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01 学员提问： 子牧老师你好，我是小七，今年年初跳槽到现在的工作做总经理助理。 这半年来我发现自己的工作效率总跟不上领导的速度，经常加班还不被领导认可，我知道职场法则是只谈功劳，不谈苦劳，我不想被总经理认为是没有工作能力。 所以我一直努力的去适应领导的节奏，每天很早就去公司，准备当天要用的资料，对于总经理交代的事情，我尽量想得更全面，避免出现纰漏。 即便加班我也很少有怨言，但是这种工作状态让我很焦灼，很紧张，长期这样下去肯定不行。 我想问问子牧老师，有没有好的方法，可以提高工作效率？让我摆脱这种现状。 02 子牧老师回答 小七你好，我是子牧。 你说到现在工作效率比较低，情绪上有些焦虑紧张，这样的状态其实会相互影响，形成恶性循环，尽早做一些调整是非常有必要的。 很多职场人都会存在工作效率低的问题，为什么会这样呢？ 原因大致有3类： ① 第一个是过度追求完美。太关注细枝末节，想把每个环节都想做到十全十美，这样的期待非常消耗精力，想有高效率很难。 ② 第二个是没有合理的工作计划。我见过不少同事，对于每天要做的事情完全没有计划，想到啥就做啥，什么时间做什么事情完全看心情。 也有朋友确实是有计划的，但是计划不合理，导致执行起来很困难，最后不但达不到计划的目的，还会产生自责的负面情绪，这也会影响工作效率。 ③ 第三个是缺乏工作能力。我之前的一个一对一咨询者，刚升职为财务经理，觉得工作很难开展。 在咨询的时候我们发现，他从原来自己独立完成工作，转换到现在需要和不同部门领导沟通，一件并不复杂的事情。 因为缺乏沟通技巧，使得自己做很多无用功，这种低效率的情况就是能力不足所造成的。 小七，你现在作为总经理助理，所做的事情大多是事务性的，并不存在技术难题。 那现在出现工作效率低的状态，你不妨先分析看看，导致这种情况发生的原因，是上面说到的哪种因素。 当我们找到原因后，接下来我们就说一说，提升效率的4个方法。  方法一，在心态上，坚持先完成、再完美的原则。 对工作求全求美，原本是职场人对自己高要求的表现，是一种好的品质，但如果一开始就要求完美，反而会阻碍我们去行动。 我们都知道乔布斯是一个特别典型的完美主义者，对于自己设计的产品要求高到近乎偏执的程度。 即便如此，他所生产的每一款产品也都存在Bug，也都需要升级迭代。 如果他一开始的目标就是要设计出一款完美的iPhone，那我们也就看不到苹果手机的问世了。 所以无论你的天赋有多好，能力有多强，最好的方式也是先完成、再完美，先让自己行动起来，是提高效率的第一步。 当然我们也都知道，任何事情都不存在完美，当我们在完善工作的时候，也要学会抓大放小。 对于不那么重要的细枝末节，该放就放，把精力放在更重要的事情上，才能提高我们整体的工作效率。  方法二，在精力上，先用集中的精力去解决任务的“硬核”部分，再用零散的精力去解决边缘的部分。 我们都有这样的经历，某些工作内容咱们可以一边聊天一边完成，而有些工作只能在无人打扰，精力集中时才可以高质量完成。 所以想要提高效率，我们就要根据内容来匹配精力。 作为普通人，我们每次能高度集中的时间大约只有25分钟。 而且在办公室里，还会有被随时打断的可能性，所以我们能掌控的高度集中精力的时间段是有限的。 因此当我们拿到一项任务时，不要按照固有模式从第一步开始做，而是先找到任务最关键、最难搞的“硬核”部分。 然后分配精力集中的时间段先去攻克“硬核”部分，只要这部分搞定，任务基本就完成一大半了，剩下的即便是在精力不足的情况下，也可以搞定。 