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2022   六种常见的档案利用方式 文/国家档案局档案馆指导司  档案利用方式 档案利用方式多种多样，因划分标准不同而各异。 按照服务设施和方法的不同，档案利用可以分为档案阅览服务、档案外借服务、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发档案目录等方式。 1.档案阅览服务 档案阅览服务是指在阅览室向利用者提供档案信息的一种服务方式。 档案阅览服务能为利用者提供较好的阅览条件，既便于档案的保护和保密，又可以提高档案的周转率和利用率，还能够帮助档案工作人员充分掌握利用档案信息，及时追踪利用的效果。 开展档案阅览服务要做好条件准备，设置阅览室、配备必要阅览设施，安排档案工作人员，准备检索工具、工具书、参考资料等。 2.档案外借服务 档案外借服务是指不在阅览室阅览，将档案借出使用的一种服务方式。 机关档案利用中将档案提供给本单位的领导和有关部门的情况较多。 档案借阅要履行审批手续，做好借阅档案的借出和归还的检查和登记工作。为保证安全，档案借出时间一般不宜过长，档案工作人员要根据借阅期限及时催还。 3,制发档案复制本 制发档案复制本是指根据利用者合理需要，以档案原件为依据制发档案副本或摘录本并提供给利用者的一种服务方式。 副本是指同一文件的抄写或复印的副本，摘录是摘录文件其中部分内容。 档案复制本可以通过手抄、打字、静电复印、数字复制件打印等方式制作。制发档案复制本具有速度快、效率高、有利于档案原件保护等优点。 为确保复制无误并避免利用者再行复印，档案复制本必须和档案原件细致校核，注明材料出处并加盖公章。 4.出具档案证明 出具档案证明是指根据有关利用者的询问和申请，结合档案中记载情况(有无记载及如何记载)而出具书面证明材料的一种服务方式。 出具档案证明必须根据档案正本或可靠的副本来编写，只有在既无正本又无可靠副本的情况下，才可以根据文件的草案、草稿来编写，并在证明上加以说明。 证明要以引述和节录档案原文为主要编写方法，必须客观引述材料或准确综合材料，不能擅自对档案进行解释或作出结论。 编写好证明材料应对照原文细致校核，注明材料出处并加盖公章。 5.提供咨询服务 档案咨询服务是以档案为依据，通过个别解答问题的方式，向利用者提供档案、档案专业知识、档案检索途径的一种服务方式。 按档案咨询的难易程度，可划分为一般性咨询和专题性咨询。 一般性咨询是针对利用者在利用档案中提出问题进行的解答服务。如档案工作基本情况、利用档案的规章制度、所藏档案的内容和成分等。 专题性咨询是指为解决利用者急需完成的任务或专题而提供的服务，往往要求系统地提供有关的档案材料。这种服务针对性强、涉及面广、发掘程度深、档案数量需求高，需要档案工作人员与利用者充分沟通，共同研究制定方案，有计划、有重点地查找档案，才能取得成效。 6.印发档案目录 印发档案目录(索引、指南)是增进档案用户对所藏档案信息内容和成分的了解，消除档案用户需求障碍，提高档案利用率的一种有效服务方式。 机关档案部门可将与本单位的工作、科研等活动相关的档案目录，主动印发给有关领导、业务部门，使他们能够及时了解可资利用的档案情况，引导档案用户顺利查档，充分发挥档案的价值和作用。 当前，在信息化环境下，档案利用发生了明显的变化：档案数字复制件或电子文件成为档案利用的主要对象；网络成为档案利用的主要媒介；浏览、下载、打印成为档案利用的主要方式等。 不过，上述传统的档案利用方式仍旧具有很强的现实意义，尤其是各种利用方式的制度、管理要求可以被新的利用方式继承和发扬。 |
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