四地贤夫 / 教学研究 / 告别瞎忙 实用时间管理术(01)要事管理:...

分享

   

告别瞎忙 实用时间管理术(01)要事管理:如何用清单管理要事?

2021-05-02  四地贤夫

时间是捧在手里的水,你不认真对待它,它就会白白流走;你使劲攥它,还是会溜走。

欢迎学习最顺应人性的时间管理法则。

管理好“要事”的方法

在安排一天的事务时,我们通常会遵循要事优先的工作法——重要的事情优先做。网上流行的“时间管理四象限”,就是“要事”优先的具体化。

很多人以为使用“时间管理四象限”来安排自己手头任务,能让自己不再陷入杂乱当中,但是用了之后却发现自己更加焦虑和自责了。其实“时间管理四象限”并不能让你真正摆脱焦虑,

先看一个身边的案例:思妍在一家公司负责营销工作,经常忙得连水都顾不上喝,开会联络合作方、洽谈媒体汇报工作写营销方案,她在生活当中也有很多期许,下班后健身、遛狗、做美容,这么多的事情和想法,让她感到自己有些透不过气来。

为了解决这些问题,他就在网上学到了“时间管理四象限”的课程,按照重要性和紧急性两个指标,把自己手头的事情就归为4类:重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急。学会了优先做“重要不紧急”的事情,这就是所谓的“要事优先”,以免他们变得紧急。

接下来的日子里,她就开始每天列出自己的任务,然后按照四象限的方式给每一个任务去标注重要与否,紧急与否。一开始做问题就来了,她发现列出来的任务很难区分哪个更重要,哪个更紧急,看上去他们都挺重要的,也都是急着要做的事情。每天为这些任务去排优先顺序,就要花费他好大力气。

这还不算什么,直到去执行任务的时候,思妍发现明明她排第一优先的任务,自己却经常不想做,反倒是那些没事看看手机和同事聊聊闲天之类的不重要不紧急的事情,占据了它相当多的时间。为此她非常苦恼。

你觉得思言的问题出在哪?

这可能是很多人的困惑。为什么越重要的事情,我们似乎越是拖着不想做呢?反过来想想,凭什么你想做的事情就一定能做到呢?如果每个人都不费吹灰之力,就能事事心想事成的话,研究心理学,研究时间管理的人干嘛用?

要事第一。听上去很美,只需做重要的事,那样才有价值。怎么样的事才算重要的事情,那些不重要但是也得做的事情怎么办?

时间管理四象限”适合用来思考人生大战略,却不适合拿来制定日常的任务战术。更何况,作为一个正常的人类,我们天生就喜欢做简单的、轻松的、有趣的、新奇的和急迫的事情,而这些事情往往都不是重要的。那些重要的事情,则困难多,挑战大,过程可能乏味无趣,而且,我们总是能找到拖延的理由。

要想真的把那些重要的事情搞定,光靠自己想象可不行,决心也是苍白无力的。你需要用合适的时间管理工具,而且一定要在事情之前就有所准备。

四种有效的时间管理工具

这四种工具帮助了很多人优化时间,平均每个人每周可以节省13.7小时。用这四种工具将会帮助你把“要事”统一管理起来。

所谓“要事”,把它视为“要做的事”更为妥当。

每天都有各种纷至沓来的任务,还有自己想要的休闲娱乐。的确有对我们意义重大的紧要之事,这些都是我们要做的事情,这才是真实的生活。

要想高效地处理“要事”,你需要掌握三个步骤,和采摘核桃类似:

1、采摘。随时把核桃摘到筐里。

2、筛选。时常伸手入筐把那些不想要的扔了。

3、品尝。筐里剩下的那些核桃。现在想吃哪个就吃哪个。

一开始上手做时间管理,很多人就习惯找张纸,想一想当天要做的事情,然后列出一份清单,这种方法是错误的。

因为列在清单上的事情都是紧急的事情。当人的大脑处于聚焦紧张的状态的时候,只会关注对自己最有威胁和最迫切的事物,其他的事情全被忽略掉了。

所以当你去想今天我要做什么的时候,你可能列出来的是老板吩咐的事,客户催促的事,即将截止的事,还有自己急需改变的事,就是不会有重要的事。因为他们通常都不紧急,如此一来,每天往复,你就很难有机会去处理重要的事情。

工具一:随手记

清单是要列的,但应该像采核桃一样,边走边随意地收集,每一天任何的时候,只要你想到可能应该做的事情,就立刻把它纳入到你的清单里。这个动作叫“随手记”,这是要学习的第一个工具。

工具二:待处理清单

“随手记”形成的那张清单叫“待处理清单”,是你经常都会使用到的第二个工具,好比你的核桃筐。

“随手记”的时候,并不需要管记下来的是什么事情,重要的事也好,紧急的事儿也罢,大事小事,近期的事、长远的事,想做的事,不想做的事,全都无所谓。

只要是你意识到,你可能想要处理一下这件事,那么你就立刻把它记下来。之所以强调“立刻”,是因为如果不及时记录,你的大脑很快就会忽略掉它,转而把注意力投向到眼前急迫的事上,等过后,你再想聚精会神把它想起来,再也想不起来了。

“待处理清单”,是你最重要的时间管理工具,因为待处理清单上承载了你全部的大事小情,你选择做什么事情,应该从“待处理清单”上面挑,而不是从你的脑子里挑。因为你的脑子只会去关注急迫的事。前面提到的思妍,如果他把事情都记在了他的待处理清单上,就会发现自己的焦虑会少很多,一目了然了。可以更好地安排事情,不用把事情都装在大脑里,给自己增加压力。

之所以叫“待处理清单”,而不是“待行动清单”。意味着你记下来的事情不一定是都要做的,有一些事情你可能无需采取行动,所以你应该时常去看你的“待处理清单”,并且思考每一件事情,做出筛选。

工具三:72小时法则

这时,你就需要第三个时间管理工具“72小时法则”。它帮助你把眼前不需要采取行动的事情都删掉,只保留可以尽快上手完成的事项。

当你浏览你的待处理清单时,你要这么做:

1、你要逐项思考每一件事情。

2、问自己,今天、明天、后天这三天的时间,我是否打算花时间去做这件事?

