很有挫败感，看到GTD的介绍很动心。没想到正是这本书，才有了之后的一系列改变。我感觉GTD这本书是我人生中最有价值的一本书。

那么什么是GTD呢？

维基百科上是这样描述GTD的：

行为管理这个词容易有歧义，我现在感觉GTD应该是一种用于时间管理和自我管理的系统方法。市面上关于时间管理方面的方法和工具非常多，估计很多人已经试过各种各样的时间管理方法，不再相信GTD能够改变他的现状。

当一个人参加工作之后，特别是组建了家庭，有了孩子之后，工作、学习和生活等各方面的压力都会增大，遇到要处理的事情会非常多。当一大堆事情涌来后，如果没有有效的系统加以妥善处理，则会时刻处于焦虑之中。如今的信息严重过载，让这种焦虑感更加严重。

信息严重过载的时代

各种时间管理的书都告诉我们，任务要分为重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急四个象限，还有要将任务分为高、中、低三种优先级，但当一个任务来了之后，我们的大脑会本能地处理紧急的事情，根本不会去判断其重要性，当一件事从你的大脑中挥之不去时，你又如何能够把它划分为高、中、低三个优先级？

我在2016年陆续订阅了《得到APP》中的几个栏目，这些栏目的主持人吴军、李笑来、万维钢、刘润等等，无一不是时间管理的高手，几天前刚看到五分钟商学院的作者刘润的最新一期的文章（让大脑用来思考，而不是用来记事），原来他用GTD已经有10多年了。而一个不善于管理时间的人，平常的生活就会处于一种混乱的状态，更可怕的是，他会认为混乱是一种常态，时间长了之后就习惯了这种混乱状态。

当事情较多时，脑子会很大，非常非常大，一直处于焦虑状态。经常出现的情况是：当正在做着手边的一件事时，头脑中不时跳出来的是另外一件事。因为当一件事没有安排妥当时，大脑就会不断地打断你、提醒你，说到这，估计有些人会有同感，引用李笑来常说的一句话，'相信我，你并不孤独'。

如果你正在听直播，是不是脑子里想起另一件事？如果是这样，说明那件事没有安排妥当。

而经过GTD的实践之后，所有的事情有效地收集，该放在日程表中放在日程表，该委托其他人的委托他人，该抛弃的抛弃，该等待的等待，该日后处理的以后再说，所以GTD高手能够有效地处理这种复杂的局面，其实是能够提前将混乱消灭于无形，传说中GTD黑带高手能够达到心静如水（Mind as Water）的状态。

心静如水的状态

GTD系统中最为有效的一个理论在于：GTD讲究将一切事务收集起来，记录下来，只要事情被记下来之后，大脑就会平静许多。一些人可能认为这与常见的Todo List没有什么分别，但GTD又提供了规范化的五步流程，收集只是第一步，后面还有明确意义、组织整理、深思（也叫回顾）、行动等几个步骤，每个步骤都有比较明确的指导方法。将步骤分解之后，每一步只关心那一步的事情，既不会对手头事务产生干扰，也利于将复杂的事情逐步细化分解，最后找出大块的时间处理重要的事务，把碎片的时间用于处理其它杂务，把类似的事情成批解决。节省下来的时间，去享受生活，做自己喜欢的事。

如果用一张图概括GTD的主要内容，我觉得可以用《搞定3》这本书中的一张图。《搞定》这个系列书共有三本，建议GTD新手把《搞定1》和《搞定3》放在一起阅读，我在该图中加了章节号，这样它就是《搞定3》的一份可视化索引目录。

《搞定III》的章节目录

我把这张图称为GTD的两个维度，即水平维度和垂直维度。

• 水平维度：介绍五步流程，对各项事务有掌控感，做事更有效率，不焦虑

• 垂直维度：从六个高度去回顾与反思，不断迭代、不断修正，把握视角，去做正确的事，做自己认为有意义的事

下面我将分别介绍水平维度和垂直维度的主要内容，由于GTD的内容确实挺多的（实际上，刚接触一项新事物时，哪个不是挺复杂的？），这里只介绍一个概况，具体的细节只有实践了之后才能体会到它的强大。

第二部分：水平维度的掌控流程，正确地做事

GTD组织整理图

谈到水平维度的五步流程，最有名的应该是这张GTD总体流程图（组织整理图），网上虽然有一些修改版本，但这里仍引用原书中的经典版本。GTD初学者要把它设为电脑壁纸，打印出来贴在办公桌上、墙上，随时参考。建议您在回听本次分享时，最好也把该图打印出来放在一旁参考。

