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卓琦质量：专注质量，深耕质量，提高质量 【签字难】现状描述 基本情况：因为要签字，所以要跑各个办公室找人审核。因为要解释，所以要在各个领导之间传递信息。 客观情况：签字难的核心，包括找人难、同意难。易让员工产生这种错觉：偏差发现人，怎么永远是员工？难道领导发现不了问题、还是领导发现的问题永远不要填记录？ 信息收集：员工反馈签字难，你一定会认可（老人员多想想当年有没有跑过冤枉路，新人员看看是不是被这个那个喊来喊去）。不是我的事，为啥要我去找人签；不管理我的事，为啥问我那么多问题；我只是跑个腿，为啥老是为难我。 相关风险：员工一定有冲动，有问题我还汇报个毛线、走个偏差变更就是自找麻烦、单据丢了千万不要想办法找。员工看到最终的偏差变更审批结论，怎么都是同意？怎么那么多领导意见高度一致？难道问题没有一点管理或流程上的改进点？ 【签字难】原因调查和分析 法规角度分析：质量管理体系中会涉及大量的文件和记录审核、异常情况处理、调查分析等等，无论是电子签字还是线下签字，签字就是负责。必须有人签字，必须识别所有相关人员，必须经得起推敲，必须有逻辑关系。 流程角度分析：不同组织，有其不同的管理风格，亦会设计不同的流转方式。如果签字过程设计不合理，确实带来太多浪费、烦恼、扯皮等等。建议留意公司：“为签字而找人签字”是不是合理（是不是每个字都必要）、“为等签字结论而等待”有没有时间浪费（得出结论的过程是不是可以更高效）、“谁先签谁后签，谁是建议谁是决定”是否存在难处（专业的解决问题能不能避免权力的介入）。相信大家都在持续思考，组织架构精减、流程管理优化。 决策角度分析：有没有思考，很多决定都是在吃饭时、开会时、小范围交流时商量好了。是决策的人在相互等这个时机呢，还是拖着不决定的借口呢，估计也只有决策人心里明白。如果你们的签字难是这个层面，建议在哪个文件中写明“鼓励领导间小范围协商，协商结果执行领导负责制”，用文件来规定领导的带头作用，让这种合理的私下交涉和平衡、达成的共识来推动。 特别提示，避免忽略闭环小细节。如，领导间的共识、形成的结论，谁来落实、谁记录共识过程、谁来牵头负责签字。只有解决好这类闭环的小细节，才能根本解决跑腿浪费。（让带上偏差单协商、让被妥协方负责等等） 【签字难】责任（系统、流程）设计 有人说，签字、跑腿事小不重要；更有领导不负责任的让“低成本岗位”跑腿。有没有想过，哪个部门、哪个公司专门招一个人来跑腿签字？相信敢想也不敢操作执行。这不是招人增加编制这么简单，而是这个思路会让你的流程越来越复杂、组织越来越臃肿、管理越来越低效。以下几个观点，供质量管理的不同时期、企业不同规模、企业选择的不同管理方式参考，关键还是看质量管理的领导层如何设计。 观点一：跑腿也要设计、有文件支持，不仅负责具原因的责任分工、更要规定好职责范围内签好字。推荐问题严重时、需要紧急处理时和待签人休假时，可以通过电话、微信等灵活的方式先行得到口头批准、执行，允许事后补签。 观点二：跑腿的首问负责制。谁第一个发现的问题，谁可能是问题的最终（直接）受益人，他大概率要负责，至少要盯出那个负责人。让人愿意跑腿、让人愿意发现问题、让人主动的汇报问题并参与问题的解决，是管理改进行的关键。老人、新人可以合理分工。 新人被跑腿，可能也有意义。刚入职，正好认识各个部门、正好听听大家各自唠叨啥，如能借机了解和思考各自出发点、并能互动学习他人的初衷和目的，也许是一种幸福。 老人不麻木，慢慢帮着改进。曾经吃的亏、曾经收的获，有没有记录、能不能分析，一个小细节、一点小优化， 观点三：集中审批制 集中审批制最大的优点是收集尽可能多的建议，但也极易成为决策人不作为的借口。一个申请把所有部门负责人都拉过来评审一下。 建议集中审批与责任引导相结合。请经验老到的QA，做个过滤，识别一下应该哪些人签字，不仅提高了解决问题的效率、还节省了大部分领导的时间。即使错了、漏了，还有后面的决定意见人把关。 不能让这个观点成为员工取笑管理、取笑质量的借口：领导怕签字？是怕担责、还是不知道怎么签。领导也要时刻保持清醒：持续“具有从事药品生产和质量管理的实践经验”。 观点四：系统审核制 随着先进行软件系统的出现，不见面、不开会，线上发表自己观点，用系统去真实呈现审核过程，已经得到规模化生产企业的重视。 观点五：制度是好的，被执行的人玩坏了。你说首问负责制，他发现问题就是不说，死扛着让你去提、去签字。你说集中审批制，搭边不搭边的、先拉过来签字再说，有没有意见、意见管不管用不重要。 最后，举个例子来做总结，相信大家一定会有各自的观点： 1、 一个偏差跑腿路上10分钟，变更、偏差、不合格、纠正预防措施、投诉等等选三个。合计半小时。 2、 一天找五个人（每个人五分钟），等两个人等五分钟。合计半小时。 3、 一个事，解释五分钟，对三个人不反复讲。你花15分钟，对方听15分钟。合计半小时。 4、 每天碰到一个人，和他没关系、但要签字，给你大道理讲半小时，有没有？合计一小时。 5、 聊着聊着，这个领导有急事、走了（10分钟）。约好时间了，人不在、干等10分钟。为了堵门签字，一天跑几趟（10分钟）。为了签字，找领导办公室身边人打听（10分钟）。合计40分钟。 不知道统计这些数据，有没有启发。3小时的效率能不能提高，3小时为了签字、为了跑腿有没有价值。3小时的费用，老板开不开心。
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