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离开前东家创业已经将近4个月了，一开始真的很迷茫，会怀疑自己能不能接到业务，会不会坚持不下去，还有就是会不会破产。 至今，我们团队完成了三个项目的理账工作（两个规模相对小的，一个规模相对大的），最近休了两天假，就想要和大家聊聊我们的一些经验和心路历程。 目前我们接触到的理账有两种：一是内控出现问题了，想要了解实际的情况；二是融资。第三种原因欢迎大家补充呀。 而我们通过理账，是要帮助他们解决目前财务上存在的问题，从审计角度来讲可以理解为：存在与发生、完整性、准确性、截止性、分类。 从事审计行业或者考过CPA的朋友一定对这几点非常的熟悉了解，通俗来说也就是业务是否真实发生过（存在与发生），然后是否把业务在正确的时间点（截止性）通过适当的科目（分类）完整、准确（完整性、准确性）的记载在账务上。 接到业务需求后 分析甲方财务状况和诉求 2021年1月底，我的老朋友（甲方财务经理）问我说能不能帮她们公司（以下简称“甲方爸爸”）理一下账，大概情况和1月初闲聊时提到的差不多。那会我心里是有点兴奋又有点忐忑。 一方面是因为1月初和她聊的时候了解到甲方爸爸的账务有多乱，当时她也有提到要找专业的机构（其实在2020年找过一个内资事务所，做了几个星期没整出头绪然后就撤场了），但我当时没敢接话，因为我那会团队只有两个人，甲方爸爸一年好几个亿（具体的不便透露，涉及商业机密）的营收的体量，我们两个人估计要弄上好几个月，而我还想多看看外面的世界。 但另一方面呢我觉得这是个机会，万一我们完成了呢，也算一个招牌案例了吧。纠结了一番之后，我们就以白菜价（已经不能用“友情价”来形容了）接了这个业务。 先简单介绍一下甲方爸爸的业务模式情况，甲方爸爸是一个现代化的“布行”，接收服装、布料等成品订单，然后在国内采购原材料发给加工厂进行织、染、印加工。 再来说说甲方爸爸的财务情况，这与我们理账的工作量密切相关。由于历史原因，甲方爸爸做账没有打印凭证匹配附件资料进行装订的传统（哈哈哈哈哈，我们很无奈）。 具体的资料根据甲方爸爸的说明大概是以下这个样子： 1、收入科目：目前已经按照整理后的销售台账重新录入2019年凭证，需要审核并检查后附资料的完整性和准确性；2020年原账套是按照出货口径录账的，也需要重新审核是否有错。 2、材料采购科目：2019年已经重新整理采购资料和录账，需补录发票处理这个环节；2020年的采购前期是按照采购口径入账，7月份之后按照入库口径，需做调整。 3、加工费入账科目：已经按照业务发生日期重新整理台账，2019年尚未录账，2020年目前处理原则跟采购采购一致，存在前期按发票时间入账的截止性问题，需要调整。 4、存货进销存和成本计算：目前系统有对数量的进销存报表，但与结算资料可能存在差异，需要按照实际结算金额和数量调整并重算成本，生成材料/半成品和成品的进销存台账。 5、费用，固定资产，资金，票据等，费用上可能存在截止性问题。 但后面实际进场后发现真实情况是，除了第2点外，其他说好完成了的基本都是……哈哈哈，你们懂的~ 最后来说说甲方爸爸的诉求。大家看了甲方爸爸的财务情况后，想必对甲方爸爸的诉求也是很清楚了，简而言之就是“根据甲方爸爸资料整理出内外销收入台账、采购台账、加工台账、存货进销存报表和成本计算表，形成新的资产负债表，损益表和含核算维度的末级科目余额表”。 甲方爸爸要求我们要在45个工作日内完成2019年和2020年的理账工作，也就是考虑春节假期后，我们要在3月底前完成，感受到了跟生命赛跑的气息~ 大家可能很奇怪，甲方爸爸为什么不提“整理费用，固定资产，资金，票据”的诉求呢。