应付职工薪酬核算案例—代扣职工水电费的会计处理

问题：

我单位2022年4月应付绩效工资39万，扣除垫付职工21年水电费1万元，实发38万元，单位水电费用都是直接按发票总数进行缴纳，一并计入业务活动费用，4月我们会计分录为：借:业务活动费用39万 贷:以前年度盈余调整1万元  银行存款38万元；借:以前年度盈余调整1万元 贷:累计盈余-以前年度盈余调整1万元   借行政支出-基本支出人员经费 39万元  贷:财政拨款-以前年度盈余调整1万元  资金结存38万元。总感觉哪里不对劲，请问是否正确？应如何处理为妥？

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案例：零余额垫付代扣职工款项的会计处理

回复：

《政府会计制度》中“应付职工薪酬”科目核算，除计提、发放职工薪酬外，还包括核算从应付职工薪酬中代扣社会保险费、住房公积金以及代扣为职工垫付的水电费、房租等。大家在学习时可以对照《制度》科目说明进行理解深化。

（三）按照税法规定代扣职工个人所得税时，借记本科目（基本工资），贷记“其他应交税费——应交个人所得税”科目。

从应付职工薪酬中代扣为职工垫付的水电费、房租等费用时，按照实际扣除的金额，借记本科目（基本工资），贷记“其他应收款”等科目。

从应付职工薪酬中代扣社会保险费和住房公积金，按照代扣的金额，借记本科目（基本工资），贷记本科目（社会保险费、住房公积金）。

（四）按照国家有关规定缴纳职工社会保险费和住房公积金时，按照实际支付的金额，借记本科目（社会保险费、住房公积金），贷记“财政拨款收入”、“零余额账户用款额度”、“银行存款”等科目。

（五）从应付职工薪酬中支付的其他款项，借记本科目，贷记“零余额账户用款额度”、“银行存款”等科目。

代扣水电费、房租等个人费用，实际工作中存在两种情况，一种是单位先行垫付职工个人水电费，再从应付职工薪酬中扣回，属于暂付款项性质，我们通过“其他应收款”挂账核算，但因为涉及到预算指标占用，无论支付还是会计核算都较为复杂，也容易造成核算混乱；另一种是先从应付职工薪酬中进行预扣，然后再支付，属于暂收款项性质，通过“其他应付款”科目核算，我们建议采取此种方式。

单位要加强改进管理方式，避免使用预算资金垫付个人款项的情况，财务按月在工资发放前及时计算出单位和个人应承担费用，并据实在造发工资表时予以代扣，实际付款时，分别从公用经费和代扣的工资指标两块进行支付清算，这样做能准确清晰体现单位和个人的义务，也便于日常管理。还有一种办法是不在工资中代扣，而是直接收取职工个人水电费存入实有资金账户，计入“其他应付款一水电费”，个人部分就从这块进行支付，就不涉及预算会计处理，可以简化会计处理工作，这种方法仅适用于人数较少的情况。具体根据单位实际情况去选择，财务工作最忌拖延症，尽量做到认真及时了结欠账，一事一了。

如上述群友问题，该单位2022年4月份发放绩效工资时代扣职工2021年度水电费1万元；2021年单位缴纳水电费用时是按总发票数付款，财务处理时也没有挂账“其他应收款—垫付个人水电费”，而是全都记入了“业务活动费用”。涉及跨年收回个人水电费，视为调减上年费用通过“以前年度盈余调整”科目处理。我们且从她的思路来还原其整个核算过程：

 

1、计提4月绩效工资

财务会计

借:业务活动费用—工资福利费用  39万元

贷:应付职工薪酬—规范津贴补贴（绩效工资） 39万元

预算会计不处理

2、4月发放绩效工资

财务会计

借:应付职工薪酬—规范津贴补贴（绩效工资） 38万元

贷:财政拨款收入  38万元

预算会计

借:行政支出/事业支出—财政拨款支出【功能分类】—基本支出—工资福利支出—绩效工资 38万元

贷:财政拨款预算收入 38万元

 

3、代扣水电费时

财务会计

借:应付职工薪酬—规范津贴补贴（绩效工资） 1万元

贷:其他应收款—垫付水电费  1万元

预算会计不处理

 

4、调整上年全部计入了业务活动费用

财务会计

借:其他应收款—垫付水电费  1万元

贷:以前年度盈余调整  1万元

同时

借:以前年度盈余调整  1万元

贷:累计盈余  1万元

预算会计

借:资金结存  1万元

贷:财政拨款结转—年初余额调整 1万元

思考：

大家是否发现上述分录的问题所在？一是没有现金流却调增了资金结存，二是预算会计的“资金结存”和“财政拨款结转—年初余额调整”最终无法平账。

其错误的实质在于使用了单位公用经费指标垫付了应由个人负担的水电费，垫付个人负担水电费时本应从人员经费（如基本工资、绩效工资等）预算指标中支付，因为从单位会计主体角度，单位垫付职工个人水电费的实质是相当于单位预支给职工的薪酬，所以垫付指标错配了会造成一系列的问题，另外单位还存在没有及时清理收回往来款的问题，至少要在年末前要进行一次全面清理工作。

总结：

单位从工资中代扣职工个人水电费等，无论是预收再缴费还是先垫付再扣回，其实质上均是相当于单位发放职工薪酬行为。本案例因为上年指标支付错误，且记入业务活动费用的代扣水电费1万元占比2021年全年单位水电费的比例未达到重要性10%的比例，基于以上两个原因，我们认为没有必要再去调“以前年度盈余调整”科目，今年单位仍要支付水电费，可以把从薪酬中扣回来的钱用于支付单位的水电费，就相当于还回了上年的指标。会计核算在遵循准则制度的前提下，要根据实际情况进行职业判断，灵活处理工作中遇到的书本上没有的问题。

1、计提4月绩效工资

财务会计

借:业务活动费用—工资福利费用  39万元

贷:应付职工薪酬—规范津贴补贴（绩效工资） 39万元

预算会计不处理

 

2、发放绩效工资

财务会计

借:应付职工薪酬—规范津贴补贴（绩效工资） 38万元

贷:财政拨款收入  38万元

预算会计

借:行政支出/事业支出—财政拨款支出【功能分类】—基本支出—工资福利支出—绩效工资 38万元

贷:财政拨款预算收入 38万元

 

3、代扣水电费

财务会计

借:应付职工薪酬—规范津贴补贴（绩效工资） 1万元

贷:其他应付款—代扣个人水电费  1万元

预算会计不处理

 

4、从绩效工资指标中支付水电费1万元

财务会计

借:其他应付款—代扣个人水电费  1万元

贷:财政拨款收入  1万元

预算会计

借:行政支出/事业支出—财政拨款支出【功能分类】—基本支出—工资福利支出—绩效工资 1万元

贷:财政拨款预算收入 1万元

一己之见，仅供参考，欢迎探讨！