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疫情带来的企业采购策略思考（采购体系篇） 疫情时期是很多数企业的严冬，无论是企业原料采购还是家庭生活物资采买，让很多企业管理人员切身体验了“有钱买不到”、“能买到这个就不错了”、“屯的用不上，需要的没库存”的囧境。随着国际局势日益复杂，黑天鹅的事件概率增大，中长期看企业采购面临的“不可抗力”可能会越来越多，企业采购策略是否能够应对这些潜在的危机，值得思考。 体系不玄乎，咱身上就有 人体消化体系通过口腔、咽、食管、胃、小肠、大肠，把食物转化成身体必需的蛋白质、糖类、脂肪、维生素、水和无机盐，提供机体能量。不妨类比下，一个体系就是若干单独发挥作用的单元，有序组合后，完成了某项工作。大多企业采购体系，基本都包含需求确定，采购执行，验收这三个基本内容和其他若干内容。 01 一、采购需求要清晰准确 每个季度一次的技能大赛开始了，下午A企业各店主厨的创新菜品大赛，新来的南方主厨火急火燎的找到采购员小张，操着浓重的南方口音“小脏啦！要洗人啦，细葫芦没有了，快去市场帮我搞几个来啦，单子回头补给你啦”不等细问，小张已经被推上车。一小时后，小张把三个城隍庙买来的细长的葫芦交到主厨手里，两人都有些错愕。从此这个厨师长便有了个外号叫“细葫芦”！ 对于中小企业的采购人员来说，经常遇到采购需求不明确的情况，不少企业遭受过损失。下面我们看下案例出现的问题： 1、 物品名称不规范。首选按国家、行业规范执行，没有规范的企业要确定清晰，避免一物多名的情况。主厨说的应该是西葫芦，A企业所在地都习惯叫番瓜，正巧葫芦又是当地文玩特产。所以闹出了笑话 2、 流程不规范：如果主厨按规范流程通过系统提交采购需求，在无法查找到“西葫芦”的情况下咨询其他厨师也可准确下单。 3、 数量、单位、型号（规格）、到货时间不清晰：即便是突发性的临时采购需求，也可描述为“中午13:00前，请采购2市斤番瓜（长20-25cm，直径4.5-5.5cm，新鲜）送到东区门店”。 “如果事情有变坏的可能，不管这种可能性有多小，它总会发生。” 这条墨菲定律可能大家都听过。采购需求是后续工作的基础，尽可能排除“变坏”的可能性，否则损失可能在后期逐渐放大。 02 二、采购执行 人的因素 理想的采购团队：廉洁的职业素养、严肃认真的工作态度、扎实专业技术能力（数据分析能力、谈判能力、资源整合能力、各类采购文件编制能力及组织开评标能力）、丰富的跨领域知识和强烈的探索精神。 理想条件不一定都能达到，但廉洁的职业素养是必要条件，是采购人的底线。腐败原指菌类滋生导致腐烂，菌类就像行贿无孔不入，但只要破坏腐败形成的环境，他们便失去了滋生的温床。对于企业采购，腐败的环境就是不良供应商的高额利润空间，常用手段就是以次充好、缺斤短两。因此做好验收、价格监控，就相当于破坏了腐败滋生的环境，可以防止大部分的不良行为。 信息系统：真实、简单 简单的进销存系统即可满基本采购需求，某小型电机厂通过实习学生使用VF做的进销存系统，就能大大提升了数据准确性和完备性。 有了系统，对于录入人员要定期培训，数据务必真实准确，口径一致，为采购执行打下坚实基础。 制度体系：要法治不要人治 有多少优秀的企业未能破茧成蝶，而茧的名字就是人治。作者浅见：人治是在占用大量资源企业内部创造并集聚矛盾，而法治是在梳理和显化问题逐步减少内耗。 采购需求谁能提、什么形式、必须招标的条件等等这些都必须通过制度的形式确定，并严格执行。根据实际业务的发展和相关法规、行业标准变化，逐步调整完善制度。如同戒烟一样，从人治到法治的过程可能会伴随痛苦，但长远看是利大于弊的。 内控机制：权力放在笼子里 监督几个人远比监督所有人容易，采购权集中到采购部门后，企业面临的风险放大了。面对较大诱惑时很多人是脆弱的，一个普通人面对厚厚的几沓现金时会有多少抵抗力呢？这时就需要有人来提醒，监督是采购行为是否遵循制度执行，采购价格和验收标准是否在合理范围内。如何有效的监督，可以参考《数据篇》的ABC法则和2/8原则。需要强调的是监督的本意是为了让大家按规矩办事，起到警示牌的作用，让采购流程长效通畅，监督过度反而走向人治方向，让之前的努力化为泡影。 03 三、验收，不能“虾”搞 这天“细葫芦”厨师长气冲冲的拎着一只虾找到老板，“老板，你看看，介就是他们贪污腐败的证据！介是白对虾，根本不是基围虾”。 查阅了系统、合同、采购单据，发现这次“细葫芦”举报有功！A公司从未使用过白对虾，经过和供应商核实，是送货员“搞错了”。验收的库管阿姨，看着差不多就照单全收了，但两者的价格相差一倍，口感上也相差很多。如果没有这位较真的厨师长拦截，做成菜品，被消费者曝光，结果不堪设想。 这里也暴露很多中小企业验收中的问题： 1、库房管理欠缺。 2、没有统一规范的原料标准。 量体裁衣，逐步完善自己的采购体系 中小企业分门别类，所在地区和行业也迥然相同，实事求是、客观理性的根据自身情况去完善采购体系。通过计划、实施、检查、行动四个步骤，不断循环，采购体系的水平将阶梯式上升。 计划：结合采购数据做出下个周期的采购计划。 实施：采购实施，招标、签订合同、配送、验收。 检查：评估以上步骤的完成效果，是否出现问题，上文中查阅采购单据、合同、与供应商核实。 行动：及时处理问题，并改进，上文中发现问题后，A企业应及时统一原料标准并宣讲推广，提高库房管理水平。 这四个步骤便合在一起便是PDCA循环（戴明环），又学到一个简单而实用的管理工具。 很多中小企业都有向那些知名企业学习的阶段，不少直接套用采购体系的，出现问题。学习精髓在于神，不在于形。本篇旨在为中小企业的采购体系建设和完善提供一些思路和方法，结合自身情况，调整、改进采购体系，降低采购成本。 |
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