|
人活着就是在对抗熵增定律，生命以负熵为生；信息依然逃脱不了熵增定律，信息以负熵为价。 一、信息管理的现状 在这个信息日益重要的时代，信息管理仍然很糟糕。大多数人认为信息管理是IT的领域。我们的观点是，信息是应该被管理的资产，因此应该是业务的责任。我们的立场是基于同行评审的研究，即: 1、每个组织的存在都是为了向客户提供产品和服务。价值是在多个层次为多个涉众创建的。与直觉相反的是，管理的职责不是推动盈利能力和业务改善;这些都是滞后指标。管理的工作是配置组织的稀缺和有价值的资源。最成功的组织是那些提供产品和服务，为客户创造最大价值，同时消耗最少资源的组织。 2、信息是组织可以部署来运行其业务的仅有的四种业务资源之一。另外三种是金融资产(货币)、人力资产(人)和基础设施资产(建筑物、硬件和软件)。而这些资产是稀缺的，因为组织机构总是需要更多的资产。此外，信息至关重要;它是每个业务活动、每个业务流程和每个业务决策的重要组成部分。 3、信息的普遍部署和管理都很糟糕。如果我们考虑其他资产是如何管理的,他们都有一个框架,(例如会计科目表),管理工具(例如资产负债表和损益表),严格授权(只有很少人有权预定数量的钱花在预定的项目在预定的时间内)和真正的责任(如果他或她将解雇首席财务官管理一个组织的资金,他们会如果他们挪用入狱)。当被问及如果按照信息管理方式管理公司的资金会是什么样子时，一位石油和天然气生产商的高管回答说:“我们将在一周内破产。”任何人都可以在任何时间为任何目的花费任何数量的钱，无需授权，也无需报告。这样的组织并不孤单。 4、改进信息管理实践不需要技术。信息的价值取决于上下文。上下文需要判断。判断只能由人类提供。单靠软件无法完成这项工作。四十年来，我们一直在用硬件和软件解决商业问题，希望这些问题会消失;他们不会。正如美国一家大型健康诊所的首席执行官对我们说的那样:“我们的技术已经进步到了可以以光速得到垃圾的程度。”“信息管理失败的原因与业务治理、领导和管理、理由和行为有关。” 5、管理层没有对这一关键资源施加明智的业务治理，而是放弃了自己的责任，不公平地让信息管理交给了毫无能力处理信息的IT部门。他们擅长处理管道和电线，但管理信息既不是他们的专长，也不是他们的职责。IT部门不了解业务，也不了解对其至关重要的信息。更糟糕的是，许多组织都在积极地寻求通过云外包他们的IT。谁将负责管理该组织的信息呢? 6、信息管理不善的众多原因之一是不存在类似CIO这样的人物。在我们所见过的无数组织中，如果信息不能准确、及时地传递给需要它的人，没有人会被解雇。另一个原因是，虽然围绕金钱管理的行为预期是明确的，但信息管理却不是这样。 7、改善信息管理实践给组织带来的好处是切实的、可实现的和显著的——每位员工每年至少能获得2万美元。 我们需要认真地重新考虑作为业务资产的信息管理。 二、信息管理的五个棘手问题 现在是董事们开始就信息管理问题扪心自问的时候了。以下是我们最难回答的五个问题。 信息的爆炸为各种形式和规模的企业打开了一扇门，让它们以各种新的方式获得成功。如果您想提高生产力，做出更好的基于数据的决策并简化遵从性，信息是关键。 然而，这扇门更多的是旋转的。这是一个充分利用信息的机会，但随着大门的旋转，那些没有做好准备的人很可能很快就会被困在路上。 在试图从数据中获得价值之前，所有的决策者都应该问自己一些关于信息管理的尖锐问题。以下是对任何董事、高管或股东来说最困难、最紧迫的五个问题: 作为仅有的四种可用资产之一，如果不好好审视一下自己是如何管理信息的，组织不可能坚持太久。 1、管理信息的成本、价值和收益是什么 把你的信息想象成一种有形资产——比如一辆卡车。在你的组织购买或租赁一辆车之前，你会想知道它的成本，它在其运营寿命期内的价值，以及购买它给你的公司带来的好处。 当我们审视信息时，组织同样应该考虑管理信息的成本，这样做的价值是什么，你如何给它加上一个数字，以及改进信息管理对组织的好处。 大多数人不知道答案，这就是信息管理运行状况检查的作用所在。 2、管理的角色是什么——报告业务绩效或有效部署组织的稀缺和有价值的资产 如果你是一个经济学家，答案是部署组织的资源，因为这是组织运作的方式。你可能不会从一家组织的会计师那里得到同样的答案，因为这些东西对他们来说都不重要——他们想衡量的是事情做得有多好。 