一篇文章掌握PMO知识体系精华

PMO是什么？

▍1.PMO的定义

《项目管理知识体系指南》中对PMO的定义如下∶

'PMO是一个组织单元，负责对管辖领域内的项目进行集中协调。PMO的职责涵盖从提供项目管理支持到直接为项目结果负责。PMO的具体形式、职能和结构取决于其所在组织的需要。”

▍2.项目经理与PMO的角色差异

▍3.项目管理办公室的定位

PMO是持续提升组织项目管理水平，实现组织所有项目成功的重要推手，在企业组织内，一般包括三种基本定位类型∶

▍4.PMO治理结构

▍5.PMO职能设置及增加流程图

PMO在项目选择阶段的职责

▍1.项目选择的责任人

▍2.PMO组织项目选择评审会

▍3.项目前期评审内容

▍4.风险评估流程和模型

▍5.项目前期评审内容

▍6.单项目评审归档

▍7.多项目评审归档

▍8.资源有限，选择是必然的

每个项目都起源于一份项目建议书，但并不是每一份项目建议书都会变成一个项目。在资源稀缺的世界中，选择是必然的。盲目的把有限的资源（人、时间、钱、设备）投入到末经选择的项目中很可能会出现如下的结果︰

• 资源用在这个项目中没有带来多大价值，简直是一种浪费；

• 项目还没有完成，资源先用完了；

• 项目失败，声誉扫地。

为了避免上述情况，为了让组织有限的资源发挥最大价值，必须关注3个主要因素︰

• 价值：项目完成后到底能给组织带来什么价值？

• 战略一致性：项目是否支持组织的战略目标?

• 成功的可能性：组织是否有能力成功实施和交付这个项目?

PMO在项目启动和计划阶段的职责

▍1.项目启动和计划阶段PMO职责

▍2.项目优先级评估

▍3.项目管理计划基本构成

PMO在项目实施阶段的职责

▍1.项目实施阶段PMO职责

▍2.衡量项目绩效的原则

管理项目绩效的方法很多，但是在组织中，至少在同类项目中，绩效管理的方法应该统一。这样，项目之间才具有可比性和参考性。一般而言，项目绩效管理方法应由PMO制定和发布，PMO还需对绩效管理办法的落实情况进行监控。在确定绩效管理方法时，有以下两个原则：

●充分考虑组织环境因素

不同的组织对项目经理的授权不同。

• 有的组织要求项目经理对项目预算负责，包括预算的分配，分包的选择，成本的收集和控制等，这种情况下，项目绩效报告中需要包括关于项目成本绩效方面的信息；

• 而在另一些组织中，项目经理只负责协调项目的进度，对项目成本不负直接责任，那么，就不需要提供成本绩效方面的信息。

●考虑各方面对项目绩效的期望

PMO在确定项目绩效管理方法时应充分考虑组织决策层和管理层对项目绩效的期望，项目绩效指标和报告必须反映重要干系人的期望，如项目的进度、成本、质量等指标。

PMO仪表盘：

▍3.衡量项目绩效的几种常用方法

01里程碑图方法

02电子表格方法

03信号灯方法

04挣值分析方法

挣值管理(EVM)：

• 源自美国国防部60年代的C/SCSC(成本/进度控制系统准则），并成功应用于民兵导弹项目。

• 后由PMI对其进行改造，使EVM原理原则上适用于所有行业的所有项目。

• EVM是把范围、进度和资源绩效综合起来考虑，以评估项目绩效和进展的系统方法。

• 它把范围基准、成本基准和进度基准三者整合起来，形成绩效测量基准(PMB ) ，以便项目管理团队评估和测量项目绩效和进展。

挣值管理计算公式：

▍4.项目绩效报告

▍5.项目审查会议

项目审查会议可以月度例行，也可以根据需要PMO举行临时的项目审查会议，比如项目中出现以下情况∶收到客户投诉、项目经理突然辞职、项目关键交付物失败等。

项目经理在参加审查会议之前，应该充分调查问题原因，和项目团队一起寻求合适的解决方案，然后再上会，PMO和专家进行评审。

由PMO举行的项目审查会议属于独立审查，就是由项目团队以外的专家小组对项目状况进行审查。

PMO在项目收尾和评价阶段的职责

▍1.在项目收尾和评价阶段PMO的职责

▍2.完工项目绩效审查和收益评价报告

▍3.项目制约因素：项目绩效维度

▍4.评价项目的三种方法

▍5.项目经理绩效评价

01“360度调查”：

又叫全方位考核法，通常邀请被考核员工自己、上司、下属、同事及客户(项目主要干系人)等参与，采用匿名方式，确保调查过程和结果的保密性。

02项目经理绩效评价要点：

PMO为自己的组织建立项目经理绩效评价体系时，需要关注以下几个方面∶

• 评价体系要适应组织文化和部门文化，需要与组织人力资源部门对员工绩效的管理制度保持一致。

• PMO所选择的评价指标要有意义，对组织和个人的发展有促进作用，每年应根据需要调整。

• 评价过程力求简单，过于复杂的评价极易造成被评价者的消极或对立情绪。

• 不采用“零和”方式，不排名，不评优，不采取末位淘汰制。

• 创造和谐愉快的绩效评价氛围，让项目经理也参与到绩效评价体系设计中，借鉴同行优秀做法，广泛吸纳各方意见。

▍6.项目管理能力框架

项目管理能力框架和项目经理绩效评价体系并不相同，能力框架结构性罗列了项目管理从业人员所应具备的各种关键能力，而绩效评估只用了评价项目管理人员在某个具体项目中的行为表现。

建立项目管理能力框架主要有以下作用∶

• 项目管理能力框架体现组织的发展战略，通过框架为组织培养和储备项目管理方面的人才，帮助定制个性化的培训和提升计划；

• 为高优先级或危机项目委派项目经理时，可以按照能力框架对候选人进行评估，做出更趋合理的选择；

• 从组织外部招聘项目管理人员或内部选拔项目经理时，可以通过能力框架测评，挑选更合适的候选人。

国际项目管理协会的ICB能力框架：

项目管理协会的PMCDF能力框架：

组织项目管理人员资源库：

PMO对危机项目的整改

▍1.危机项目整改总体过程

▍2.导致危机项目的5大根本原因

• 期望过高，不切实际。没有对项目期望进行管理，也没有针对期望进行有效沟通。

• 需求不清晰，自相矛盾。模凌两可，不精确，没有达成共识，也没有进行优先级管理。

• 资源短缺，资源冲突。关键资源周转不开或资源计划不当。

• 制定计划时所依据的信息不充分或遗漏了一些事项，细化的不够或估算失误。

• 没有识别风险，或者假设风险不存在，因此也没有管理风险。

以上。