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一个活动的嘉宾或演讲者，不仅是吸引参与者的重要因素、生动的营销材料，同时还构成了你的活动基调。因此，邀约合适的活动嘉宾就显得尤其重要了。那么，该如何邀请嘉宾呢？一般分为几个步骤。 在邀约活动嘉宾之前，你首先明确一些重要的活动信息。在你确定你的活动时间以及地点之后，才能开始邀约嘉宾，以便他们确定相应的日程安排。
公司和用户需求之间，寻求平衡点 要明确活动的目的，为什么要举办此次活动？是为了连接活动参与者，还是为了引发参与者思考？根据你的活动目的，创建活动和演讲主题。邀约与你活动形象相符合的嘉宾。用户参加活动的目的，通常分为两类：一是为了学习增长知识，二是为了社交。我们可以深入发掘更多更细的原因：是想结交新朋友？想寻找新的工作机会吗？还是想寻找客户吗？通过对用户参加活动的目的进行细分，可以帮助我们更好地了解参与者的口味，依此来选择和邀约活动嘉宾。一般中型的活动，最理想的时间是在活动前一月内，搜集参与者的活动目的。开会讨论收集 列出推荐理由、擅长领域 先加法再排除法 找到嘉宾愿意应邀出席的利益点
统筹嘉宾类型一般分为以下两种类型，建议一场活动中，对实战派和研究派要酌情分配比例。实战派：有成功案例，或者能讲出重要细节。 研究派：对行业观察有深度，同时表达控场效果好。
邀请函的核心作用，是体现活动的权威性、正式性、礼仪性，是官方对外邀请的主要形式，从而提高嘉宾到场率。另外，也可以用于嘉宾个人宣传时，有助于推广活动。
在向嘉宾发出邀请函时，需要前期调研，掌握嘉宾工作履历背景、主要观点、脾气喜好，并确认嘉宾是否需要有发言、对话、颁奖、问答等环节。注意重要嘉宾—定制化内容，提高邀约率。 邀请函要说明白以下信息：
嘉宾正式发起邀约，向嘉宾介绍会议/活动的主题。可以通过以下渠道和嘉宾建立沟通：在新媒体平台大咖的内容中评论自己的看法或者建议，如果质量足够高会被看到，再进一步真诚介绍并表达合作诉求。
邮件体现专业性、正式性。一般可从大咖的博客简介、微博主页、微信介绍里寻找联系方式。
嘉宾邀请，注意书面形式。一般情况下，拟定一份邀请函，文档里注意LOGO、敬语、活动的简介、时间、地点、议程以及联系人、联系电话等要素要全面。
文件名称要清晰准确。最好以邮件形式发送给嘉宾，发送成功后，发短信或打电话给被邀请嘉宾，确认是否收到。如遇年度大型或超大型活动，非常重要的大咖贵宾还需要进行纸质邀请函印制，提前登门拜访邀请。
举办会议/活动从长远看需要让自身的会议更有价值，有同等的对话权，给予大咖同等的回报、反馈及资源置换。
一些不被大众所了解的新面孔，可能为了增加曝光率，会选择免费出席活动。或者有一些已被熟知的名人为了公益有时也会选择免费出席。但是更多的嘉宾出席一次活动因为花费了相应时间精力，也会要求应有的报酬。所以在制定预算把这项花费算进去是必不可少的。
注意邀约时间，“提前一个月是请，提前一周是叫，提前一天是提溜”。这个说法，大概能说明一个时间的分寸。07 确定嘉宾演讲主题与时间
根据活动主题、用户需要、嘉宾擅长领域和能力，确定分享的主题、调性、分享时长、时间安排。
由于PPT是最重要的文档，因此主办方要格外注重PPT的交付情况和质量。
交付时间。建议比实际需要的时间预留多1-2天，为部分延迟交付的嘉宾PPT留出余地。
文件版本备注。嘉宾演讲PPT专人管理，新版本注意修改版本号，旧版本删除。
内容建议。建议嘉宾分享可套用的方法论，有数据支撑的行业观察展望，或者分享实操细节。
设计拍照页PPT位置。建议设计有感情共鸣、信息含量大、思维模型、金句类的PPT页面，作为重点宣传的PPT。一方面，引起台下观众自传播，另一方面，也可以方便主办方主动做出宣传。
统一美化PPT。
10 跟进和更新
在会议、活动各环节与嘉宾及时进行沟通。嘉宾演讲稿及时更新到会议、活动议程中另外，活动开始前三天，以短信或电话形式与被邀请嘉宾做再次确认。当然，不能凭白无故再次骚扰嘉宾询问是否能够参加本次活动。可以变通地找一些恰当且必须的借口。比如：由活动当天负责嘉宾接待的工作人员发一条短信或微信，写清楚电话，说明一下当天联络自己即可。或者，负责嘉宾接待的工作人员可以借此询问一下被邀请嘉宾当天会不会开车来，如果来的话我们会安排停车等等。
和嘉宾沟通的信息包括：以上就是我们邀约嘉宾的常见流程。最后附赠一个增强版的《演讲嘉宾工作清单》，帮助你进一步避免嘉宾邀约中的问题和风险。演讲嘉宾的费用和酬金是多少？如果有，需要何时、以何种方式付款？如果没有费用或酬金，是否有任何其他形式的成本需要纳入预算？ 我们会为演讲嘉宾购买机票并为其报销吗？ 是否有合同规定或限制我们将支付的费用（经济舱、商务舱、头等舱）？ 我们会为演讲者的酒店住宿付款吗？ 是否有杂费（餐饮、地面运输等），我们会或不会报销？ 是否需要购买礼物作为对演讲嘉宾的感谢？