3、如果答案是否定的,立刻删掉这件事,或者把它放到别的地方,不用眼前去处理它了。

4、如果答案是肯定的,在三天之内,要花时间处理这件事,就要想想具体要做什么。

不用浪费你的脑细胞去想和评估每件事情的难度和进展这些问题。只需要问问你自己今天、明天、后天,72小时之内是否会做这件事?72小时的神奇之处在于它迫使你去思考那些重要的事情,并且推动你在72小时之内去采取行动。

如果一件事情72小时之内,你都不打算做什么,或者干脆都不知道该怎么做,你不如就忘了它,干脆专心去管理好别的事情。

当你下定决心要做什么事,而72小时内没去做,你会去做这件事的几率就趋近于零了。

如果确实在本周内很重要的事情,但又不在72小时之内怎么办?

如果不马上记下来又会忘了,说明这件事情对你来说很重要,但可能不是你近期需要解决的事情,就可以把它腾到别的地方去。

“待处理清单”主要讨论的是日常任务的战术,以72小时做一个评估,当筛选完毕,待处理清单上就只剩下要做的事了,那就无所谓重要与否。这时你可能就会问这些事情我应该先做哪个呢?

秘诀就是——看心情。

像四象限法那样,任何一种给自己清单上的任务设定优先级并排序的方法都注定失败。因为他们忽略了一个最基本的事实——我们是人,不是机器人。如果是机器,按照顺序去执行一系列的任务,一定是一丝不苟的。但我们不是,因为我们有情绪,有状态,状态好的时候,手头的事情你可能都是努着想赶快搞定,状态不好的事情,无论你怎么把事情设为重要、设为紧急、加粗标红,你就是不想做。

非要强迫自己按照所谓的要事第一的原则去做,一旦状态不好的时候没做到,我们并不会去质疑方法本身存在问题,而是经常性地认为自己很失败,进而陷入深深的自责当中,这种感觉对自己的效率不会有任何的帮助。

一旦我们放弃了那些原则、道理和应该之类的东西,开始尊重并承认我们每个人其实都是有状态的,做事反倒轻松了许多。人每天每时每刻的状态都很难预测。你早上想得好好的事情,到了下午可能就不想做了,这很正常。

人的状态会有普遍性的规律。比如说早上起床到上午这段时间,通常是一天当中最黄金的一段,中午到午后则是最萎靡的一段,晚间我们又会迎来一个小高潮,逐渐观察自己不同时间段的状态,根据状态去安排事情才是最佳的策略。

工具四:状态优先法

“看心情”,是你要掌握的第四个时间管理工具,称之为“状态优先法”

如果你知道自己现在是一天当中状态较好的时候,那么你就可以挑那些有难度的事情试试看。如果你意识到此刻状态不佳,你就不要和自己较劲,去找清单上简单易上手的事情做一做。

当你快速完成了一件简单的事情,把它从清单上划掉的时候,你会获得成就感,这种感觉会使你的状态回升。

用最适合的状态去做最适合的事情。

案例中的思妍如果把健身安排在早上,或者安排在午间,而不是下班后,或许他能坚持下来的概率就会高很多。因为对很多人来讲上了一天班,这以后真是精疲力尽的状态,只想赶紧回家躺在床上好好跑去休息一下,哪还想着再去跑个10公里。这时候如果还逼着自己去跑步,那得需要多大的意志力啊,而如果选择在早间或者上午,我们还有精力有状态的时候,其实不需要过多的消耗意志力,我们就可以把健身做起来。

学会觉察自己的状态,根据自己的状态给自己安排事情,可以帮助你节省很多意志力的消耗,也能节省很多时间。

总结一下

  1. “要事”是指一切要做的事,你应该随时随地地把他们记录下来,放进你的“待处理清单”
  2. 每天你都应该对着“待处理清单”,运用72小时法则进行筛选,保留下来那些要尽快采取行动的事情。在所有的这些要事当中去挑选与你当时状态最匹配的事情去做,你就会发现你的时间利用率比以前能高出很多。
  3. 四个时间管理工具:“随手记”“待处理清单”“72小时法则”“状态优先法”。把这四个工具灵活运用好,时间效率就能大幅度地提高,而且压力会小很多。

每天分享一个知识点,总有你需要的……

    本站是提供个人知识管理的网络存储空间,所有内容均由用户发布,不代表本站观点。请注意甄别内容中的联系方式、诱导购买等信息,谨防诈骗。如发现有害或侵权内容,请点击一键举报。

    0条评论

    发表

    请遵守用户 评论公约

    类似文章 更多
    喜欢该文的人也喜欢 更多

    ×
    ×

    ¥.00

    微信或支付宝扫码支付:

    开通即同意《个图VIP服务协议》

    全部>>