行政事业单位财务报销制度报销流程及常见问题解答

财务报销制度及报销流程

第一章 总 则

　　第一条 为进一步加强我区行政事业单位财务管理，规范财务报账行为，加强财政资金使用的管理与监督，根据《会计法》、行政事业单位财务规则等有关财务规章制度，结合我区实际情况，制定本办法。

　　第二条 本办法适用于纳入XX区财政财务服务中心（以下简称“中心”）核算的行政事业单位。

　　第三条 会计集中核算的范围是区财政全额拨款的机关事业单位以及社会团体的财务收支，包括预算内、预算外资金。

　　第四条 各单位应根据批准的预算项目和预算指标，统筹安排资金使用计划，严格控制各项支出。提供真实、合法、完整的原始凭据，按照有关财务规定办理报销手续。

第二章 财政财务服务中心职责

　　第五条 贯彻执行国家财经法律、法规和制度，依法监督各有关单位的财务收支活动，维护财经纪律。

　　第六条 认真执行统一的会计制度，实施会计电算化，规范会计核算工作，在报账单位提供真实、合法会计资料的基础上，完整、及时地反映各有关单位的财务状况。

　　第七条 定期进行财务分析并向报账单位提供预算执行情况等财务会计信息。

　　第八条 认真执行有关工资政策，严格按区人劳部门确定的工资标准办理工资统发，配合做好工资管理工作。

　　第九条 集中管理报账单位的会计档案。

　　第十条 定期向报账单位提供固定资产卡片，协助报账单位做好财产清查工作。

　　第十一条 加强对报账员的业务指导和培训。

　　第十二条 教育局、建设局、行政执法局的预算经费由单位自行申拨，其他单位的预算经费由中心根据预算执行情况，向财政申请拨款，确保单位资金周转。

第三章 报账单位职责

　　第十三条 经费报销实行“一支笔”审批制度。

　　第十四条 单位领导对本单位会计资料的真实性、完整性负责，对违反《会计法》有关规定的行为，承担相应的责任。

　　第十五条 不得公款私存，私设“小金库”。

　　第十六条 充分考虑对各项资金的需求，加强预算编制，了解和掌握预算执行情况，并根据预算执行情况和实际需要，办理预算调整和预算追加手续。

　　第十七条 指定专人作为报账员，负责本单位与“中心”联系办理财务事项。

　　第十八条 指定专人负责资产的管理。固定资产和无形资产增加、减少须按照有关规定办理相关手续，及时通知“中心”进行账务处理，确保账实相符。

　　第十九条 准备纳入“中心”核算的单位，应在规定的期限内进行财务清理，编制有关移交清册，并按照财务会计制度的规定，与“中心”办理财务交接。

　　第二十条 事业单位应指派专人负责本单位社保、住房公积金、税款的申报工作。

　第四章 报账员职责

　　第二十一条 负责本单位与“中心”的业务联系和会计信息的传递。

　　第二十二条 负责向财政和税务部门购领并正确使用各种票证，定期向财政和税务部门缴销票据。

　　第二十三条 妥善保管单位备用金，不准“白条抵库”，并对备用金的安全负完全责任。

　　第二十四条 及时向单位领导汇报预算执行情况及其他财务状况，便于单位领导把握支出进度。

　第五章 报账程序

　　第二十五条 单位报账时，报账员按要求填制汇总报账单据，汇总单须注明用途、经费预算项目、分项金额、汇总金额、所附原始凭证张数等。所有报销单据均需有经办人、证明人签字，即必须二人以上在每张原始凭证上签字，单位领导在汇总报账单签名同意方可报销。

　　第二十六条 空白支票的领用。报账员领用支票要事先填写《空白支票领用单》（附表一），并注明用途、资金来源、预计金额，经单位负责人批准，送主管会计审核签名后，向出纳办理领用登记手续。领用人应对空白支票的安全负责。

