【原】邮件合并入门级教程，学会了，批量制作文档再也难不倒你

在工作或生活中，我们经常会遇到这样的问题：要向指定的一批人（如招聘的一批新员工、部门内的所有同事、婚礼邀请的客人、学生的家长）发送同类内容的文档，比如录用通知书、绩效确认书、邀请函、成绩单等。这类文档的主体内容相同，只是名字、职位、成绩等部分信息略有不同。很多人制作这类文档采用的方法是，先制作一份完整的信息单，然后复制、修改，重复操作，直到完成所有信息单。这个方法不仅繁琐，而且需要花费较多时间。

如果使用“邮件合并”功能，可以非常轻松的做好这项工作。所谓邮件合并，简而言之就是批量制作文档并发送给多个用户。邮件合并是word中的功能，配合Excel一起使用，可以发挥强大的功能。本文将结合一个案例，介绍邮件合并功能的基础用法。

一、案例

下图所示为共同富裕有限公司招聘的一批新员工的岗位、薪资等信息。

公司HR刘雯要向各位新员工发送录用通知书，录用通知书word模板如下：

刘雯刚学习了邮件合并功能，打算采用邮件合并的方法制作录用通知书。

让我们和她一起来看看如何操作吧。

二、操作步骤

1、在word中打开记录新员工信息的Excel数据源

打开录用通知书word模板，单击【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】，如下图所示：

在打开的【选取数据源对话框】中，选择记录新员工岗位、薪资等信息的Excel文档，点击【打开】，如果所示：

在打开的【选择表格】对话框中选择保存新员工信息的工作表，本文为sheet1，点击【确定】。

2、插入合并域

将光标定位至“先生/小姐”前的空白下划线处，单击【邮件】-【插入合并域】-【姓名】；

将光标定位至“岗位”后的空白下划线处，单击【插入合并域】-【岗位】；

将光标定位至“试用期月薪”后的空白下划线处，单击【插入合并域】-【试用期月薪】；

最后将光标定位至“转正月薪”后的空白下划线处，单击【插入合并域】-【转正月薪】。

具体操作如下：

3、预览结果

点击【邮件】-【预览结果】，如下图所示：

可以预览最终批量生成的文档如下图所示：

4、批量发送邮件

单击【邮件】-【完成并合并】-【发送电子邮件】，如下图所示：

在打开的【合并到电子邮件】对话框中，【收件人】处下拉菜单选择字段“邮箱”，【主体行】填写“录用通知书”，点击确定。这样批量生成的录用通知书文档就发送到相应的新员工邮箱中，而且每个员工只能收到自己的录用通知书。