第一步：收集

强烈建议GTD初学者从这一步开始实践！这一步方法最简单，好操作，很见效。单只学会这一部分，也会有种如释重负的感觉。原文作者推荐专门准备2天的时间来进行全面收集工作，回想我在2011年时初次尝试时，大概是这样的：

原文作者推荐准备几个实物收集篮和一叠便签纸，我是搞IT的，电子资料居多，就打印了一叠A4纸，每页上只有4个方框，找了一天下午开始了一次全面收集，先把办公桌面收集一遍，然后就把整个桌面当作收集篮了。（也就是说，把待收集的东西都堆在桌子上）

一些较厚的文档或材料，就在A4纸的一个方框内记下几行字，桌面、桌下小抽屉、右侧抽屉、光盘盒、右侧桌子、右侧桌子上的文件盒、背后的柜子，一阵子忙碌，收拾出来了好多垃圾（用碎纸机碎掉了3筐纸），扔掉了一堆N年前保留的材料（一些老掉牙技术的笔记、一些陈旧项目的会议记录、一些成果报告、一些荣誉证书的外皮等等），在收集身后的柜子时发现自己好像进入到了一种收拾东西的状态，（这种情况原文作者也提到了）这种状态的一种表现形式就是很长时间没有向收集篮内放入东西。

意识到这点后我抓紧让自己从收拾东西的状态中脱离，总共4个柜子，弄了2个柜子后，发现另外2个柜子中没有什么对我下步工作或生活有启发的内容，就加快了收集的速度。

所有这些以实物形式存在的东西收集完成后，按照书上给的检查表又快速回忆了一些事项，全部收集起来。在收集过程中，发现这些事情确实跳跃性非常强，一会儿是工作上的事，一会儿是生活中的小事，还想起来要帮媳妇刻录一张音乐CD放在车上听，最后终于在下午6点前完成了收集过程，总共用了不到4个小时，中间同事有过短暂的干扰，我快速把事情记在收集篮中，继续我的收集过程。

发现养成这种习惯确实不错，可以让自己在打断后能够快速回到原来的状态，经过这不到4小时的收集再加上后续几天中零星的收集，竟然得到了160多个动作Action，后来发现有些实际是项目Project。

如果担心还有什么忘了收集的，可以看看《搞定3》书中提供的更为全面的长达2页的参考列表。用2天时间做完这一过程，会有种大脑被清空的感觉，再找点时间把家里也收集一遍，会更彻底。因为GTD主张用一个系统把工作、生活、兴趣、朋友、健康等事务一并管理起来，不留死角。

GTD流程的第一步是捕捉（收集），来一次全面捕捉或收集只是开始，以后则要把这种捕捉变为日常的一种习惯。如果你看到一个人在闲聊的过程中不经意地掏出一个小本子，写了几笔之后又放入口袋，他很可能是一名GTDer（实践GTD的人）。

具体的收集工具有：小本子及笔，邮箱、云盘、OmniFocus等软件（这个软件我简单展开一句，OmniFocus这软件只认苹果系统，价格也不低，请根据自身情况选择GTD工具软件）、U盘、实体的收集筐等等，这里不再展开。初学者不要使用过多的收集工具，用一款实体的小本子，再加上一款手机GTD软件配合起来即可。关键是要马上开始实践。

第二步：明确意义

这一部分的内容对应着流程图的右上角部分。GTD强调在收集的时候不做判断，如实记录下来即可，把这些组织整理的事情放在后面的步骤中去做，从而减轻注意力的损耗。

在'明确意义'这一步中，需要回答这样两个问题：

• 这是什么？
• 需要采取行动吗？

可能有人觉得这两个问题有点傻，但如果一个人有明确的价值观、处事原则，有些事情从这一步就会被筛选掉。

本次分享的标题叫'如何用GTD战胜焦虑和拖延'，焦虑说明事件没有安排妥当，拖延的一个主要原因是意义没有明确。

如果这件事不符合自己的目标，可能就需要丢弃；有些虽然暂时不符合长远目标，但可能会在其它方面得到收获，当前还无法采取行动，就需要放到'将来/也许'行动提示清单中；有些内容明显只是一堆参考资料，无法采取某个具体的行动，直接给它取个有意义的文件名，把它放在电脑中某个位置中，方便将来需要时能够快速检索到。（这里提一句，配合everything这款免费小软件，让你效率提升许多）