就拿我们每个月都会做的“总结PPT”来说，最需要我们集中精力去做的，其实就是总结的内容。 那我们就把无人打扰、能专注的半小时用来写内容。 这时候格式什么的都先不管，只要内容写好了，即便不断有人来打断你，你也能完成找PPT模版，调整结构、做特效等等工作。 但如果你在写内容的时候，有人来打断你，那完成“总结PPT”这事儿的效率就会被降低。 如果你在自己的工作中遇到了什么困惑和发展难题不知道如何解决，可以添加我们职业辅导师的微信：gerenfazhan005,让他帮你一对一分析现状，走出迷茫困境。  方法三，在计划上，同类型的工作集中处理，这样可以减少任务切换带来的认知损耗。 心理学家早就研究过，我们的头脑在处理不同信息时，所用到的认知类型也不同。 处理语言文字时是一种类型，处理视觉图片时又是一种类型，进行数值计算时又是另一种类型。 当不同认知类型进行切换时，我们需要重新进行调整，也就是我们常说的，要进入某种状态。 如果我们在工作中，不断进行认知类型切换，就会导致更多的损耗，自然效率就会降低。 所以我在工作中，会把当天要做的事情进行分类，通常我会分为对外沟通型工作，独自完成型这两类工作。 例如我今天要做的有开会、核对部门绩效、员工谈话这三件事情。 其中开会这件事分为，会前思路总结，和开会两个环节，员工谈话分为谈话前资料准备和谈话两个环节。 那我会把核对部门绩效、会前思路总结、员工谈话资料准备划分为独自完成这一类。 把开会和谈话这两个环节划分到对外沟通这一类。 这样我能在同一个时间段里，做同类型的工作，这远比想到什么做什么，更容易进入状态，效率也会更高。 当然，你可以根据自己的工作属性进行其他的分类方式，以此提高工作效率。  方法四，在能力上，要刻意练习。 能力不足是很多朋友工作效率低的根本原因，他们或许已经工作多年，但能力却不见提升，原因在于进入了无效重复的怪圈。 之前我们有专题分享过，提升能力最有效的方式就是刻意练习，如果你还不清楚怎么刻意练习，可以看看我之前的文章，在这我就不做赘述了。 好，到现在怎么提高工作效率我就和你分享完了，我们还是一起来回顾一下： 首先我们说了导致效率低的3个原因： 分别是过度追求完美、没有合理的工作计划以及缺乏工作能力。 接着我们说了提升工作效率的4个方法： ① 心态上，坚持先完成、再完美的原则，并且要懂得抓大放小； ② 在精力上，先用集中的精力去解决任务的“硬核”部分，再用零散的精力去解决边缘的部分； ③ 计划上，同类型的工作集中处理，减少任务切换带来的认知损耗； ④ 最后是在能力上，进行刻意练习。 希望通过这4个方法的分享，能解决你低效率工作的问题。 子牧老师 估值10亿教育机构合伙人 国家认证生涯规划师 南开大学应用心理学研究生 国家认证二级心理咨询师 擅长领域：职业选择与定位、情绪管理、目标管理、个人能力提升等。 咨询经验：6年教育行业咨询从业经验，帮助100+位职场人确立职场目标；深入了解IT、互联网行业的岗位职能，平均每2天帮助1位职场人梳理能力结构、优化简历撰写、辅导面试技巧，帮助学员重入职场，薪资提升最大幅度达200%。 具备敏锐的洞察力，擅长挖掘现象背后的本质问题，并会抽茧剥丝帮你找到根源，陪你一起确定可以落地改善和解决的方案。 👇 想要 找到个人优势，明确未来发展方向？ 搞定高薪有价值的工作，找到适合自己的行业？ 提升工作能力，避免无效努力？ 快速突破职业瓶颈？ 提高个人情商，拯救职业危机？ 打破职业倦怠期的魔咒？ |
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