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0谋定而后动,掌握有效的结构化思维方法

 远远地凝望 2022-11-02 发表于北京

谋定而后动,掌握有效的结构化思维方法

未经周密思考的表达(说或写),常常会给人以语无伦次的感觉。同理,未经周密思考就开始做事,也常常会存在颠三倒四的现象。

俗话说,若想成功做事,则应“谋定而后动”。就是说,凡事最好想明白了再做。这样,就可以避免盲目行为引发的种种问题。道理虽然简单,但为之却十分不易。主要原因就在于这个“谋”字。

所谓“谋”,就是在静心状态下思考。包括:明确目标方向、调理复杂问题的结构层次关系,以及表达的逻辑顺序和方式等。静心本不易,思考更加难,它确实是一个相对复杂的过程。所以,有效思考,就需要学习并掌握正确的方法。如果没有正确、有效的方法,人们就可能在此望而却步。

为此,本文(或课程)将通过表述与阅读的关系,说明思考的特征,其优势和难点,以及正确的思维方法、技巧,规范的思维流程等。以及相关工具在改善思维能力方面的作用。其实,明白了表述与阅读的关系,自然也就明白了表达与倾听、做事与结果的关系。

一、关于表达与倾听的规律

谋之所求(目的)在于做之有效。包括:用说、写的形式表达思想,或通过行动获得预期的结果等。就以思想的表达为例。表达的目的,通常是希望听者可以理解自己的思想。表达的受众形式,主要包括听(讲)和看(阅读文字)。那么,表达前的“”,是否就应当遵循“”和“”的规律。否则“”将失其意义。

考察人们的阅读习惯就可以发现,不论是倾听还是阅读,要想快速听懂或看明白相关内容,则需要三大必要条件。即:在主题明确的前提下,表达的内容需要一有结构,二有内容,三关联清楚。也就是俗称的阅读规律是:结构,内容,关系(见1),最终才能悟出其中的味道。

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1 有效阅读(文稿)的基本规律

针对文章(包括演示文稿)的阅读,其结构通常呈现于各级标题生成的目录中。而电子文档更可以通过“导航”窗格或“大纲”视图直观呈现(见2

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2 在电子文档中,文章或演示文稿的结构可以通过相关工具显性化呈现

数据表格类文稿的阅读,其实规律基本相同,只是表格的结构与普通文稿存在一些差异。包括:表格的结构主要体现于上表头中,以字段列(管理项目)的形式出现;表格的内容以记录行形式罗列,相当于文稿中的各自然段落;内容间的关系,通常以公式计算的结果加以呈现,形成对比之态(见3)。

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3表格的结构体现于上表头中

一旦明确了倾听和阅读的规律。那么,表达过程就应当遵循相应的阅读规则。

(一)文稿内容的阅读规则

各级标题的层次结构(在大框架的基础上),各自然段落的文字内容,再反复味各段落间的关系(衔接是否通畅,逻辑是否清楚)。

如果面对电子文稿(见2),就可以借助相关工具(如“导航”窗格或“大纲”视图),直观显示文章的层次结构。以辅助思路的调理。

(二)表格数据的阅读规则

管理项目(即:纵向的字段列,管理结构),具体的数据内容(即:横向的记录行,数据的内容),数据间的关系是否正确(如:差异),看是否符合管理的目标,甚至从差异中发现解决问题的方法。如果表头呈现多层形式,则相当于文稿中不同级别的标题。

例如:按制表的管理目标,3左侧表格的阅读方法是:年、学科,各学员(姓名)各年、各学科的成绩对关系。而3右侧表格的阅读方法是:学科、年,各学员各学科,两年间的成绩对关系。

由此可见,管理目标不同,表体结构各异,但结构和阅读方法相通。若想获得高效的阅读体现,则应遵循相应的表述(表格阅读)规律:

l按的是结构(宏观之纲)

l看的是内容(微观细节)

l品的是关系(其中道理)

如果在表达与倾听,写作与阅读过程中借助现代工具(如办公软件),这一过程就可以在显性化的过程中,化繁为简,变枯燥为神奇。

二、思考的特征及有效的思维特点

通过表达与倾听的规律可以看出,有效的倾听源于清晰的表达,而清晰的表达又源于周密的思考。那么,为什么人们又常常在深度思考面前踌躇,甚至会因畏惧而放弃呢?