对于需要采取行动的事项，则进入到下一步流程中。

Everything：用于提升效率的小软件，强烈推荐

第三步：组织整理

这一步中首先要区分项目(Project)和行动(Action)这两个概念，GTD中的项目是指需要完成多个行动后才能达到目标的一组事务，而行动(Action)相对来说就是一般不超过几个小时的简单任务。

这一部分的内容较为复杂，又分为5个小点：

第1小点、项目分解：请看到流程图的左侧的一个分支，有一个箭头，写着'需要多步骤行动的任务'。重要的项目都非常有挑战，通常需要消耗几天、几周甚至更久的注意力才能完成，当直接面对一个复杂问题时，我们的大脑就会畏惧，反应在行动上就会拖延，所以需要将一个大项目拆分为多个具体的事情，这里作者推荐采用'合乎自然的项目规划法'，这个过程有点类似头脑风暴，也有明确的操作方法，这里时间关系，不能展开了。

分解过后的行动都输入到GTD系统中进行管理。一个项目通常会拆分为多个行动，但务必要在众多的事情中找到Next Action，即下一步行动。Next Action是GTD中的一个非常重要的术语，当把事情整理得足够清楚时，Next Action很容易找到，但遇到一个有挑战的项目时，要做的事情一大堆，这时必须找到Next Action做为突破口，许多人在做项目时有拖延症，实际上就是这个Next Action没找到、没去做。有时Next Action只是打一个电话询问，发个邮件求助，召开一个内部讨论会，事情启动了，后面的事情就可以逐步推进了。

关于行动的执行，S.M.A.R.T.原则在这里同样适用。但GTD中又分为了几种情况，让你方便处理。

第2小点、两分钟原则：如果一件事在两分钟内能够解决，马上就给办了。当然两分钟是一种近似，你换成5分钟或再长点也没关系，这只是一种原则而已。

第3小点、委派别人：管理者更需要这个功能，这里需要注意的是，当把事情委派Defer给别人后，需要把Action的上下文(Context)设置为'等待'状态，（插一句这个Context对于Action较多的人适用，今天不能展开太多）这件事有那么一段时间不会出现在你的清单上，不让你心烦。如果需要定期了解进度，可以再设置一个截止时间，在那个截止时间到来的时候，GTD系统会弹出提示，你就去过问一下那件事情的进度。这个等待清单在每周回顾的时候也是一项主要的内容。

第4小点、日程表：如果一件事情有严格的时间要求，比如参加某个会议，在某个时间之前提交材料等等，则把它放在日程表里，这个功能估计大家都会用，而且会滥用。

如果没有严格的时间要求，就不要把Action设置到日程表中，这是GTD的一项重要原则。但如果某个任务确实非常非常重要，你也可以强迫自己把它放进日程表来强制执行，但要慎用。有些GTD软件（比如OmniFocus）支持重复任务，在想养成某个习惯时，可以设置一些循环任务来提醒自己每天坚持下去。

第5小点、下一步行动提示清单：不满足2分钟原则、无法交给别人去做、也没有截止时间要求的事情，这些都是待办任务了。如果这里事情还很多，GTD中又给出了上下文Context概念。我不喜欢这个翻译，感觉'情境'这个翻译更准确一些。

也就是说，一些事情只在某种情境(Context)下，才能够去做。比如：你只有出差时才能去与某位朋友面谈，这样可以让你从一堆事务中快速找出一件可以执行的Action。GTD新手可以先不用管Context，以后根据情况再设置，一般7个就够了，别超过10个。

第四步：回顾（反思）

前三步（捕捉、明确意义、组织整理）在流程图都出现过，这个步骤在两个维度中有，在组织整理的流程图中并没有，却是GTD中的重要一环。回顾的频率最好是每周，每周把自己的系统更新一下，划掉已经完成的Action，分解比较大的项目，把突发的事情也安排妥当，还有精力的话再看看'将来/也许'清单，可能某件事情已经具备启动条件了。

有些GTD新手会忽略'回顾'这一步（因为感觉太麻烦，前两天听了得到APP上的直播，发现GTD中回顾这个步骤实际上就是复盘），长期下去一段时间后，GTD系统内的信息得不到更新，从而内心不再信任自己的GTD系统，焦虑的心情又会重新燃起，所以只有每周回顾，才能使自己不断进步，跟上最新的变化。回顾也有具体的操作办法，可以列出一个检查表来，逐个进行思考，这里不再展开叙述了。

第五步：行动

计划得再完美、再好看也是花架子，还是要去做，Just Do it！保持专注力，对照着Next Action清单一件一件地去完成，如果专注力不够，可以与'番茄工作法'配合使用。