我们将如何收集会议提案（Proposal）或摘要？ 我们将如何处理与发言人的通信？如会议接受/拒绝、邀请、确认、PPT制作等要求、感谢信 我们是否需要发言人填写什么表格，如AV请求表单、房间设置请求、会议录音批准等。
我们将使用哪种类型的发言人请求文档？例如，征集论文或摘要、会议提案表格等。 招标材料需要包含哪些规范？例如，可接受/建议的主题、会议可交付成果、目标受众或内容跟踪等 该演讲嘉宾的演示需要订购哪些设备或服务？例如，投影设备、观众响应系统、演出、字幕服务等。 我们将如何处理现场更改和其他请求？
围绕这位演讲嘉宾，是否存在任何可能导致与他/她有关的有争议的问题？例如，反对派、宗教异己、潜在的抗议活动、政治派别等。 选择这位演讲嘉宾是否可以发展或增强战略经济或政治联盟？ 如何评估演讲嘉宾的表现和他/她的价值？这将如何用于与各种利益相关者或利益相关群体的沟通
我们需要什么时候提交摘要或研究提案？ 会议和演讲者何时需要选择和确认？ 我们将如何以及何时安排会议和演讲，如时间段、曲目、主题演讲等？ 会话将持续多久，如1小时、90分钟、半天等？这位演讲者的演讲要多长时间？ 我们将如何处理提供大量不同或重复会话的发言人的日程安排？
演讲者希望/需要什么类型的座位配置，如剧院风格、教室、圆桌等？ 演讲者是否需要特殊设备，装饰或采购和/或交付的耗材？ 演示是否包括观众参与，如果是，则需要什么，如步入舞台、特别过道等？
演讲嘉宾参与某些甚至所有餐饮活动吗？ 演讲者是否有任何饮食要求？ 需要为会议室提供专属水站/瓶装水吗？ 在会议室或VIP休闲室里需要有茶点吗？
演讲者是否会提供PowerPoint和视频演示文稿？ 演讲者是否会用到视频和音频？ 他/她的演示是否对会场有特殊照明的要求，如黑暗的房间、聚光灯等？ 需要什么类型的麦克风，如讲台、手持、无线、站立等？ 演讲者是否会使用或演示任何特殊或戏剧效果，如烟火，雾效，音效等？
演讲者需要哪些材料，如讲义、PowerPoint演示文稿等？ 演讲者是否仅在会议期间提供额外的讲义或便利设施，如清单、工作簿、样本等，需要被批准或提升？ 演讲人如何在课本中得到提升，如生物、照片、会话描述等？ 是否会通过手册、CD和/或网络，将演讲者介绍和/或讲义/PPT提供给与会者？
发言人邀请情况如何，何地和何时进行？ 我要演讲人提供哪些材料，以便开展促销活动，如照片、观点描述（包括关键词和可交付成果）等？ 我们需要什么格式的材料？如数码照片和分辨率、观点描述的字数统计限制等。 我们将在哪里包含这些材料，如预先计划、网站、电子邮件和印刷广告等？ 演讲者是否会为他/她自己的营销活动或交叉促销提供个性化的宣传材料？
这位演讲者的外观或演示文稿是否适合作为赞助商包装？ 这位演讲者的外观或演讲是否会危及任何现有或潜在的赞助协议？ 演讲者是否会期待与赞助商一起进行任何特别的活动，如招待会、赞助商会议介绍、演示赞助商认可等？
是否需要与会者预先注册，以管理容量限制和/或最低限度？ 继续教育学位（CEU）或其他继续教育学分将如何被跟踪和报告？ 如何控制演示，如名称微章、门票等？ 这位演讲者或话题的预期或表达受欢迎程度是否意味着会议或其他人群管理策略的重复或扩展？
在旅行问题或出现取消的情况下，演讲者是否已提供联系人姓名和电话号码？ 发言人是否提供了他/她的联系信息以供会议更新以及程序更改或取消？ 发言人何时和应该向谁登记以确保其及时到达？ 演讲者是否提供在现场的联系方式，如手机、酒店号码等？
演讲者是否需要提供地面运输？ 如果没有，会否为演讲者提供一个指定的停车场，或者报销停车费？ 演示文稿是否会产生任何危险或有害的废物，如医疗废物、化学品、火灾危险等？ 演示时是否有任何特殊要求？例如，互联网接入演讲人只同意使用自己的电脑，或需要用到道具等
如何批准演讲者和会议主题，如同行评审、计划委员会等？ 如果收到关于发言者的陈述或行为的投诉，我们该怎么办？ 我们需要什么样的应急计划来避免演讲者，设备故障等？
本次会议的会议室容量是否适合可能的出席人数？ 如果需求超过容量，我们将如何控制规模？ 是否存在本次会议中的任何设备或活动会阻止任何退出的可能？ 本次会议是否会使用任何有潜在危险的材料、用品或设备？如果是，将如何控制？ 本次会议上是否会进行任何可能导致伤害或疾病的参与性活动？
这位演讲嘉宾是否参加了我们目前保险政策中的会议？ 我们目前的政策涵盖的设备是否损坏？ 此演示文稿是否需要特殊责任保险？ 本次会议是否需要参加者签署免除赔偿的豁免？
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