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有效表达只是基本层次，有效沟通才是最终目标！ 我发现很多人都存在以下困惑： 1、因为工作太忙，需要快速成文的方法； 2、没有受过专业训练，将职场写作变成文学写作； 3、不知道如何从工作中收集一手资料，并从资料中构筑观点； 4、不知道如何以公司战略为风向标，提出自己的诉求，争取资源； 5、写作时容易用词空洞，缺乏实质内容。 如果你有职场写作的需求，并存在上述困惑，那么，这篇文章或许可以帮助你。
首先，职场写作的最大缺陷是单向沟通。 你写他读，给人感觉“被通知”、“被命令”，而大家都喜欢“共同商量、探讨”，所以要求我们职场写作能让对方读出“双向沟通的幻觉”。 其次，职场写作要通过文字取得信任。 职场上永远不要以为把事情搞定有多么难，真正难搞定的是人。哪怕是一个纯技术问题，也是人的作为和不作为问题。 没有信任的沟通，即使你把事情办成了，但对方以后再也不想和你合作，结果是赢了这场战役，却失去了一片战场，得不偿失。 想要赢得战役和战场，需要让对方信任你，认同你的方法，并采取正面的行动。 而要把人搞定，前提条件是让其信任你，并与你达成一致行动意见，才有可能付出行动。 信任是超越一切沟通形式、一切沟通技巧最基础的前提。 总结一下，职场写作这项技能的本质就是： 如何用信息化语言，通过文字与对方建立起信任，并且让对方读出双向沟通的幻觉，最后对方达成一致行动意见。 职场写作，有效表达只是最基本的层次，有效沟通才是终极目标。好的职场写作能力，不仅能够协调大家一起办成事，还能让你赢得信任和尊重，从而，在公司中担任更重要的责任，帮你开阔职场道路。
职场写作最忌讳的是直接写，请你先构思再写。 在这里，我教你三个步骤完成构思。定基调、定内容、定结构。 第一步：定基调。 文章的基调是全文的基础，基调对了事半功倍，基调错了，哪怕你传递的信息再重要，我都不会关注。正确的基调能传递文章真正的价值，也就是你的价值。职场写作类可以分为四类。 （1）总结类，写的是成绩，呈现的是你的潜力，基调是有深度。 不要将总结类文章写成一份流水账，因为你的工作成果，领导在看你总结报告之前就知道，他要看的是你的分析能力，希望看到你能从对工作感性的认知，上升到理性的规律总结。他需要你协助他，对未来做出正确的决定。 为此，好的总结类报告，不是要回顾过去，而是要行动指南，需要有深度。需要能够将工作成果写出意义，挖掘深层次的问题、价值，甚至是能总结出方法论。 （2）调查报告类，写的是调查结果，呈现的是你求实的态度，基调是实事求是。 在收集充分的事实资料后，你的措辞是“资料显示、数字表明“，而不是“我认为、我估计“，实事求是的报告，才能给人收获。 （3）申请类，写的提问申请，呈现的是你主动思考的方式，基调是不讨教。 申请类汇报中，不能只提问题，将问题提交给领导，而应该给出方案，向领导汇报。错误的申请类汇报公式是：您告诉我应该怎么做。正确的申请类汇报的公式是：我这样做，您同意吗？ （4）计划类，写的是阶段任务，呈现的是你的责任感，基调是可交付。 不管是任何计划的汇报，不能仅仅写行为，一个项目的成功，不是行动了就可以了，而是要众多可交付结果的汇总。 所以，在定计划时，不能写“起草立项报告”，而要写“递交立项报告”。 这里我推荐你采用OKR目标管理工具，计划应该由目标和关键结果构成。 第二步：定内容。 职场上的读者，没有义务读完你的文章，他们可以随时终止阅读。所以，职场写作的一大重点是让读者被你的内容吸引。请遵循以下原则： 首先从“作者逻辑”转变为“读者逻辑”，提供所有必要的信息；其次，按照金字塔原则，要事先说的顺序整理结构。 也就是说，你文章的每一部分都要对读者有价值，写的每一句话都是为了让对方继续看下一句话。 所以，我们在动笔之前，先做发散思维，想一想读者会关心什么信息，那些信息会让读者信任你，并付出行动，然后为这些信息进行排序。 第三步：定结构 定好内容之后，你可以采用向下想三层的逻辑金字塔结构，确定你文章的结构。金字塔的塔尖是你鲜明的观点或建议，而下面两层是证据。 塔尖：你鲜明的观点或建议，让某人独立完成项目。 读者读完后，就会问为什么。 第二层：阐述几点原因，他拥有完成这项工作的基本能力，这项工作适合锻炼员工。 读者读完，会问这几点原因的支撑依据是什么。 第三点，分别提供支撑依据。 这种顺序，让读者先读到结论，然后一步一步解释，不仅能让他理解得更快，甚至认同你也更快。
1、向下想三层：展示思考的深度。 职场写作的结构是，先抛出一个假设，然后解释其背后的原因。 也就是，先对问题的解释提出假设，然后收集数据、事实，去证明这个假设。 从上面举的例子可以看出，向下想三层的过程是展现深度思考的能力，让自己不断挖掘信息，当这些信息的逻辑自洽时，读者将不再有疑问，你也就将其说服了。 2、塔尖需要有正面的目标和意义，符合风向标 塔尖是结论而不是原因，是结果而不是过程，是全局而不是细节，是措施而不是问题，所以寻找塔尖需要不断问自己“然后呢？” 你发现没有，塔尖是你不断思考的总结，它或许没有对错，但心理研究，人都是用感情来做决定的，而理性是感情的武器，我们要学会用感性去说服对方，再用理性来辅助说服。 想要让对方愿意信任你，并付出行动，你需要写出一个让读者看着开心的塔尖，也就是这个结论需要符合对方的期望，符合发展的风向标，需要格局更大一些。 3、归纳分组，归纳出最小容器 对信息做分类，分类后做归纳，并归纳出最小共性（容器），这样信息的传递效果会增强。 我们不希望看到文章中出现： 下面是我们部门设置的三个目标……； 今年我们部门做出了三个突出亮点：…… 这些句子缺乏思想、枯燥乏味，无法鼓励读者继续读下去。 反过来，如果在这些句子之前能够概括出其下一层次的思想精华，就等于给读者下了个钩子，他会有兴趣读下去。例如： 今年我们部门在某方面造成很大损失，具体有三方面原因：…… 4、MECE：展示思考的广度 关于MECE，我前面有几篇文章讲到，在这里就不赘述。 最后，整理完文章后，压缩三分之一的文字，要做到文字表达简洁、内容详实。 可以采用三个方法删减原则，做到减无可减。 （1）删除注水文字，如大概、一般来说等； （2）删除“在我来看、我认为”等，你的文章不需要反复强调这是你的观点； （3）删除重复的句子。 简洁的文字体现自律。 写在最后： 职场写作，努力做到有效沟通，让你的职场通道更加开阔。 在职场上，写作能最快速、最长久、最牢固地为你加专业分！ 关注公众号“中号先生”，查看更多知识分享文章。 |
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