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对项目经理来说，一个项目中涉及的干系人越多，其沟通成本越高。如果核心成员还是跨公司、跨部门、跨地域的，大家互不相识，其沟通难度可见更大。 那在不同部门各有不同立场与利益的情况下，项目经理该如何有效沟通，把项目做好呢? 环环整理了一些经验可供大家参考学习。 一、跨部门沟通经常遇到的问题 别人对你“爱搭不理” 尤其是在弱矩阵中的项目经理，本身没有实权，只能依靠开会时领导指示或者靠自己“刷脸”去跟其他部门的人员沟通。别人对你不重视，连带对你的工作也不会太上心。 比如，不管你是通过邮件还是其他沟通工具，对方不会立即回复你，或者当你发了一长串文字之后，对方过了很久才回复你一两句甚至已读不回。 互相踢皮球 这是跨部门沟通中最让人头疼的事。当你去找A时，他告诉你你需要去找B，你找到B之后，B又让你去找C，问了一圈，最后还是A负责这件事。折腾了一上午，时间都浪费在找人了。 定好的排期执行有偏差 我们在沟通需求时，需要经过几番讨论，最后达成一个确定的方案，然后对方给一个排期。但是等你快到期去找他的时候，他却告诉你需求没做完或者根本没做，因为临时有紧急需求加入，你的需求只能往后排。然后你要是有意见，他会请你去找他的领导沟通。 二、跨部门沟通如何避坑？ 1、识别和梳理干系人 第一步，识别干系人 对于新项目，刚组建的项目团队，项目经理首先要做的就是识别干系人，整理出一份详细的人员名单，根据项目计划，制定人员分工清单，包括姓名、部门、上级领导、工作职责等。并且要根据项目计划变更和人员调整进行实时更新。 第二步，梳理干系人 项目涉及的干系人众多，不可能每一个人项目经理都会进行充分沟通。 所以需要根据干系人的权利和利益进行划分。如下图。 对于不同的干系人，有不同的沟通策略。 2、想清楚你要沟通的问题 3、主动倾听，“管事”和“理人” 【管事】 作为一个项目的主要负责人，项目经理就像一个大管家，事无巨细都要处理的井井有条。下面列出几项重点事项： 【理人】 主动沟通 项目经理作为串联整个项目的“灵魂人物”，从上到下，从里到外，都需要主动去跟干系人沟通。尤其是在项目前期，花80%的时间去跟干系人沟通，聆听他们对现状的评价和发现的问题，并进行提炼和汇总，在项目后期所投入的精力就会相对变少。 诚信沟通 既然大家是为了同一个项目，能最快的信任对方，与对方合作才能更好的完成项目。工作过程中最忌欺骗、隐瞒事实，这样会破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任，会加重彼此的防御心，沟通上就会有所保留，甚至隐藏一些重要的信息。 诚信沟通的四要素： 确保信息无误 在进行跨部门沟通时，项目经理务必向项目内成员传达清楚最新进度和信息。有时候，跨部门会议会决定很多事，而这些事必须由不同的成员去执行，所以保证信息传达准确无误，才不会让好不容易达成的共识打折扣。 为了确保沟通信息无误，项目经理可以利用以下几个方法： 专业沟通 让沟通聚焦的最好方式，就是呈现具体事实，引导人们迅速将注意力放在中心议题上，减少不当的臆测。《哈佛商业评论》指出，事实可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。专业的沟通，是提出事实，就事论事，这样可以创造一种强调议题，而非人身攻击的氛围。 主动补位 项目运行过程中，有时候会出现岗位空缺，或者人员不足的情况，这时项目经理可以主动去补位（注意是职责补位）。 比如，当项目工期紧的时候，不能只拼命的让开发测试的小伙伴加班加点赶工期，项目经理可以充当临时的测试人员，帮助完成项目测试工作； 再比如当运营人员在外做推广时，项目经理可以协助运营处理客户咨询等相关事宜。 结语 项目经理是一个全能工种，为了保证项目顺利运行和交付，在其中需要协调各种关系，照顾各种干系人的情绪和需求。学会主动沟通、学会倾听、注重事实和专业、维护信任关系、扛起责任等都是项目经理跨部门沟通必备的技能。 跨部门沟通你还有哪些好方法呢？ 欢迎留言哦！ |
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