我们用一个例子来回顾一下这些处理流程，直播开始前，我留了一个思考题，现在来看一下如何用GTD处理这10件事。

对于第1条，一位同事请你明天晚上出去喝酒，如果仅仅是胡吃海喝，可以马上拒绝，丢弃。

我现在对于这种事情的判断原则：如果一次交流之后双方都能够获得成长，那就值得做。

对于第2条，想学学韩语。

可能只是一时的心血来潮，可以放在'将来/也许'清单中。这种事项，在月度回顾或季度回顾时会重新评估，看看是不是变成一项必须去做的事，或者具备了启动的条件。

对于第3条财务科发来了一封邮件，说公司的纳税信息发生了变化，以后出差时开具发票时要留意。

这条无法采取行动，是典型的参考资料，记在手机的备忘录里或OmniFocus时。这类APP软件很多，关键的是你得固定使用一种软件，比如：evernote，有道云笔记，omnifocus，或qq邮箱等。

对于第4条，想在一个国际会议上发表一篇论文，论文全文的截止日期为5月31日。这种是明显的项目，需要专门找出时间来把这个项目分解，（自然式计划模式），搜集素材，设定主题，写作（摘要、前言、技术点）、摘要的翻译、试验、投稿，分解之后，一定要找到Next Action，不同人的拖延习惯是不同的，你自己意识到这一点后，你的下一步行动，可能就是把你最有感觉的那一小节写出来。打开电脑，关闭一切弹窗的提示、浏览器等，写下这一小节的标题，然后想到什么内容就把这些内容打出来。别想太完美，这样这一小节论文的初稿就有了，当一件事开始了之后，后面的事情就可以顺着做下去了。

第5条，提交了一个直播申请，对方发来邮件，还要你把身份证的扫描件发过去。这种事情2分钟可以搞定，马上办了就行了。

第6条，昨天带着一位下属参加了项目进展汇报，领导提了一大堆要求，要把会议纪尽快整理出来。这种事情当然委派给下属，如果这个纪要很复杂，需要好几天，然后把这件事设定为'等待'状态，在某一天的时候你去过问一下。

第7条，新生大学在4月25日20：00有写作课，上次朋友聚会没听成，这次可不想再错过了

这种是明确地有时间要求的事项，在这个事项加在日程表上，截止时间19：50。

第8条，最近媳妇从淘宝上刷工行信用卡买了几样东西，要在25日前还款，否则个人信用可能会受影响。

这种也是日程表的事项，我的信用卡已经设置了自动还款，但仍得确认一下。很多GTD软件都支持'重复任务'这种功能，比如在OmniFocus中可以设置为每月重复。

第9条，听许多人说《穷查理宝典》这本书不错，准备好好读读

如果你习惯于看电子书，直接从amazon一键下单，把这本书放入'读书清单'中。

第10条，北京的有位朋友对比特币很精通，以后出差去北京时一定要当面跟他聊聊

这种事情你想面谈，所以只有出差到北京时才可以执行的动作，把上下文标记为'外出'。

第三部分：垂直维度的把握视角，做正确的事

在实践GTD的前1、2年里，我并没有过多地关注于这个垂直维度，也就是说一直在尝试着把事情做得更有条理、更有效率，仍走了一些弯路。人需要在某个阶段，从一堆事务中跳离出来，从内心审视一下自己，从更高的视角上去俯视自己所做的一切，可能有些事情就会放下吧。

GTD中用飞机的高度来类比，把事情共分为6个高度：

GTD的6个高度

1、下一步行动：这是最低的一层，相当于跑道，纵轴与横轴上相交的那个步骤，所有的项目都要落实在许许多多的行动上，要落实到每天的事务中，需要熟练地应用GTD流程，对所有事务收集、整理、执行、回顾、记录，这些都是GTD的基础，当把这些事情处理好后，效率自然就会提高。

2、项目：一万英尺，中国人对英尺这个单位没感觉，相当于3048米的高度。再重复说明一下，需要一个行动以上才能完成的事情，在GTD中都称为项目Project，这里的项目有点不同于工作中常说的项目，有些项目可以较大，比如写一篇学术论文，也可以很小，比如说组织一次小型讨论，有些项目长达1年，有些项目可能1天就可完成。

