 GTD是一种时间管理方法，它得名于戴维·艾伦的书《Getting Things Done》，中文书名为《搞定》。 我亲身验证过GTD时间管理法的威力。当时我担任教务处长，有一期镇街党（工）委书记培训班，组织部通知开班时间很仓促，上午10点才通知，第二天晚上学员就要入校。举办一个培训班至少需要100项以上的细致工作，虽然前期已经做了一些准备，但很多工作必须要等时间定下来才能进行，比如编制课程表、邀请老师等，当时我刚学习使用GTD，就用它的原理来处理这些复杂的工作，结果到第二天中午12点，除《学员手册》未印刷外，其余工作全部完成！从那以后，我使用这种时间管理方法十几年，几乎没有忘过事，对我的工作生活帮助很大。 在书中作者把这种方法讲得非常复杂，我总括为三大步骤：收集、处理、回顾。
一、收集 收集就是把要做的事记下来。这个环节有一些关键要点： 1、收集所有的事情。今天、明天要做的，今年、今生要做的，任何想办的事情，一件不漏全部记下来！ 2、随时随地收集。想到一件事情立刻写下来，至于什么时候做再说。 记录的目的是为了节省大脑资源，好记性不如烂笔头，事情记到纸上，大脑就把它放下了，不占用大脑带宽。 收集的环节就像上山采蘑菇，一件一件的事情就象一个一个的蘑菇，先扔到篮子里别丢了，至于是清炖还是红烧，放在下一步“处理”环节。 二、处理 当天写下来的事情，当天晚上或第2天早上要进行处理，避免收集篮里的东西太多。 处理有一个基本的流程： 1.判断是否需要行动，如果不需要行动，比如一条资料，处理方式是放到备忘里面或者删除。 2.如果是需要行动的事情，先看看一步能不能做完。如果不能，要列出任务清单，分解成单步骤行动。 3.看单步骤行动能否在2分钟内完成。如果能够完成，那么马上去做。如果不能，看委派他人做行不行，如果可以，就在自己的清单中加上一项“等待某某办理结果”；如果别人办不了，还得自己办，那就再拆分一下，一直拆到能在2分钟之内完成为止。 当然“2分钟”只是一个“时间颗粒”，其大小不是固定的，如果是文字工作者，可以设定为半小时。具体可以看下面的流程图。 比如给朋友打电话这件事情，不需要多步骤，在一个“时间颗粒”内可以完成，那就立刻去做。 再如去西藏旅游，需要多步骤，所以要分解成任务清单，像购买药物之类可以在一个“时间颗粒”内做完的，就立刻去做；象拟定旅游攻略之类的事，可以委托同伴做，同伴应允后，要将其列入等待反馈清单中，否则可能忘记或拖延。 此外，还有其它的方式处理，下面结合例子来说明。假设收集篮里有如下事项： 通知明天开会 三天内向领导汇报活动情况 给妻子买生日礼物 每周作周计划、周小结 本周五去岳父家 清理油烟机 周三参加读书沙龙 已经交给领导的报告下周一问是否转发 读《中国人的修养》 邀请同事吃饭以答谢其帮忙 买枸杞子 整理档案盒 研究豆瓣网 问二姨要治蛇身疮的偏方 去西藏旅游 1、以时间为线索分类处理 例如今日待办、明日待办、日程待办（特定日期和循环）、日期不定的择日待办等。 以上面例子中的事件为例可如下安排： 今日待办：通知明天开会 明日待办：问二姨要治蛇身疮的偏方 日程：1）周三参加读书沙龙 2）本周五去岳父家 3）三天内向领导汇报活动情况 4）给妻子买生日礼物（需要确定具体日期） 5）每周作周计划、周小结（设置循环）…… 择日待办（将来/也许）：去西藏旅游 2、以情景为线索分类处理 一个人做事总离不开时间和空间两个维度，按照做事时所处的场景，可以把要做的事进行分类，以提高工作效率。比如把要买的东西归类在一起，到了商场或者上淘宝一次性搞定。 还以上面的例子为例： 在办公室： 1）通知明天开会 2）三天内向领导汇报活动情况 3）已经交给领导的报告下周一问是否转发 4）整理档案盒…… 在商场 1）给妻子买生日礼物 2）买枸杞子 在家里 1）作周计划、周小结 2）清理油烟机 3、按重要程度分类处理 一般分为高中低三档，优先处理高等级的事情，低等级的事可以往后推一推。前面讲过分清轻重缓急，重、急的事要往前排，轻、缓的事往后排。 