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如何开好项目启动会

 管理进阶一天天 2022-04-28

导读

1、项目启动会的重要性

2、材料准备,环境准备

3、明确目标、落实责任

4、统一思想,凝聚人心

01

项目启动会的重要性

古代将士出征打仗,都要举行出征仪式,主要目的是聚人心、壮军威,为打胜仗做好准备。做项目也一样需要启动仪式,项目启动会就是项目开始实施的重要仪式。做过项目经理的都知道项目启动会的重要性。良好的开端是成功的一半,项目启动会议是一个项目实施的开始,是项目经理统一思想,争取项目主要干系人主动配合实施的关键工作,其对于项目的顺利开展非常重要。项目启动会一般分为项目外部启动会和项目内部启动会。

项目外部启动会是项目主要干系人参加的会议,一般在建设方或用户方现场召开。这次会议甲乙双方的项目主要人员首次进行正式会面,目的是让客户方领导表达项目实施成功的决心,向项目经理和项目小组成员进行授权,调动员工的积极性,让客户方从上到下达成共识,为我们日后开展相关的工作扫除障碍。

项目内部启动会是在公司内部召开的会议,目的是让项目团队成员对该项目整体情况和各自的工作职责有清晰的认识和了解,为日后协同工作做好准备,同时获得领导对项目资源的承诺和保障。项目内部启动会对项目组成员也是聚人心,鼓干劲的时候;对领导项目经理要表决心,同时针对项目风险也要给领导打预防针,做好项目风险应对策略。

总之,项目启动会的目标之一就是让项目团队更有信心,让主要项目干系人了解项目明确项目的目标和工期等关键信息,为项目顺利实施打下良好的基础。

02

材料准备,环境准备

开好项目启动会,要做好各项准备工作项目外部启动会要提前和对方沟通好时间、地点,参与人,需要准备的纸质材料。启动会前 2-3 天再次与参会人员确认时间,再次提醒需要到场的参会人员,这样参会人员可以提前对自己的工作进行调整。准备启动会所需要的设备并提前调试,如激光笔、投影仪等;准备好启动会所需要的纸质版PPT;准备好需要参会者填写的表格,如会议签到表。

内部启动会也需要准备上面的材料,内部启动会一般在公司内部召开,要提前定好会议室,与参与项目启动会的领导确定好时间,提前将参会材料邮件发给相关人,并要求回执或通过电话落实参会情况及会议材料是否收到,有无反馈意见等。现在也可以充分利用互联网及时通讯工具,比如腾讯在线文档,建个工作群,通过在线文档可以知道哪些人看过,哪些人没看,方便对文档提意见,直接在在线文档就可以做。用互联网工具时,要注意一点的是不要传递涉密信息,最好有公司自己的在线文档。

在召开会议前最好向自己直接领导汇报会议准备情况及会议内容,听取领导意见和建议,如果需要领导发言,最好准备好领导发言材料。对待项目组主要成员也要提前沟通,让大家明白会议的重要性,并把部分准备工作分派给项目组成员,让项目人员提前进入状态,也避免在项目启动会现场发生不必要的争执。

03

明确目标、落实责任

项目启动会最重要的是明确项目目标,明确的目标有利于任务分解,落实相关相关责任,使项目组各司其职,紧密配合。

外部项目启动会要明确项目目标,项目需求,项目关键里程碑,项目验收标准,这些都是项目按时保质保量完成的基础。因为大部分项目尤其是周期比较长的项目,需求很容易发生变更,控制项目需求变更是考验项目经理的一大难题,最好在项目启动会就明确项目需求,如果项目需求发生变更,要走项目需求变更流程,通过流程来控制项目需求的变更。对于大的需求变更,要评估工作量,工作量超过总项目工作量的一定范围以上,乙方有权拒绝变更。这些都要明确在项目启动会上提出来,这样甲方项目主要干系人不会因为需求情况扯皮。

外部项目启动会还要提出需要甲方配合的事情,方便甲方领导当场拍板,落实甲方配合部门责任,为后续项目工作配合打通道路。

内部启动会,主要是明确项目目标,向领导争取更多资源,包括人力资源、所需物品及相关优惠政策,比如项目奖金,项目加班餐等。通过项目启动会,让项目组成员感觉项目经理有能力、有威望,能为项目组成员着想,跟着项目经理干有前途,相当于一次团建。当然也需要明确项目组成员分工和责任,让大家有团队归属感。一个令人愉快的工作氛围是高效率工作的基础。项目经理要努力打造一个好的工作氛围,例如张贴项目总体进度图,让大家每天看到项目进度,看到项目成果,制作项目的标志图形,制造项目独特性,让团队成员工位在一起,有问题可以及时讨论等等。快乐而尊重的气氛对提高员工工作积极性起着不可忽视的作用。如果在工作的每一天都要身处毫无生气、气氛压抑的工作环境之中,那么员工怎么可能会积极地投入到工作中呢?

最后要落实责任和制度,将项目中可以常遇到的问题提前做好应对,俗话说“丑话说到前头”,当实际问题发生时,有规矩在前,当事人就容易配合执行。这在心理学中叫“免疫效应”。在项目启动阶段很多制度容易通过大家认可,因为这个时候项目干系人对这些规矩并不敏感。如果在项目过程中发生事情后再定制度,往往被理解有针对性,不公平,容易引发争议。常见的有项目例会制度、绩效考核制度、文档管理制度及争议解决办法等等

项目启动会召开之后,一定要有会议纪要,会议纪要要主送项目主要干系人,抄送相关干系人,作为后续有争议时可评判的依据。同时通过会议纪要再次落实各方责任和工作。

04

统一思想、凝聚人心

前面提到,项目启动会是聚人心、统一思想的最好机会。对领导,我们要表决心能干好这个项目,希望领导给予大力支持,包括人员、物资和政策等。对项目组成员,我们以鼓励为主,尤其是第一次合作的成员,要破冰,让大家感觉参与这个项目是很光荣的,对自己发展是有利的。

在会议上就要提出对成员的要求,可以宣讲一下自己工作思路,项目内部规章制度,让大家在看到希望的同时,了解自己的责任和义务。一个成功的启动会,需要达到合同中各项项目目标项目任务分解可执行性强让参与的人员,都能准确无误明白各自的负责内容。从而实现激发大家对项目目标的顺利实现信心百倍,最终保证项目目标的顺利实现。

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