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小刘最近工作忙乱，动了辞职的念头。 我问他怎么回事？ 原来小刘在单位每天都加班到十一二点，我宽慰他加班很正常，我也是这么过来的。 他说自己倒不是排斥加班，但工作五年了，工作性质没有任何变化，工作量却越来越大了，自己总是陷入事务性工作当中，手忙脚乱，工作没有长进，就连生活也一并丧失了。 自己在制作简历过程中，恍然发现并没有形成核心竞争力，除了一个某大型公司平台的经历，其他不值一提。 他苦笑着说：过去这五年，像是被狗吃了。 扎心不？ 其实，加班本身没有问题，但是为什么加班确是个问题。  01 为什么有时间努力加班 却没有时间思考如何提升能力 可能你身边的声音，是这样的：我们这个行业就是如此，工作必须辛苦，大家都加班所以我也应该如此。 是的，对于很多人来说，都有彻夜加班的经历。 但是有的人，明明可以不加班，却还一直在拼命加班。 比如开篇的小刘，小刘做的采购管理工作，主要负责公司设备物资的采购，平时的工作量比较大，一般都是几项工作在平行开展，业务忙的时候，经常要加班到深夜。 我问小刘，你们的工作流程是最优的吗？ 他说自己没有考虑过这个问题，但有时确实会碰到流程扯皮的现象，还有就是等会时长比较久，经常上会不能一次通过，又耗费掉了一些时间。 我又问你们看到了这些问题，有没有采取什么措施？ 他说本来也想好好改进一下，但是每天的工作量都很大，每个人都很忙，根本没有时间去顾及这些内容。每天回家都累得要死，恨不能躺下就着，哪儿有时间思考啊。 但是他没有想过另外一个问题：磨刀不误砍柴工。 经过我与小刘一来二往的聊天，我发现了几个问题，其实本来是可以解决的。一是流程本身，个别地方与其他部门存在打搅，可以优化；二是采购部门已经有十年采购经验了，但是至今仍然没有标准、范本和模板，导致每次采购都是从零开始，即使有配合人员因为对工作不很熟悉，并不能很快上手；三是上会的时候，领导提出的问题二次还会提出，大部分时间在重复犯同样的错误，而他们并没有进行认真的反思和复盘；四是信息化程度不高，信息传递较慢。 如果这些问题能够解决掉，就能很大程度上提高工作效率，为什么不去做呢？ 小刘哑然。 最需要戒掉的就是用表面的勤奋去掩盖思维上的懒惰，更应该学会的是如何更加聪明的工作。 我们终身都应该致力于如何提高单位时间的产量，而这完全可以通过提升自己的技能，提升自己对事情的思考，来获得。 低头拉车的同时，也要学会抬头看路，否则就会一直陷入到被动加班的状态当中。 如果要加班，我也建议是主动型的加班，这种加班表明自己是需要学习、上进、跟自己较真的。 而被动加班，就是被工作拖着走，非常拧巴。  02 部分加班的深层次原因 可能是你没用对工作方法 做流程再造项目，和某部门沟通流程时限的问题，因为大家普遍反映流程太长，每次都是需求单位着急的嗷嗷叫，但是操作部门无论如何却也提升不了效率。 于是对全业务流程进行了分析，发现流程本身没有问题，操作层面出了问题。 我们制作一个表单，对整个流行进行了分类整理，需要该部门填写的内容包括：每个类别项下需要的最短时长，在什么情况下会出现滞留，滞留时间多久？ 他们觉得很难，说滞留的原因五花八门，什么情况都有，不可能一一写出来。 于是就很简单明了的写了每个类别的流程时长，比如15-50天。 我去跟他们沟通，他们觉得按照我们的表单根本无法梳理出来，陈述了一系列事实和困难。 然后我反问他们：你们能说说15-50天当中这35天自由时长的构成吗？为什么不是20天、30天、40天，为什么一定是35天呢？ 他们开始你一言我一语的说了起来，如果在哪些环节上耽搁了，可能会出现的情况，以及大概会用的时长。 我说好了，你们就按照这个思路，把关键环节、关键问题、耗费时长梳理出来就可以了。 梳理流程时长只是第一步，我建议他们要进一步考虑一个问题：这些滞后时长有没有解决方案？