【原】这么写纪要，才能涨绩效

有人在网上请教如何写会议纪要，很多人给了会议纪要格式的建议，也给了一些纪要的要求等。

但是这些都是聚焦在记录层面，我们回归到会议本身的目的：解决问题。

所以记录会议的结论只是解决问题的一个中间小环节，我们有更重要的事情要在会前、会后去做。

举个例子，假如你要装修一下房子，你更看重的是什么？

1、会前：大家约个时间和相关人员，讨论方案

2、会中：大家就装修效果达成共识，即在几个小时的会议中记录最终要达到的效果。

3、会后：执行是否到位，即在接下来一个多月的持续实现过程。

其中，最容易忽视的是会前的准备阶段，最容易出现分歧的是会中的讨论阶段，最容易出现偏差的是会后的实现阶段。

同样，在工作、生活中，我们开个会其实不是完事了，而是事情刚刚开始启动。

会议的目标是解决问题

确定会议类型

会议主要可以分为两种：

• 研讨会：在会议上进行分析研讨，大家畅快交流、互动，目标是信息相互激发。会议时间会比较长，会有分组讨论和发表的过程，时间一般比较长，从几个小时到几天不等。

• 决策会：大家已经有了各自的思考和问题，但是有很多歧义，需要在会议上达成共识。大家快速决策，会议时间很短，从15分钟到2小时不等。

开会最大的误区就是将这两类会议混淆在一起，导致会议冗长低效，与主题无关的人都耗在里面，浪费了大量的人力成本。

所以在会议之前先确定会议类型，然后才能组织人员开会。

不同类型的会议，有不同对策

确定会议类型后，下面探讨一下频率最高的决策会的三个阶段的要求和注意事项（研讨会比较少一些，不在这里交流）。

会前准备：让所有人做好成分准备

大家都讨论会议冗长，尤其是很多议题与自己没有什么关系的时候，所以高效会议的前提就是会前每个人都清楚议题中自己负责部分的问题。

1、在会议前，组织者将议题发给所有人参与者，并要求提出自己的想法，

2、会议通知中，可以将背景知识、前期的问题进展简单介绍一下，并点名对应责任人提前准备。

3、鼓励参与者先私下点对点交流达成共识，如果已经有共识，在会议上陈述即可，不用作为讨论方向。

4、确定时间、地点之后，尽可能不要更改，避免人员到不齐，无法解决关键问题。

会前准备的关键词是：背景介绍、思考问题、准时开会。

会中共识：会议中大家讨论分歧，达成共识，确定责任人和截至时间

会议中，主持人要控制住议题进程，紧扣核心原则：讨论分歧点，尽可能达成共识。

为了高效决策，建议采用“话语权”制度，即谁拥有话语权时才能发言，其他人不能打断，从而确保议题不漫溢、不中断。

可以拿个话筒作为话语权的触发器，即拥有话筒的人可以讲话，其他人听，等他讲完后，话筒传给有异议的人来讲解，避免了大家各说各话，一片嘈杂。

话筒原则：拥有话筒人的才能发言

会议纪要（终于说到会议纪要了）的记录中，主要将问题结论、责任人、完成时间记录下来。

为了保证内容的可回溯性，建议将原始记录（即按照发言记录的流水账）做个备份，重要会议要保留语音记录。

然后在原始记录的基础上，再次整理出一份全新纪要，建议格式为：

再次重申，会议纪要最核心的要点就是：记录结论、确定责任人。说白了，就是“什么事”、“谁来干”，这个理顺了，一切都好说。

会后跟踪：将纪要发给大家，跟踪每个责任人的进度、问题、风险

会后有众多的工作要首位：

1、会议结束后，需要将会议结论主送给与会者和责任人，抄送给其他需要知情的人。

2、发送会议纪要的邮件中，需要对每个责任人的名称标红加粗，让对方清楚自己要做什么，有必要的话，可以电话确认一下，确保这个工作可以准确无误地执行下去。

3、定期跟踪任务的进展，尤其是领导重点的任务。

可以使用进度表格做一下跟踪和晾晒，对于风险进行重点跟踪，点名责任人在规定时间内解决，不能拖延。

4、如果有必要，针对进展和遗留问题再次召开会议，再次决策和达成共识。

跟踪进展，推动落地

一句话总结

高效的会议应该是这样的：

1. 分清会议类型（研讨会议、共识会议）。

2. 会前让各方做好思考和准备。

3. 会中控制进程，记录结论和确定责任人。

4. 会后以纪要为中心，推动责任人按时解决问题。

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