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1、目的 1.1、 防止作废文件/记录的非预期使用。 1.2、 确保对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能及时获得所需有效版本的文件。 1.3、 防止文件/记录和资料丢失、损坏，确保其按规定的要求进行保存管理。 2、范围 适用于本公司质量管理体系有关的文件/记录的控制，包括外来文件。 3、权责 3.1、 总经理负责批准《质量手册》及质量管理目标、指标。 3.2、 副总或文件指定的人负责质量管理手册的审核及三文件的批准。 3.3、 办公室负责管理体系相关文件/记录原版汇编、保存、管理，并全面管控体系文件/记录，包括文件/记录的目录清单、申请更改、回收、发放、销毁等的相关记录。 3.4、 各部门/车间负责该部门相关文件/记录的编制/填写、使用、收集、保管、整理及归档。 3.4.1、 产品质量/技术文件/记录和资料等由质量部负责管理。 3.4.2 、设备技术资料/特殊工种证书/资料等由办公室负责管理。 3.4.3 、其他相关的文件/记录(如图纸/客户合同等)由相关应用部门负责管理。 4、定义 无 5、工作流程： 5.1、 管理体系文件/记录的分类 5.1.1、 从文件/记录的来源可分：公司内部编写的管理体系文件/记录和外来文件。 5.1.2、 从文件的级别来分： 一级文件：质量手册（文件编号：Q/A-2017 ） 二级文件：控制程序（文件编号：Q/B□□-2017 ） 三级文件：各个部门/车间的岗位职责、作业指导书、检验规范/标准、操作规程、管理规范、工艺流程（编号：Q/C□□-2017)/图纸及外来文件(如标准、法律法规)等。 四级文件：各个部门/车间的记录、表格（编号：QR/X□□-□□) 5.2 、 管理体系文件的格式及编号 5.2.1、 文件版面格式。按母版要求。 5.2.2 、文件编号 5.2.2.1、 文件版本及修改次数： A、B...等为版本号，当该文件的30%以上内容需要更改，或执行的标准升级，版本号也应该做相应的升级。 0、1...等为修改次数，当文件的30%以下内容需要修改，即版本号不变，修改次数作相 关递升，升级或改版后记“-0”表示升级或改版后发布的首版。 5.2.2.2、 文件编号：质量体系文件-文件层-文件序号-文件年号，例如Q/A-2017，Q/A表示“质量手册”2017是年号；Q/B01-2017, Q/B表示“程序文件” 01表示程序文件序号，2017是年号；Q/C01-2017, Q/C表示“三阶文件” 01表示三阶文件序号，2017是年号。 5.3 、文件编写、审核、批准 5.3.1、 手册，由办公室编写、副总审核、总经理批准。 5.3.2 、 二阶文件，由职责部门编写、副总审核、总经理批准。 5.3.3、 三级文件，职责部门编写、副总审核、总经理批准。 5.3.4 、四级文件（相关记录），由使用人员/部门编制表格/表单、办公室审核/编号，副总批准（确定表格格式/栏目/内容/要素等）后使用；由使用人/部门填写，其部门主任审核。 5.4 、文件的标识及识别 5.4.1 、“受控文件”、“非受控文件” 公司管理文件分为“受控”和“非受控”两大类，盖有“受控文件”的用于品质内部管理和外部认证，“非受控文件”的用于对外交流/发至上级领导或顾客，或者是质量管理体系以外的文件（如行政制度、财务制度等）。 5.4.2 、公司管理体系的文件用“编号”、盖“受控文件”等进行标识。与管理体系相关的国家法 令、法律法规、技术标准、行业标准等盖“外来文件”作标识等。 5.4.3 、受控文件、外来文件的印章盖在文件右上角。 5.4.4 、作废而必须留存的文件，在文件中盖红色“作废保存” 印章。 5.5 、文件发放、回收 5.5.1、 所有质量管理体系的文件，必须经审核、批准，统一交到办公室。由办公室作相应的标识后分发到各个相关部门或车间。 5.5.2、 发放文件时，必须同时回收该文件的作废版本。在管理现场不可以有不同版本的两个或两个以上的同一文件。 5.5.3 、文件发放、回收必须填写《文件发放/回收签收表》，以证实相应交接。 5.5.4、 当需要使用文件的人员/部门未领到文件时，应填写《文件领用申请单》，经办公室同意，方可领用。 5.5.5、 本公司之外单位或个人需要借阅本公司的《质量手册》、《程序文件》和《作业指导书》、工艺图纸等，须填写《文件借用/借阅申请单》，经公司副总或总经理批准。 