主要原因就是思考的过程相对复杂且麻烦,还有些艰难。关键是,我们还常常没有掌握思考的规律和正确的方法。

那么,我们就先来看看思考过程存在哪些麻烦吧。

(一)为何容易放弃深度思考

人们大多有过这样的经历:就是某夜睡梦中忽然在惊醒中发现并想明白了某件事,不自觉的一合眼,早上起来就只有结论而记不清过程了(甚至结论也十分模糊)。而且,越着急找回睡梦中的思想就越想不出来。甚至懊悔夜间为何不起来记上一笔,但已无济于事了。这个瞬间想明白的思想,可能还会在以后的某次火花碰撞中再次出现,并组合起来形成深度思考的一部分,也可能就在瞬间闪烁后永久地消失了。

即便有随手记录火花的习惯,火花也不过只是思想的某个部分。所以,简单的收集并没有实质性意义或用途。只有将相关的思想火花在合并中有序组织,才能形成系统性的思想。这就涉及到思维的组织和方法问题。

原来,思考有其固有的特征。它是针对一系列有相关性的思想火花,将其有序组织并串联的过程,从而形成系统性的思想或结论。

然而,火花的出现具有闪烁性和跳跃性,它不一定会集中出现,而且出现后又常常很快就消失了。于是,将其组织和串联就显得十分困难。它说明,思维具有明显的隐性特征,它忽来忽去,忽隐忽显,容易让人琢磨不定。于是,这一特征也就形成了思考的基本障碍。尤其是没有笔记习惯的人,常常就会放弃深度思考的过程。

(二)思考存在哪些固定的规律

明确了思考过程的问题,那就再来看看思考过程是否存在什么规律?以及是否存在好的处理方法吧。

其实,从前面的示例中已经暗示了我们,人们常常懊悔的那个行为,就是有效思考的基本需求。即:面对闪烁火花的收集,老人们都会告诉我们一个方法,那就是“好记性不如烂笔头子”。如果火花出现时,我们能克服困倦,不嫌麻烦,养成随时记上一笔的习惯,再次找回思想火花就相对容易了。

原来,思考过程的隐性特征就是深度思考的最大障碍!如果可以让思考的过程显性化,就可以大大减轻这一障碍,让思考过程在直观状态下更加通畅,组织顺序的过程也会更加简单、灵活。

例如,在传统行文过程中,思路的调整只能在各页面文字的内容间。而想看到内容的前后关联时,又呈现为隐性状态。常常导致调整思路时的跳跃和处理的麻烦(见4)。

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4 在传统纸质文稿中调理思路时,前后内容常常呈现隐性状态

麻烦的过程包括,首先需要审核各个页面中的内容是否在说明一个中心思想(主题是否明确)。其次,还需要将拆分主题后的各层次关系联想出来(让结构显性化),以便让混沌的思路变得清晰。最好还要将同类内容集中显示,以调理它们的组织排列顺序或逻辑关系。最终达到辅助阅读过程中对认知、理解和记忆的要求。然而,在纸质文稿的审核过程中,其固有环境很难同时达到上述要求。

如果将传统行文模式转变为电子文档的形式,借助办公软件的相关工具(如:Word一类软件的“导航”窗格),就可以让文章的层次结构以显性化形式呈现(见5)。

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5 在电子文档中调整思路,可借助“导航”窗格将文章的结构显性化

其直观的效果可以让全文结构跨越页面显示,而且可以随意显示结构的总体与细节、结构层次与页面内容间的关联,只要通过展开折叠标题的工具即可在宏观与微观间自由切换。甚至还可以用直观可见的方式快速处理结构性编辑(避免丢三落四)。这些工具将大大减轻思路调整过程的隐性化障碍,并提升处理的效率和质量。

由此可见,让隐性的思想以显性化形式呈现,就是深度思考的基本规律。而其麻烦的过程又可以借助工具来化解。如此,只要稍微改变一下传统的行为习惯,就可以借工具大幅度减轻深度思考的负担,在提升能力的过程中增强思考的乐趣性。

(三)结构化思维模式及其优势

当今职场有一门名为《金字塔原理》的课程。其目标就是,通过结构化思维模式的训练,帮助人们提升有效的思维能力。主要思路是:将隐性的思想以显性化的形式呈现,用结构化的模式加以组织后再表达(见6)。

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6复杂问题的处理原则,就是先拆分出层次,再调理逻辑顺序

1.结构化思维的优势

通过结构化思维过程,首先可以明确主题,确定方向,以排除杂念。

其次,可以在主题思想的拆分过程中,将复杂问题分出主次和层次关系(化整为零),以便将混沌的思路在分层过程中清晰化;