其实不是不用整理，而是这部分在整个盘里面，这些相对没那么“复杂”，资料也相对清晰完整，所以甲方爸爸就懒得提了。 理账工作正式开始 第一步了解业务流程 好了，下面来说说我们理账工作的第一步——了解业务流程。 我们要从业务流程着手，了解客户的业务，了解各个业务的流程，了解业务流程中的各项过程节点和执行方式，以及涉及到的资料、人物。 资料是人工维护的、系统自动生成的还是人工和系统相结合形成的，这些都会影响我们对资料的准确性的判断，进而影响资料的可用程度。 人物，是要了解每个人在业务流程中扮演什么角色、负责什么工作，我们可据此判断业务流程是否存在缺陷，同时也可以清楚我们要了解情况或者提资料需求的时候具体要找哪个人。 从业务流程来看，我们可以将甲方爸爸的业务流程主要分成如下几个流程： 1、采购流程：主要是对原材料采购入库点、单价、金额，以及采购原材料数量、品种进行整理。 2、加工流程：主要是对织、染、印的加工完工时点、数量、品种、单价、金额等进行整理。 3、销售流程：主要是对销售收入确认的时点、单价、金额，以及销售数量、品种进行整理。 4、费用流程：主要是对费用确认的时点和金额进行整理。 5、资金流程：主要是对收付款进行整理，涵盖采购流程、加工流程、费用报销流程的付款，以及销售流程的收款，当然还会有一些与业务无关的资金往来款。 前面啰啰嗦嗦讲了一大堆啦，担心大家看太久了会烦，这次就先和大家讲一下篇幅最少的费用整理流程吧。 费用整理流程主要关注 报销凭证和付款 费用意味着花钱，我想老板对这个都是非常敏感的，对于一个正常运营而且体量这么大并且也有管理系统的公司来说，“乱”花钱的可能性几乎是零。对于做了5年审计的我来说，这种科目错报的风险会被评为“Low”。所以对于这个科目，我们关注的是报销凭证和付款。 甲方爸爸的费用流程主要是员工为了公司业务发生了费用支付后，在管理系统中进行报销申请。当然，甲方爸爸也会存在先在系统申请了之后再支付的，以及申请备用金支付后再在系统申请冲销的。因为每个公司的内控流程不一样，各个公司在流程上会存在差异。 做财务或者执行过费用抽凭的审计朋友应该都了解，报销凭证主要包括费用申请表、报销审批单、发票、收据等（资料名称可能会不一样），而付款凭证主要是银行回单了。对于报销和付款跨期了的，会需要做两笔分录。 根据上述资料，我们首先会根据费用申请表将发票和收据等资料进行匹配，并根据发票时间按月进行排列，以便将各期的费用进行准确地归集。 至于报销申请单，这个资料是从管理系统中打印出来的。因为甲方爸爸会存在代申请的情况，也就是部分员工的款项申请会统一由一位同事进行申请，报销款也会转至这位同事的银行账户，最后由这位同事转给相应的同事。 因此，将报销审批单匹配至费用申请单等就需要一个繁琐的查找和匹配的过程。老朋友反馈他们的财务实习生将2019年的费用审批单匹配至其他费用发票就花了3个月，我和老朋友商量讨论后一致认定由于时间原因先放弃这块的匹配（据说他们在2020年找的事务所强烈要求他们一定要完成这块资料的匹配，最后整了2019年几个月的凭证也没有继续了）。
如果审计需要抽凭，到时再根据审计的需要从系统中有针对性地进行查找会效率更高。如此，无论是从管理还是审计角度，报销审批单的匹配都不是目前的情况下所必须的程序，也符合“实质重于形式”原则。 好啦，以上就是今天的内容，欢迎点个在看支持理账学姐。 |
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