　　第二十七条 空白支票的核销。空白支票须在领用后5个工作日内，报账员持单位负责人批准的报销单据，送主管会计审核后办理核销手续。逾期未核销的，暂停该单位支票领用事宜。

　　第二十八条 备用金的领用与核销。备用金由主管会计根据单位业务的实际需要核定。领用时，报账员须事先填写《借款单》（附表二），经单位负责人批准，送主管会计审核签名后，向出纳办理借款。年终，备用金全部结清收回，下年初重新办理。

　　第二十九条 差旅费报销。出差人员报销差旅费时须按照差旅费开支标准填写《差旅费报销单》，经单位负责人或区分管领导批准，由报账员送主管会计审核后，向出纳办理报销手续。

　　报账流程图：

第六章 经费报销规定

　　第三十条 实行统一岗位津贴后，原中央、省文件规定的特殊岗位津（补）贴，经市财政、人劳部门确认后可继续执行，单位自行发放的各种津（补）贴，一律停止。

　　第三十一条 各单位应严格控制表彰奖励活动。单位因工作成绩突出受到盛部级表彰，并有文件要求给予物质奖励的；区委、区政府批准给予奖励的，单位可凭会议纪要或批准文件发放。

　　第三十二条 差旅费的报销。按XX财20xx120号文件执行。

　　1、应邀或接上级通知到外地参加会议的，应附会议通知等文件，文件通知伙食自理的，可享受出差伙食补贴。

　　2、单位自行派车前往的，可享受一半的公杂费补贴。

　　3、单位未派车接送的，往返机场的交通费用可据实凭据报销。

　　4、出差人员住宿费用应不高于相应职务级别标准，因特殊情况住宿费用超出标准的，须经区分管领导审批同意后方可报销。

　　第三十三条 临时出国人员费用按XX财文20xx4号执行，报销单位应提供下列资料：

　　1、上级批文；

　　2、区委批复；

　　3、出国经费审核明细表；

　　4、用汇核销单；

　　5、预算指标申请表；

　　6、其他相关资料。

　　第三十四条 开票单位确实无法提供正式发票（印有财政或税务监制章）的，须凭税务局的代开具发票报销。系统内部要求订阅的报刊杂志，其费用可凭正式发票或订购回执单报销。

　　第三十五条 支付给外聘单位或个人的劳务报酬所得时，单位有代扣代缴税金的义务。

　　第三十六条 报销独生子女入托管理费、探亲费，经单位领导同意后，按人薪发19xx11号、X价20xx费字162号文件规定的标准报销。

　　第三十七条 购买办公用品、日用品等物品时应提供购货清单，列明具体数量和单价。

　　第三十八条 标准定额支出项目发生追加情况的，单位须提供财政部门的追加审批表。

　　第三十九条 经常性专项、一次性专项支出、基建支出超预算或动用历年结余的，须提供经批准的项目调整或追加审批表。

　　第四十条 超预算进度拨款、动用已列入财政预算尚未下达的部门待定项目经费，须提供相关审批手续。

　　第四十一条 动用年初预算安排的总预备费和其他杂项经费时，须经财政部门审核，并按规定程序报经批准后方可用款。

　　第四十二条 支付纳入政府采购范围采购项目款项时，单位应提供《政府采购中标通知书》、《政府采购验收报告》，验收报告与中标通知书内容不一致的，应提供区采购招标部门出具的证明。

　　第四十三条 支付纳入基建招投标范围基建项目工程款时，单位应提供区基建招投标部门出具的《基本建设中标通知书》、《已完工程月报表》；支付未纳入基建招投标范围基建项目工程款时，单位应提供区审核部门出具的审核结论书。