在每周回顾时，就要逐个检查这些项目的执行情况。

3、责任范围（关注层面）：二万英尺，6000米高空，每个人在社会上的不同角色所对应的不同责任，比如我自己吧，身为孩子的父亲，身为单位的工作人员，身为妻子的丈夫，身为父母的子女……都要承担相应的责任，可能人与其它动物的不同就在于人生中要承担这些责任吧。

4、目标：三万英尺，9000米高空，我百度了一下飞机的正常飞行高度，短航线的飞机一般在6000米至9600米飞行，长航线的飞机一般在8000米至12600米飞行。看来这个9000米高空，就是飞机的正常航行时的高度吧。这个高度主要思考一到两年的目标。在年初时可以设定此目标，并不断地在周回顾和月回顾中分解，落实到每周、每日中，而且随时调整，有些目标在不适应于最新的变化时，就需要大胆地调整。

5、愿景：四万英尺，12000米高空，考虑3到5年的目标。想理解这么高的高度，真不容易，我实际上也没有达到，也一直在追寻。想活在未来，就需要不断地实践和反思。

6、原则：五万英尺，15000米高空，据说有些公务机的飞行高度可以达到15000米，在这个高度上思考的是人生的意义及价值观。当李笑来在新生大学里推荐《原则》这本书时，我恍然大悟，原来正是这些原则构成了我们各种行动的指南。人生的过程就是不断选择和决策的过程，当从人生高度明确了这些原则之后，做一些事情时就会很容易地做出自己的选择了。

GTD作者推荐可以在月度回顾、年度回顾时，对这些高度进行反思和调整。每年重点对三万英尺的目标层进行反思，当生活或工作发生一些重大变化时，需要进行更高层的反思和调整。我们的行动处于的高度越高，它就越要紧。

什么事才是最正确的事？我也没有答案。人总是一个矛盾体，有些事情不去做，怎么能够知道是对还是错？所以像苍蝇般乱撞的过程还是要有的，关键的是要能够快速试错，找准方向，再像蜜蜂般去努力实践。正像GTD的英文Getting Things Done的意思一样，先得把它做完，把它搞定。

我对冥想还没有体验，可能冥想会锻炼人们从更高的视角来审视自己的日常行为吧，希望有冥想经验的朋友可以给我留言。

通过前面的介绍，你已经知道了在水平维度上，有5步流程可以让做事更有效率，在垂直维度上，有6个高度，需要不断地反思和调整，去做正确的事。

第四部分：我的GTD执行效果与体会

有些人听了我的GTD介绍，可能有点想跃跃欲试了，李笑来专门有一篇文章讲了'践行'的重要性，有人说了一万遍，还在问这个问题'学这个东西真的有用吗'，与其这样，还不如赶快行动。关于如何开始GTD，这个话题的内容也挺多的，贴一个链接：

从2011年7月开始践行GTD之后，每年我都会让自己去挑战一些事情，做不到每天进步一点点，但要每月都有所进步。

最大的收获是读书方面，之前说过，我在40岁以前，也不能说不读书，只是读得书太单一，全是IT方面的书，比如《C程序设计》、《软件工程》、《敏捷开发》等等，其它专业的书籍鲜有涉及。

在实践GTD之后，开始从网上找些其它方面的书来看，比如管理类的、心理学方面的，以前不读书的时候也没啥感觉，但读完了几本书之后，发现自己以前是多么的封闭，很多事情早有人在书里写过，总结得全面且深刻，有些作者真是在把毕生的感悟写进了书里，而我们只需要买一本书，就可以学到他多年试错后总结的成果，真是太划算了。

我读书比较慢，从2012年算起，到现在读得比较完整的大概有近100本，其中包括10本英文小说。曾经每读完一本，就把笔记整理出来。李笑来说读书笔记作用不大，但对于以前从不写作的朋友来说仍是非常有用的。也正是这些读书笔记，让我开始有所输出，正是这些输出让我对书中的一些要点有了更深的理解。当然践行仍然是更重要的。

读的书越多，现在的我越发明白了打造多维度竞争力的重要性。

第二个收获是英语方面，曾在2015年用了半年多的时间阅读了10本英文原著，让英文水平有所提高。我学习英语的路相当曲折，本科之前没主动学过英语，成绩不好。工作后曾用SuperMemo背单词的傻办法坚持了5年多，背了8000多个词条，保证了英语水平没有丢掉。等看完这10本书之后，发现李笑来写了一本《人人都能用英语》，才明白要'用'才能学好。

第三个收获是学了好几门编程语言，例如：Objective-C、Haskell、R、Go等，不仅学了Objective-C，还用它在苹果商店开发了一款APP。