然而，如果你适当地组织一个组织的资源，你会得到绩效作为副产品，信息资产也一样。 3、如果你不像管理其他重要资产那样管理你的信息，你是否意识到管理你的组织不是最佳的 这么说是因为一个企业只有四种资产——物理资产、金融资产、人力资产和信息资产。例如，如果你对自己的金融资产管理不善，可以肯定地说，你的公司处于次优水平，而这是一个有意识的决定。 我们不应该以任何不同的方式看待信息资产。 4、如果你被要求对你的组织提供的信息的准确性、相关性和及时性负责，你会要求什么 站在首席执行官的角度，你对管理公司的信息负有真正的责任。 如果我们是你的主管，我们说你会有关键绩效考核指标围绕信息的准确性，及时性和相关性，如果你成功了就会有五位数的奖金，如果你不成功就会被解雇，你会怎么做? 5、如果你用管理信息的方法来管理你的资金，你的组织会是什么样子 作为仅有的四种可用资产之一，如果不好好审视一下自己如何管理信息，组织就不能活得太久。衡量当前信息管理进展的一个简单方法是，想象一下如果你没有首席财务官、没有会计或总账财务图表、没有单一的资产负债表或损益表、没有管理财务的权力，你的组织会是什么样子。 我们会破产，我们不确定你会不会。 随着信息规模的增长，从数据中获取价值的组织的吸收，以及分析和自动化成为真正的颠覆者，用不了多久，信息和资金管理将变得更加具有可比性。在不久的将来，将会使那些对信息管理不善的企业陷入财务破产。 管理资产，无论是财务还是信息，有效地，管理需要一个框架，他们需要管理工具，他们需要授权，他们需要真正的责任人——一个真正承担责任的人。 要做到这一点，就把CIO看成CFO。首席信息官将需要一个商业分类方案，一些工具来清理组织的数据，并使软件在获得与首席财务官同等的授权的情况下高效工作。 所以，问自己另一个棘手的问题:有效管理组织信息的框架、工具、授权和责任是什么?如果你不确定，我们建议你看一看我们的免费白皮书，以真正理解你应该如何对待你的信息作为重要的资产。 三、精简信息管理的三种方法 信息比以往任何时候都更有价值，强调有效的管理。这里有三个精简信息管理的办法。 我们知道，在当今的数字环境中，信息管理是成功的必要条件，我们也知道，许多首席执行官很难理解为什么。还有一些人觉得自己被困在了沙漠里，知道应该尽早行动，但又不确定该往哪个方向走。 让您的信息管理标准达到标准可能感觉像是一项全能的任务，但在很多方面，这一点也不困难—它只需要一点横向思维。 为此，我们将介绍三种简化组织内部信息管理的方法，无论组织规模大小如何。 43%的组织使用4个或更多的企业内容管理系统。 1)释放移动信息价值 自从办公室里摆满五颜六色的显示器和巨大的电脑以来，我们已经走过了很长的路。如今，我们生活在一个移动的世界，根据Statista的研究，大约78%的人拥有高功能的智能手机。 更重要的是，很多人会把工作带回家，用他们的移动设备访问和创建内容。这意味着移动性比以往任何时候都更能整合生产力，而大多数企业都明白这一点。 59%的组织认为通过手机访问内容“非常重要”或“至关重要”。它还带来了新的风险——从对合规性很重要的文档的保留时间表到数据安全问题。 通过专注于改善企业在任何设备上对移动内容访问和信息创建的使用，我们可以开始赶上日益活跃的劳动力。 2)停止使用这么多冲突的程序 AIIM还发现，43%的组织正在使用4个或更多的企业内容管理系统。它几乎不是控制信息的最有效的方法，而企业查找遵从性所需的重要记录的能力则成为更大的麻烦。 记录复制的风险变得更高，这将抑制生产力。相反，组织应该关注他们需要的信息，而不是他们认为他们需要的技术。 3)加强信息治理 也许最重要的技巧是回到基础，理解您的组织的关键目标，并围绕它建立您的信息管理策略。这从业务(与信息不同)治理开始，包括创建重要的(和基本的)业务流程，例如谁负责信息管理，谁拥有权力。 AIIM还发现，令人担忧的是，有相当一部分员工“回避授权系统”，这将导致进一步的合规、风险和业务绩效问题。超过四分之一的受访机构表示，他们看到员工滥用基于云的文件共享。这是一个令人震惊的数据，它强调了企业高层加强控制的必要性。员工的管理方式要适应新的数字化环境，真正的信息管理更容易实现——更重要的是，没有信息管理是不可能做到的。  扫描二维码 |
|
|
