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在我的上一篇时间管理文章中，提到了时间管理就是目标管理，并依次分析了如何保持节奏、借助工具、分析总结以及有良好状态。 分析了几本时间管理的书，总结出这5条提升效率和生活质量的方法 这一篇我是从最近阅读的几本书中归纳出来的，是对前一篇文章的补充。这些书包括《时间管理》、《现在就干》、《如何管理你的时间和生活》、《吃掉那只青蛙》、《整理的艺术2：时间是整理出来的》等等。  一、时间管理考验选择能力《如何管理你的时间和生活》的作者艾伦·拉金建议：在每一天工作开始之前，思考要完成的项目时，要对每一个项目按照重要程度进行ABC分级，其中A代表最重要，C代表相对不那么重要，B的重要程度在两者之间。然后，先去完成A级项目，接着B级，最后C级。这种方法会时刻提醒你关注那些对长期发展有益的项目。由于时间有限，你有时可能无法顾及B级和C级项目，所以，必须确定优先要做的事情，这样减少了当你把大部分项目都做完了，发现有效性却很低的状况。 另一位作家博恩·崔西在《吃掉那只青蛙》这本书的主要观点是：在你决定要做什么，并对其进行排序的时候，你首先要解决那些最难办的项目。马克吐温曾经说，如果你每天早上必须做的第一件事是吃掉一只活青蛙，那么，你这一整天都会感到满足，因为你已经知道这可能是你这一天中即将发生的最糟糕的一件事情了。吃青蛙的原则是：如果你必须吃掉两只青蛙，你要先吃较丑的那只。也就是说，如果你面前有两项重要的任务要完成，你要先从那个最大、最困难而且最重要的任务开始做起。督促自己马上开始，然后一直坚持，直到任务完成，再去做其他的事情。 需要注意的是，“确定优先次序”说起来容易做起来难。减少那些发出噪音来干扰你的注意力的任务。这里可以用“四象限法”，以“重要”和“紧急”两个维度划分，可以得出四个象限，分别是：重要紧急、重要不紧急、不重要不紧急、不重要紧急。判断是否重要与个人的长远目标和价值观相关。判断是否紧急，与事件的完成时限长短有关。我们常常忽略重要但不紧急的事情，做排序时要重点考虑它们。  一定要经过深思熟虑，谨慎的决定哪些行为会使你更加接近你的目标，并首先去做那些事情，有意识的在当下满足与长远满足之间进行选择。如果你不主动作出选择，就只能任由其他力量主宰你的人生了。 二、多维分析并且量化目标在上一篇文章中我提到过“时间管理的本质是目标管理”，当我们想把某个想法当做目标时，还需要做哪些准备才能更快速启动、更高效执行呢？ 在执行目标之前，你可以进行“SWOT分析”，这个工具原本是用来分析确定企业战略的，后来也被用到个人管理领域。这个方法分别从四方面进行分析，分别是优势S（strengths）、劣势W（weaknesses）、机会O（opportunities）、挑战T（threats）。依次思考并罗列出实现某个目标的优势、劣势、机会和挑战。将来，对优势和机遇两部分加大精力投入，对可能存在的风险提前制定应对方案，对劣势采取提升到基础水平或是找他人合作的方式来弥补。  对于目标的具体设置和分解，《时间管理》这本书中提到了著名的“SMART原则”：S具体的（specific）、M可衡量的（measurable）、A可实现的（attainable）、R相关的（relevant）、T有时限的（time-bound）。举个例子，“我想坚持跑步”这个目标按照以上原则转变为“开始每天先跑2公里，循序渐进，累计100公里以上，2个月后在半小时内跑完5公里。”研究表明，将目标越清晰越合理，我们的大脑越接受它，就越有实现的可能。 另外，为了高效利用时间，还可以对任务进行合并。我们的时间是十分有限的，如果有些目标能合并到一起完成，可以达到一箭双雕的效果，相当于把时间变出来2倍。比如，你有一个跑步的目标，另外还有陪伴侣的目标，如果你们平时都喜欢健身，就可以尝试和另一半一起健身。 三、让好习惯成为固定旋律习惯是导入大脑的程序，我们的行动一多半是由习惯决定的。习惯有个“暗示——行动——奖赏”式的循环链条，最早由心理学家斯金纳开始研究的。比如，你想养成每天早起阅读半小时的习惯。你可以把书放在床头触手可及的地方。这暗示你启动后面的阅读行为，当你阅读坚持多少天之后可以奖励自己一个小礼物。在这个循环中，习惯没形成一定是某个环节出现问题了，要记住“暗示要明确，行动要量化，奖赏要及时。”  习惯主要分为三种：行为习惯，比如阅读、写作、学习等；身体习惯，比如早睡早起、运动饮食等；第三种是思维习惯。其中，思维习惯是最难养成的，需要通过前两种的积累而慢慢改变。 刚开始培养习惯时，尝试找出所有想要养成习惯中的核心习惯，核心习惯就是能带动其他多个习惯的那一个。