第七章 附 则

　　第四十四条 本规定由区财政局负责解释。

　　第四十五条 本规定自颁布之日起执行，各街道办事处及未纳入财政财务服务中心核算的行政事业单位参照执行。

常见问题解答

一问：我乘车到南京出差，市内交通费一定要凭票报销吗？我们单位要我们凭市内交通发票实报实销。

答：按文件规定：“工作人员出差市内交通费按出差自然（日历）天数计算，到本市辖区外，每人每天80元包干使用。”包干使用的意思就是不用凭票报销。

二问：工作上发生的各种费用，在报销时，需要事先经会计确认吗？

答：是的，根据新制度的要求，工作上产生的各种费用形成的票据，要事先经会计确认后，再进入报销审核审批程序。

三问：会计对各种票据的确认，主要是审核什么方面的内容？

答：会计主要事先审核三个方面的内容：

一是费用是否有事先审批

二是票据的真伪，比如是不是真实在用的税务发票

三是票据内容的合理性

比如：不符合政府采购要求、票据内容与实际工作不一致、票据金额不在合理的范围等等。

四问：哪些发票不能报销？

答：不符合制度规定要求的发票都不能报销，现举例如下：

1、有烟酒项目的发票

2、购买购物卡的发票

3、内容有土特产类的发票（工会制度规定的范围除外）

4、旅行社开具的发票

5、没有列到最基本的明细项目的发票

6、附件不全或附件不规范的发票

7、不在时间范围的发票。开具的发票应在1个月内报销，差旅费等有明确规定的应在一周内报销。如无特殊情况，跨期发票应不予报销。

8、超出审批标准和接待范围、无被接待对象单位公函的接待费发票

9、用公款购买、印制、邮寄、赠送贺年卡、明信片、年历等物品的发票

10、属私人生活用品的发票

11、超标准或超范围的发票

12、没有事先审批依据的发票

13、与实际业务不相符的发票

14、附带清单是自行打印或手写的发票

15、盖章不规范的发票

16、向甲方购物或购买服务等，通过甲方介绍或同意甲方的安排，接受乙方开具发票。（接受第三方开发票）

17、直接虚开的发票

18、不符合政府采购要求的发票

19、其他不符合规定的发票

五问：单位能不能报销办公用茶叶费用？

答：茶叶属私人消费品，不是办公刚需品，单位不可以报销茶叶费用。有人问没有制度规定不可以报销呀，这个就是“法无授权不可为”，不是刚需的办公用品，没有规定可以单位报销，就是不允许报销。如：青岛崂山区王哥庄街道办事处违规购买茶叶、食品问题。2013年，崂山区王哥庄街道办事处超标准列支费用违规购买茶叶、食品等。崂山区纪委给予王哥庄街道办事处党工委书记张贤玥党内警告处分。 

六问：出差人员需要交费给接待单位的，其票据如何开设与保管？

答：出差人员有可能需要与当地结算的有市内交通费与用餐费用两项，关于市内交通费，按文件规定，是由接待单位统一安排交通工具的，其交通费用应由接待单位统一收取，出差人按文件规定标准交纳费用，由接待单位统一开据结算票据或其他收据交给出差人。也许有人会问，接待单位统一请公车服务管理中心安排车辆，是否由出差人与公车服务管理中心结算，公车服务管理中心直接开票给出差人？这个做法是不对的，公车服务管理中心是服务本地的单位，只应与本地单位结算。因此出差人应与接待单位结算，由接待单位按文件规定标准开出结算票据或其他收据。

关于用餐费用的结算，如果是在单位食堂用餐，应由单位食堂按文件规定的标准收费并开据收入票据或结算票据或其他收据给出差人；如果是在宾馆或饭店用餐，则与接待单位无关了。

有人问：票据如何保管？关于市内交通费用，由于是定额包干，按文件规定由个人保管备查。但是，还是附在差旅费报销表的后面，由财务人员统一装订保存，以方便查询，也使整个差旅费具有完整性。

关于用餐费用，按以前的文件规定，是不实行定额包干的，那么票据就作为定额报销的依据，应附在差旅费报销表的后面。如果有些单位实行了定额包干，或者按文件规定由个人保管备查，或者直接附在差旅费报销表的后面，由财务人员统一装订保存。