尤其是那些影响了关键路线的事项，要重点考虑、重点关注、重点解决。 一番努力之后，解决掉了一些问题，效率也提高了。 上篇文章说过，职场小白只需要按照职场的规则踏实做事即可，但是工作3-5年之后，就到了“做式”的阶段，这个阶段是进行管理改进、管理提升、管理创新的阶段，要善于发现问题、分析问题、解决问题，尤其针对那些关键环节、关键事项、关键问题。 说到这里，我想到“吉德林法则”：把难题清清楚楚地写出来，便已经解决了一半。遇到难题，不管你要怎样解决它，成功的前提是看清难题的关键在哪里。找到了问题的关键，也就找到了解决问题的方法，剩下的就是如何来具体实行了。 如果找不到问题的症结所在，可能就会被问题拖着走。 是那些存在着的问题导致你加班的，但是却对它们视而不见，任由它们摆弄你。  03 有没有什么办法能够让我们聪明的工作 避免无效加班呢？ 我从不鼓励加班，我欣赏那些8小时就能高质高效完成工作的人。 那么，到底有没有什么方法，能够帮助我们更高效、更聪明、更高质的工作呢？ 可以参考以下五个原则。 原则一：在工作中提升，提升工作本身，提升自己技能。 刚开工作的年轻人，其实我不太建议你计较工作和生活的平衡，因为你对自己的工作都不是很熟悉，无法进行有效时间管理，你是平衡不了的。 刚进入职场的那几年，其实是自己特别重要的升值期。 这个时候你什么都不懂，而且犯错了又很容易被原谅，这期间学东西最快。 唯一就是多受点累，有些加班其实是年轻人，该吃的苦。 为什么咨询公司、四大、销售类等企业员工成长的快，就是苦逼啊。 人生中重要的蜕变和成长发生在什么时刻呢？大概是你觉得特别艰难的时刻。 有个四大的合伙人透露自己曾经为了不加班，想过自己人为制造出一场意外工伤。可想而知，劳动强度有多大。 这也就是为什么，有人用一年的时间却获得了三五年，甚至六七年的职场经验的原因。 同时，工作了一段时间之后，就会发现，我们完全可以根据自己的知识储备、工作经验、阅历智慧，为如何能高质高效的工作，提供自己的见解和思路。 建议每次完成事项之后，都能够进行复盘和总结，形成自己的宝贵经验。这是双向的成长，很有必要，也很有意义。 原则二：为优先级排序，松绑制约因素，聚焦目标导向。 这项原则在第一个原则之后，这是因为不熟悉工作的话，就根本无法搭建优先序列，因为你不知道工作中的“坑”它会在哪里。 如果你手中只有一个工作任务，那就在deadline之前，逐步完成就好，时间管理最困难的地方就在于，多任务管理。 多任务的情况下，如果不会时间管理，你就会发现自己总是在忙乱中错过了更为重要的事情。 其实很多人都知道一个模型，是一个用重要性和紧急性将工作分成四个象限的模型，紧急性很容易判断，因为总会有时间节点在等着你。 那么，如何确定重要性呢？我的建议是根据事情的复杂程度和困难程度来确定。复杂说明你只是流程中的一环，如果这个环节不能够按时完成工作，就会影响事态的全局；困难是指二八原则，80%效益的产出，往往就在那20%困难的事情上，因为简单的事情大家都会做，也就没有什么竞争力，而复杂的事情是可以跟竞争对手进行隔离的，是会形成自己护城河的东西。 当然也有朋友说，根据事情的难易程度进行确定，首选那些简单的，因为简单的事情都做不好，会让人产生一个印象分，觉得这个人干活特别慢；而那些难得事情，放在最后，有时间、有精力、没干扰的情况下，做的更开心、更高效。 这件事情，仁者见仁智者见智，找到自己适合的方法就好。 当然了，这里面还有一个优先级是由任务派发者来决定的。显而易见，你的绩效直接上级派发来的任务先做。这个因素，很多时候也是必须要考虑的。 原则三：拒绝工作拖延，争取持续输出，明确结果导向。 这是什么意思呢？ 举个例子说明一下，如果在高速路上，车流量比较饱和（比如80%）的情况下，车子如果能够保持匀速的话，基本是没有问题的。 但如果某辆车子突然踩了刹车，路面就会出现拥堵现象。  工作也一样，工作中最怕的事情就是做半个小时歇十分钟。