5.5.6、 当文件严重损坏或丢失时，需用部门/人员应填写《文件领用申请单》，经体系或办公室同意后，以旧换新。必要时，对相关责任人作适当的处罚。 5.5.7、 公司内部人员需借阅管理体系文件，应到办公室填写《文件借阅记录表》，并按规定时间内归还。 5.6、文件的更改 5.6.1、 任何部门/人，在使用文件时，不得随意在文件上更改、涂划。 5.6.2、 文件需要更改时，须填写《文件更改申请单》，阐明更改原因，由办公室审批后，方可更改。 《质量手册》的更改申请须经总经理批准。 5.6.3 、文件版本变更。修改后文件版本的变更参照本控制程序的“5.2.2.1”的相关要求。 5.6.4、 经更改的文件按必须重新进行审批、发放，并回收废旧文件。 5.7 、文件的复印 5.7.1 、公司的受控文件不得随意进行复印。 5.7.2 、公司的任何管理场所出现的复制文件都属于无效文件。如文件确需复印时，需用部门/车间或人应填写《文件领用申请单》经审批，由办公室用原版文件复制，作相应标识，并按相关要求进行发放。 5.8 、 外来文件的控制 5.8.1、在管理工作中需直接引用的各类外部文件，均是受控文件，由需用部门/人填写《外来文件审批单》并附该文件，经办公室/引用部门主管审核、副总批准后，办公室盖“外来文件”的标识、编号、列入《文件/表单目录清单》，并按相应的规定进行发放。 5.8.2、 外部文件的主要使用部门/人，负责在相应的时间里与外部机构联络、核查，确保所使用的外来文件是属于有效版本。若过期则及时申请更换，更换流程按“5.8.1”和“5.5” 的相关要求进行。 5.9 、 文件外发的控制 需向公司以外的组织机构发送的管理体系文件，须填写《文件外发申请单》、经总经理批准，方可发送，并做相应记录。 5.10 、 文件的管理 5.10.1、 公司质量管理体系文件（含外来文件）的原始版本由办公室保存，建立《文件/表单目录清单》，不准外借；文件的“受控”版本由使用部门保管。《文件/表单目录清单》应作为文件进行动态管理，每年内审时同时对其评审。 5.10.2 、各部门收到文件后，应由专人及时作归档、管理，并在部门《文件/表单目录清单》作记录。 5.10.3、 在使用文件时要注意保护，不得遗失。 5.10.4、 管理过程、管理活动的相关记录（即四级文件）属于管理体系文件的重要组成部分，应参照本控制程序的相关要求执行。 5.10.5 、工序工艺的作业指导书。 5.10.5.1 、 必须专人、专柜管理。 5.10.5.2 、 生产车间/班组的人员应妥善使用，不能损毁、弄脏。有不清楚的视为无效。 5.10.5.3 、作业文件应及时跟进更新并回收作废版本。 5.11 、 文件的报废、销毁 5.11.1 、文件在编写的过程中出现错漏，需作废的，应该在文件上划“×”，以免误用。 5.11.2、 经审批的文件需报废，应填写《文件作废申请单》，经审批后按“5.5 ”的相关要求执行。 5.11.3、 回收作废版本的文件后，原件应按“5.4.4”的要求执行。若涉及公司机密，须专人、及时进行粉碎，以免误用或遗失泄密。并填写《文件销毁记录表》。 5.12、 顾客文件的管理 5.12.1 、标识。顾客提供的文件通常以纸质文本形式保存，并盖上蓝色“顾客文件”章印并注明顾客代码及运用的订单号。若是磁盘之类的必须贴好标签，不得已时，在包装盒/袋标识，但是必须确保其唯一性、可靠性。 5.12.2、 属于销售类的顾客文件，由供销部/资料室保持。其评审等相关要求按《合同订单评审控制程序》的相关要求执行。 5.12.3、 属于技术性、指导性的顾客文件，比如执行标准、图纸等，由办公室室保持。 5.12.4、 保密。凡是顾客文件，属于我司一级保密文件，未经顾客授权/批准，不得泄漏给与本文件无关的人员/部门/单位。 5.12.5、 评审期限。顾客文件的评审，必须在收到文件后2-3个工作日内完成，评审的结果由供销部反馈给顾客。若评审的结果会产生以往文件的变更，必须及时通知相关人员/部门/顾客，并保持相关变更文件及其通知的记录。 6、相关文件 无 7、 表单 7.1、文件发放/回收记录表 7.2、文件领用/借阅申请单 7.3、文件目录清单 7.4、表单目录清单 7.5、文件更改申请单 7.6、外来文件审批单 7.7、文件外发申请单 7.8、文件外发记录表 7.9、文件作废申请单 7.10文件销毁记录表 |
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