 1 目的 对公司终端产品及所需物资的采购过程及供方进行控制，保证采购的物资符合规定要求。 2 适用范围 本程序适用于对终端产品及所需物资采购全过程的控制，对供方进行选择、评价及控制。 3 职责 3.1采购部经理对整体采购工作的完成负责并负责对供方进行全面的评审。 3.2采购工程师对所采购物资的质量、周期负责。 4 工作流程 负责单位 工作程序 工作接口 4.1 采购部经理 接到《采购计划》 《采购计划》 生产调度 4.2 采购部经理 采购任务分配 采购工程师 4.3 采购工程师 采购工程师 采购价格审核 采购部经理 <价格记录表> 4.4 采购部经理 签订采购合同 <采购合同> 采购工程师 财务部门 4.5 收货员 接收采购物资 <收货记录表> 4.6 收货员 采购物资送检 <物资报验单> 质控部 <入库单> 4.7 收货员 办理物资进仓 库房 《物资请购单》 4.8 资料管理员 办理付款报帐 财务部门 5工作要求 5.1 采购任务分配 5.1.1采购部经理接到《采购计划》后下达采购任务，采购工程师根据库房提供的《库存记录表》和技术部门下达的《整机外购件汇总表》，选择合格的供方，具体实施采购任务。 5.1.2如采购部经理接到《采购计划更改通知》时，及时通知采购工程师并将通知附于原《采购计划》一起执行采购。 5.1.3如未能按《采购计划》要求日期到货，由采购工程师填写《订货超时反馈表》报采购部经理，必要时报中心经理，反馈至生产调度，生产调度向采购部尽快做出解决意见及建议。 5.2 签订采购合同 5.2.1采购工程师并了解当时的市场情况,将价格记录在《价格记录表》上,以便随时掌握市场价格动向，同时尽快联络各地货源渠道。 并签订《采购合同》正式执行采购工作。 5.2.2 采购工程师负责洽谈、起草和签订《采购合同》，洽谈时，应向供方提出按本公司的检验规范，并在《采购合同》中注明所购物资名称、规格型号、交货期、包装防护、验收、运输、付款、保修等相关方法及条款。合同交采购部经理审批后生效。 5.2.3 对于大宗采购的洽谈，应由采购部经理和采购工程师一起洽谈把关。 5.2.4每一笔《采购合同》一式四份，合同签订后采购工程师须于一日内交给资料管理员二份。其中正本供方执一份，资料管理员存档一份，副本交给财务一份（总额超过10万元以上的），采购工程师留一份作执行。 5.2.5采购工程师必须按《采购合同》中签约条款严格执行。采购部经理和财务部门共同对合同执行过程作监督、控制，财务部门要协助解决资金准备。采购部经理协助采购工程师确保《采购合同》按时、按质、按量、安全可靠地执行。 5.2.6若《采购合同》内容发生变更时，由采购部经理签名合同作废，并通知财务部门同时作废原合同。采购部根据新内容重新签一份《采购合同》，并保留原作废合同。 5.3 采购付款及交货报帐过程 5.3.1当《采购合同》需办理预付订金或预付款时，由采购工程师填写《物资请购单》（一式三份）经采购部经理批准后，由资料管理员在《借款单》上写清《采购合同》供方单位的全称、款项的用途、金额等，到财务部门核数并由财务出纳办理付款。具体审批制度按公司财务相关规定执行。 5.3.2《采购合同》交货前，采购工程师应将《物资请购单》交与收货员以便做好收货准备，收货员在接到货后填写《收货记录表》并报《物资报验单》至质控部办理送检，见〈检验控制程序〉。合格后填写《入库单》将物资办理入库。 5.3.3采购部收货员将《入库单》的采购联尽快（最长不能超过二个工作日）送交管理员，按 5.3.1相同手续办理付款或报帐。同时将〈物资请购单〉反回至采购工程师处。 5.4 对检验不合格的物资的处理 5.4.1对检验不合格的物资，检验员必须在检完当天将〈物资报验单〉连同物资退给收货员，收货员要在收到不合格物资的当天返还给采购工程师。当采购工程师收到不合格物资报告要及时通知供方处理，并要将《检验报告》交采购部记录存入该供方档案资料一起保管，作为日后评审供方级别的依据。见〈不合格品控制程序〉 5.4.2采购工程师收到不合格的物资必须尽快联络供方退货或换货，原则上要求当天，最长不能超过三天要联络到供方办妥退货或换货的手续。 5.5 违约处理 当发生违约时，由负责该合同签约的采购工程师与供方协商解决。如属于供方违反合同中的条款，经办的采购工程师必须及早追究供方责任，要尽快追回付给供方预付订金或赔偿等事宜。如属于我方违反合同的，同样也要由经办的采购工程师负责并按合同条款合理妥善地解决。 5.6在保修期内出现质量问题需返修时，由质控部负责联系返修事宜，如供方在维修服务方面不兑现时，质控部应通知采购部，由采购部协助解决。如该供方确实无能力保修或不守信用时，质控部应尽快通知采购部，不应再向该供方采购物资，并作供方不合格记录；同时在对供方评审时，质控部有权作降级处理。 采购工程师接到各单位对采购物资提出的技术支援请求或其他问题时，要将反映的情况作好记录，要求供方尽快答复，并尽快解决问题。 5．7为了更好地对采购工作进行控制，每月根据《采购合同》分别对质量指标进行统计，包括物资订货、采购合同执行情况、付款情况等内容。 5．8采购物资的验证可有以下几种验证方式： 由质控部进行进货验证 由顾客在本公司现场验证 由本公司在供方现场验证 由顾客在供方现场验证 顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。 6对供方的评价 6．1采购部根据采购物资技术标准，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写〈供方评价认定表〉。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方。采购部负责建立并保存合格供方的质量记录 。 6．2对有多年业务往来的重要物资的供方，应提供充分的书面证明材料，应提供充分的书面材料，可以包括 以下内容，以证实其质量保证能力： 1 体系认证证书 2本组织对供方质量管理体系进行审核的结果 3本组织及供方其他顾客的满意程度调查 4供方产品的质量、价格、交货能力等情况 5供方的财务状况及服务和支持能力等 6．3对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外 ，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货，新供方根据提供的技术要求 提供少量样品。质控部对样品进行验证并出具相应的验证报告。 6．4采购部、质控部应定期对供方进行评审，填写《供方业绩评价表》编制《合格供方名单》，对外协加工的供方控制也应按照上述条款。 7相关支持性文件 7．1〈检验控制程序〉 7．2〈不合格品控制程序〉 8质量记录 8．1《采购合同》 8．2《物资请购单》 8．3《价格记录表》 8．4《订货超时反馈表》 8．5《入库单》 8．6《物资报验单》 8．7《检验报告》 8．8《合格供方名单》 8．9〈供方评价认定表〉 8．10《供方业绩评价表》 |
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