比如，你平时白天工作忙，晚上还需要照顾孩子，很少有自己的独处时间，而早上精力比较充沛，那就可以将“早起”设置为你的核心习惯。一旦早起习惯形成了，你就有整段时间做想做的事情，或是阅读或是写作或是运动……让每一天从开始就很充实。 建立习惯还需要对自己有耐心，一次两次不行，还有三次四次……为了更好的进行自我监督，可以做一个“新习惯登记表”记录新习惯的动力来源、需要工具、具体程序、例外应对等等，方便及时调整，能看到点滴进步也是自我激励。 不重视瞬间，就等于否定了由这些瞬间积累而成的一生。我们要将习惯执行下去，努力将中长期目标变成习惯，让惯性像风那样，成为推动我们向前的力量。 对于碎片化的空闲时间，可以根据自己的中长期目标列一份“边角料清单”，用“何时……做什么……”的形式，让自己形成“如果……就……”的条件反射。 你还可以继续细分，《现在就干》的作者将空闲时间分为几分钟左右的“零碎闲散时间”以及半小时左右的“小块体力时间”。前者可以用于视觉学习，如看一篇文章，或是做做眼保健操、纵纵肩膀这些小活动等等；后者可以用于听觉学习，比如有声书或是音频课，也可以构思一下文章的框架等等。 四、日计划使生活有节奏感《整理的艺术2：时间是整理出来的》中有个观点：生活需要节奏感——如果每天是一个音符，每周是一小节，每月是一段，每年就是一首歌；季节也可以呈现节奏性——春天向外探索，夏天专注耕耘，秋天验证收获，冬天总结展望。 节奏感是每一天累积的结果，而高效的一天是“固定旋律”和“个性旋律”的完美融合。固定旋律就是你养成的习惯所组成的规律化生活，包括作息、运动、仪式等等；个性旋律就是每天做好几件对自己很重要的事情。 “日计划”是将固定旋律和个性旋律呈现出来的时间管理工具。日计划的制定主要分为五个步骤，首先是“收集”，就是把所有的想法都写下来，随时收集，记录时只记关键词即可。在这一步，为了便于整理，记录工具不要太分散。第二步“孵化”，就是把那些不成熟的想法转化为能够尽快推进的具体任务。这样做有三个目的：一是防止浪费了好想法，之前的收集箱变成垃圾箱；二是在把复杂的任务进行分解，模糊的想法会变成清晰的指令；三是预估每件事情所要花费的时间，初步评估事情的优先级，是为了把有限的时间资源投入到最重要的领域。第三步是“确定”，就是做出日计划清单。做法是将当天必做的事情先写到时间表里，再从前面评估优先级的事情中，选几件优先级高的项目，补充进那些空闲时间。可以买有时间轴的日计划本，记录很方便。需要注意的是，总时间要给自己多留出一两个小时，作为每件事情之间的休息和转换时间。第四步就是执行日计划了。需要经常提醒自己两个问题：“这件事应该做吗？我这么做高效吗？”执行时尽量专注，减少任务之间的切换，利用好边角料时间。最后一步是“回顾”。你需要检查整个系统，每个项目的时间分配，每个任务的进度，未完成的原因以及如何再安排。除了每日回顾外，还要有周回顾，看看自己是否偏离总目标，并把这些加入个人经验库，让成长看得见才更容易坚持下去。  五、要把拖延扼杀在萌芽中很多时候我们之所以拖延不是因为不想做，而是不知道如何下手，导致越想越焦虑。这就是日计划中“孵化”的重要性。越是不清晰的目标，大脑默认越不想做。所以一定要把复杂的任务和大的项目拆解成“立即能做的每一步”，用SMART原则对目标进行具体化，少动大脑才更容易开始。 其实，很多任务被拖延都是有迹可循的。或是因为没有强烈的内在动力，或是重要程度判断有偏差，或是目标不清晰，也可能是其他短期欲望影响。识别你的拖延是哪种，在它每次即将出现时，感受它的提示，将提醒当做行为矫正的工具。比如，在小卡片上写下自己的目标或是能激发你的语句，放在常用的包或者衣服口袋里；也可以将手机背景设置成某个梦想的图片，这样每次点开手机就提醒你一次。 还有一个好方法，为了高效完成任务，我们可以把事情按照不同的时间、地点或者完成方式进行分类，再对于同一个情境集中起来处理。这样可以节约很多转换时间和重复精力。举个例子，比如需要用手机完成的任务、需要用电脑完成的任务、需要和人沟通的任务，分组进行。而且，同样的情景就像一种仪式感，会让人精力更加集中。 付诸实践比追求完美重要的多。只有在行动中才能根据反馈有效调整。  比起对的事情，大多数人更倾向于选择快乐的事。但越是认真的人，越喜欢做对的事。积极心理学书籍《真实的幸福》中写道“就像美好的生活会超越愉悦的生活一样，有意义的生活则会超越美好的生活。”即使目前你处在下坡路，也不要放弃，不要忘了这一路走来，你积累的所有经验都是宝贵的财富。愿你回头看看曾经收获，再转过头坚定的走下去！ |
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