|
出品 | 社工客（ID：shegongke） 作者 | 于凯 在与一名社工伙伴的沟通中，他表述，每次活动开始之前，他都会一个人在活动场地里，想一下是否还有疏漏，随着开始的时间慢慢临近，他经常会有种淡淡的焦虑感。 偶尔我也会在活动现场产生这种焦虑感，也许不是焦虑，只是一种因为等待未知事情发生时会产生的情绪，从医学的角度来看，这不是异常的情况，是属于一种正常的现象。 一般来说，人们在等待焦急的时候都会心慌心跳增快，这是一种不良的情绪反应，交感神经兴奋。当这种因素去除后，自然就恢复了。 咱们不谈论这种情绪如何消除，今天来聊聊，一场活动，该怎么消除内心的紧张感。我之前的团队产出过这样一个智慧，六三一，一场活动，六分筹备，三分现场，一分总结，运用在一些普适的活动中，很有效，大家可以尝试这样分配一下活动的时间与精力。 每次活动筹备时，我们可以思考这样四个角度，人、事、物、场，之前有一些社工伙伴分享过人事物，三种角度，也没什么问题。随着越来越多新鲜血液的涌入，社工在开展活动时的精细度也需要更加完善。 一场有序的活动如何筹备？刚好可以简要的分享一下，当然，不会特别系统，每个人都有自己偏重的领域与经验，一家之言，仅供新社工参考。 “人” 包括参与活动的嘉宾接待与安排、服务对象分析与评估、参与活动工作人员的精细化分工、各个利益相关方的诉求满足等。 在一场活动中，我们可能接触到的嘉宾，多是与会领导、专家、落地街乡或社区（村）的相关领导等，针对他们的接待工作，我们需要做好。 在领导接待和安排环节，每个点都需要精细，举个小例子，比如座次安排，“主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置。 领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置”。 在嘉宾安排这个点上，我们还需要考虑嘉宾到的时间，如果嘉宾早到了，如何安排？相应的场地和作陪，都需要有详细的规划。 服务对象的分析与评估，这是活动环节设置很重要的参考基础，我们的服务对象的状态、需求、方便参与活动的时间、喜欢的活动形式、活动地点安排等，都需要考虑。 这个阶段，社工想的越到位，便越有可能收获服务对象的认同。在社区活动中，我们还需要注意宣传形式，如果社区帮你招募好了服务对象，那便与社区相关人员做好对接，深入了解和评估服务对象的想法与需求，做到心中有底，遇事不慌。 如果社区需要你自己招募，那么宣传和通知，就要用服务对象最容易接纳的方式，这样才能收获到你想要的效果。一般的活动，我们要提前评估大概会有多少人参与到我们的活动中去，做好准备。 活动分工，需要精细，有时间，有节点，有联动，有反馈，有协作，有补位，有统筹。 这里的分工要体现在活动策划中，之前听过一句话“一份合格的活动策划，要做到在策划人临时无法参与的情况下，别的社工伙伴拿着策划就可以了解活动的所有安排，有序实施”，真的要做到这种境界，还是蛮难的，这就需要我们每一名社工都尽量参与到活动策划与筹备中，基本了解整个活动的脉络。 细化的分工，需要细化每一个任务，承担这个任务的社工明确了解自己要在什么时间段完成，遇到问题找谁反馈，有没有替换的方法。包括志愿者等人力资源，提前培训，提前分工，提前安排。 人员分工是核心，针对中大型活动，活动前期至少要有两场活动筹备会，保障分工的有效性。 利益相关方的诉求，这个大家就比较熟悉了，我们项目的购买方、落地方、资源方等，都可以算作利益相关方，他们针对这场活动有什么期待，有什么需求，这个都需要提前对接，提前评估，着重完善在策划中。 “事” 我定义的事，指的是在筹备阶段形成策划，以及活动策划中的各项事务。 筹备阶段，需要形成完整的策划，这个策划一方面是为了有序的开展活动，另一方面也是完善与留存项目档案。 面对中小型的活动，很多时候，一些社工已经不再细致的去做策划了，这种现状如果长久持续下去，对社工行业危害性还是很大的。 社工可以开展的活动，换成任意一个行业，任意一个人都可以做成这样，那么社工的可替代性就很强了，可能随时会丢失现有的项目。 完整的策划，包括活动背景、目标、时间、地点、参与主体、筹备分工时间表、活动现场流程分工表、活动预算、风险评估等，包括附件，比如活动签到表、参与人员联系表、满意度调查表等。 活动策划中的各项事务，包括活动物资筹备、人员接待及安排、文案、档案、宣传等，责任必须细化到人。 “物” 物，主要是指活动中的物资。 这个就不需要特别细化的分享了，每一场活动需要的物资都不尽相同，可以从宣传、现场执行两个角度去思考物资。宣传的话，就需要我们的马甲、横幅、PPT等各项有利于宣传展示的物资。现场执行的话，我们的活动环节物资，需要提前做好准备，现场别漏带，便没有什么大的问题。 “场” 场地，设备，提前做好踩点与设备熟悉，保障现场的流程，做到心中有场地，避免各类因为场地而发生的意外风险。如果时间允许，可以提前彩排，保障活动的顺利开展。 活动是社工实践实力的展现，每一名社工顺利完成活动，获得服务对象和购买方认同时，大都会有一些成就感。 活动现场的成功是前面的九分，最后一分宣传也无比重要，活动现场留好素材，视频、照片、新闻稿，新闻稿的话可以提前撰写80%，结合现场及照片再做完善，实时出稿，保障宣传的时效性。 希望每一场活动都有成效，有回应，也希望正在筹备活动的你，可以因为自己是一名社工而感到开心。 希望此刻在活动现场的你，面对着筹备好的活动室，可以胸有成竹，安之若素，带着笑容，等待并迎接服务对象的入场，和他们一起享受你安排的这场活动。 |
|
|