如果一项工作3小时就能完成，但是你做半个小时歇十分钟，最后的结果就是，你往往需要花费8个小时才能完成。 写一篇文章，看一本书，也是同样的道理，当我摸到手机之后，我总是发现之后再要进入需要情绪安抚，再等写完或者看完往往比预定时间就会多出很多。 所以工作尽量持续的完成，这样就可以集中精力攻坚克难，避免脑子中突然冒出：“哎呀，我还有多少项工作没有完成”情绪的介入。 原则四：让老板更放心，任务阶段汇报，明确项目进度。 有的人经常被老板追着问进度，其实那个事情到底有多重要呢？很难说。 很多情况下，老板只是对这件事情失去了掌控感，尤其是在系统性工作的安排上。 因此，就会出现这种情况：小李，那个XX事情做的怎么样了？你支支吾吾没有新的东西，老板就会抓着你不放，最后的结果就是你没日没夜的加班。 所以，要做的事情便是，根据项目的时长，做阶段分解，并阶段性的向老板汇报。 汇报的时候一定要有新的进度，而且你的进度能够让老板放心，让老板知道项目正在顺利推进，没有怠工、没有停滞不前，一切尽在掌握之中。 原则五：设定deadline，倒逼时间序列，出工出力出活。 有的人忙，其实并不是真的忙，而是被情绪裹挟住了，很难脱身。 然后就会出现，今天还有那么多事情要做，明天有更多事情要做，好焦虑啊，好困惑啊，好难过啊。 《稀缺》里说，我们每个人都是有带宽的，如果被一些事情占据，另外一些事情就会被排除在外。 如果你一直处于焦虑当中，大脑就没有更多的带宽来处理那些重要的事情，它不仅会拖慢我们的进度，还会让我们在这样的情境下恶性循环。 现在要做的事情就是起身，为自己设定一个deadline，倒逼自己从这样的状态里抽离出来，把时间真正用在那些需要解决的问题和完成的工作上面。  04 如果一定要加班，就让我们选择主动加班吧 那些天天抱怨整天加班加点，没日没夜的人，仔细想想，到底是因为工作量太饱和，还是自己的工作方式方法有问题？ 问问自己几个为什么？ 为什么为产生这个问题？产生的关键因素是什么？有没有解决方案？ 因为工作久了你就会发现一个秘密：老板其实并不会太关注那些长期加班的人，反而对那些工作质量高，工作效率高，工作产出高的“三高”人员信赖有佳。 这说明，有些人虽然加班，但是没有产出，或者说没有老板关注的产出。 我在思考一个问题，作为职场大坑中的普通一员，既不需要高屋建瓴去做决策，又不需要的劳心劳力的带领团队，为什么我们总是有做不完的工作，需要8小时之外完成？ 不得不说，不加班的工作是没有的，但是长期可持续的加班，那就一定是自己身上出了问题。 还有一些人，是因为经常会被突发事件打断正常工作机制，比如排在计划之外的邮件、信息、上级的安排等等。 如果有人来打断你，你先问问自己，也问问对方，这个事情紧急么？ 如果不紧急，你可以安排在自己的空档期。因为帕累托法则告诉我们：这个世界上20%人掌握这80%的财富、20%的事件会产生80%的收益、20%的练习和习惯操纵着80%的局面。  最后，身在职场，不可能永远没有加班，需要加班的时候，问问自己：我加班值钱吗？我加班能创造价值吗？会为我带来什么好处吗？ 要说明的一点是，思考这些问题的时候，不要只看眼下，因为《稀缺》告诉我们重要的事情可能落在管子外面，所以不妨从长远考量。 如果这些问题问过之后，你就会甄别出自己主动加班和被动加班的区别。 被动加班，意味着你是在被工作所选择，被迫式的加班不仅开心不起来，还没有获得感。 主动加班，意味着你在主导自己的成长，同样，你也就能掌控自己的人生。 很显然，我们应该选择主动加班。 最后，如果真的需要被动加班，那就让我们欣然接受这样的方案，不要有抵触情绪，不要新生埋怨，累了就休息会继续干，饿了就解决掉温饱继续干，既然加班了就高高兴兴的干，工作完就不要再想工作的事情，开开心心得回家，享受下班的生活。 |
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