以上面例子中的事件为例可如下安排： 高： 1）通知明天开会 2）向领导汇报活动情况 3）本周五去岳父家 中： 1）每周作周计划、周小结 2）参加读书沙龙 3）读《中国人的修养》 低： 1）清理油烟机 2）研究豆瓣网 4、以目标为线索分类处理 就是把为了实现同一目标的待办事项放在一起来处理。还以上面例子中的事件为例，可如下安排： 迎接上级观摩 1）通知明天开会 2）三天内向领导汇报活动情况 3）已经交给领导的报告下周一问是否转发 庆祝岳父大寿 1）与妻子买生日礼物 2）本周五去岳父家 3）问二姨要治蛇身疮的偏方 提高自身素质 1）读《中国人的修养》 2）参加读书沙龙 3）研究豆瓣网 4）去西藏旅游 家庭和谐 1）给妻子买生日礼物 2）去岳父家 3）清理油烟机 （三）回顾 苏格拉底曾说：“没有检视的人生，是不值得活的。”一个人不能浑浑噩噩，今日复明日，人要不断反省、回顾，让人生走在规划的轨道上。 按说回顾不能跟收集、处理等量齐观，之所以要把它放到如此重要的位置，是因为一般人对回顾的重视程度太低。想想自己记的笔记，回头翻开过吗？听课拷贝的课件，可曾再次打开浏览？ 美国的质量管理专家戴明（Daimin）提出PDCA原则，即计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、评价（Action），这是一个完整的管理过程，其中最容易被忽视的环节就是检查回顾，工作生活当中出问题最多的，也多与这个环节有关。 如何回顾？从周期的角度，可以有以下几种： 1、日回顾 曾子说：“吾日三省吾身。”对于一般人来讲不必“一日三省”，能做到“一日一省”也就够了。最简单的办法是晚上睡觉之前想一想，今天哪些事做得好、哪些话说得不好。 进阶的方法是写日记。最好写“晨间日记”，因为清晨头脑清醒，情绪稳定，且时间可控，没有冲突。时间固定，容易坚持并形成习惯。 一般写日记时间大概10分钟就够，简单的事情更容易坚持。一日之计在于晨，晨间做积极的事，可以产生一天的幸福感。虽然早起和晚睡在睡眠时间上是一样的，但感受不同。如果8:30上班，睡到8:20才起，匆忙洗漱，这一天的感觉很难变好。 日记写什么？——想在哪方面提升就着重写哪些。下面这几种可以供参考： 成长日记，只写前一天的收获点，比如读到了一句话，听到了一种说法，看到了一种行为等。 感恩日记，如果自己的脾气不好，特别爱冲动，挑剔，把前一天值得感恩的事情记录下来，慢慢的情绪会变好。初写的时候，可能找不到感恩的事儿，这正是感恩日记的价值所在，它能帮你发现你身边的美好，比如面对电脑，应该感谢电脑的发明人；随手抽取一张抽纸擦擦手，应该感恩造纸的工人、送货的快递小哥…… 财务日记，记录下昨天花的钱，能帮自己戒掉乱花钱的习惯。 时间日记，回顾昨天时间使用情况，这是时间管理的基础。 日行一善日记，想想昨天做了哪些好事，比如帮女同事搬重物、帮同事盛豆浆等都算，不必很大。行善后内心会得到滋养，长久以后个人的容貌都会发生改变，正所谓相由心生。 思考日记，每天进行思考，写下一个思考点，可能是提出问题，也可能是思考结果，用这个办法强迫自己思考、学习、提升。我曾写过“日思录”，前后有两年的时间，每天一条，感觉收获很大。 观察日记，培养自己敏锐的观察力。 人脉日记，昨天跟谁交往，他的基本情况，爱好、生日、特点等，这一点在后面的“人际交往”专题中会详细说明。 还有健身日记，减肥日记，饮食日记，练字日记、学诗日记等等。 日回顾可以用专用日记本，如“日课”等，网上也有很多。“九宫日记”是一种简单、省时的方式，中间格中写上日期、天气等，其余8格可以根据自己的实际情况，列入学习、人际关系、工作、理财等选项。“为知笔记”软件里有这个功能。
要相信每天是一个巨大的力量，一个人能够抓住的也只有每天。记日记能让自己每天走在规划的路上，不至于像黎巴嫩诗人纪伯伦说的那样：“我们已经走得太远，甚至忘记了为什么而出发。” 2、周检查 周检查对应周计划，如果所在部门不开例会，可以每周一上班用几分钟把上周工作总结一下，列明完成、未完成，圆满、有缺漏事项等。 3、月平衡 月平衡可以用“九宫格”的形式，根据日记和周记，把8个方面的事情列出来，过去一个月哪些方面做的多、哪些方面做的少一目了然。平衡是为了调节，如果这个月学习方面差一点，那下个月就适当多看点书。
4、年总结 |
|
|