还可以通过分类、排队的思想组织过程中,将杂乱的火花按认知、理解和记忆的规律,进行分组并有序排列,让思路的呈现通畅化(以利于各个击破)。

由此联想到职场文档的制作要求,不也是如此吗?即:表达的主题明确(一篇文章只允许一个中心思想)、展开的结构层次要清楚(即从大到小的父子关系不能错位),表述的逻辑关系要通畅(即表述的顺序需要遵循进展的因果关系)。

另外,在职场上还有一类有关结构化思维的说法,那就是工作目标的结构化分解法(即:5W2H的结构)。

What:做什么

Why:为什么

When:何时完成

Where:哪里可以找到资源

Who:谁可以帮助你

How to:怎样去做

How much:花多少钱

通过上述结构化的进程,就可以保证目标的有效达成,且可以避免过程中的丢三落四现象。在5W2H的结构中(如:目的、原因、时间、资源、方法和费用)。无非还是个主题、层次和逻辑顺序的问题。

总之,结构化思维的优势,就是可以帮助思考者明确主题、调理出进程的层次和逻辑关系,以便让思路更加清晰,让目标可达预期。

2.结构化思维的难点

从前面内容看,结构化思维的优势明显。但是,处理的过程确实存在着难点。包括:

l如何快速、准确地确定主题(目标和方向)?

l如何评价主题的拆分过程,并确定拆分的层数?

l如何评价各个子思想的表述,满足逻辑通畅的要求?

因为,“明确”、“清楚”和“通畅”均为虚词(它们属于概念层面的表述)。通常可以让人听得懂,但不一定可以明确如何去做。于是对于主题明确结构清楚逻辑通畅的描述,就不具备基本的可操作性,如何评价仍然处于一种模糊的隐性状态。是否可以将这一类隐性概念,转换为可操作显性状态,这大概就是掌握结构化思维模式的难点吧。

而《金字塔原理》这门课程,重点就是说明如何用结构化思维模式,训练将隐性的思想转换为显性化的呈现方法。那我们就从结构化思维的原则开始,先认识基本的思想方法,再通过办公软件将其落实在电子文档的处理过程中。其目的就是要将思想方法从概念层落实到可操作层面,以辅助思维过程的有效展开。

三、结构化思维的基本原则

先通过《金字塔原理》的四项基本原则,认识一下结构化思维模式。

6可以看出,结构化思维模式首先需要确定明确主题的原则。然后,依次说明了主题的拆分原则,以及内容(包括子主题)的组织原则。按此原则展开思考的过程,就可以养成结构化思维的习惯,并获得有效思考的体验。

1.起始的主题明确原则

做事(如:行文)先要明确主题,且一篇文稿只允许一个中心思想。主题明确的原则包括:主题内容的描述要求直接且明了,对下具有概括性(指相关各子标题及全文)。同时,审核过程中要求下级各个子思想(标题),对上(主题)有确切的支撑性

这一原则,不但说明了主题的表述方法,同时也提供了规范化评价和审核的具体方法。其中:“概括性”和“支撑性”,就成为主题是否明确的可操作性评价标准。尤其是“支撑性”的评价,要求各子思想间满足“相互独立至穷尽”和“同属按顺序排列”的原则。

2.从上至下的层次拆分原则

一旦明确了主题,接下来就需要进入拆分流程。因为,主题的表述相对抽象、概括。所以,为辅助认知、理解和记忆,就需要针对相对抽象的主题,遵循“化整为零”的原则,将复杂问题通过拆分层次的过程,变抽象具体、变混沌清晰

如何将“化整为零”这一概念层拆分问题转换到操作层面,结构化思维告诉我们,拆分的原则是:拆分出来的子思想之间,必须满足相互独立穷尽的条件。即:各个子思想间不能包含重叠的内容(将增加认知负担),而且不能遗漏(即不可丢三落四)!

于是,“独立”和“穷尽”就成为判断子结构拆分是否达标的基本依据,而且是可以落实到操作层的标准(能进行定量或定性的判断)。

如果拆分一层后,仍不能将混沌的思想变得清晰,就继续拆分第二层、三层……。那么,面对复杂问题,子结构拆到几层为止呢(总不能无限地拆下去,那样就更不容易辅助认知了)。所以,我们还要再明确一下拆分层次的数量原则,包括两个:

l一是,从复杂问题处理的规律上看,一般拆到2至3时,基本上就可以将混沌的事情表述清楚了。例如:通常体现文章结构的带自动编号标题,默认使用三级(包括:“标题1”至“标题3”)。除非特别复杂的文稿(如:论文、标书、合同等),可能会呈现带编号的四级标题(如“标题4”)。

l二是,拆分的子结构如果能达到可操作层,原则上就可以停止继续拆分了。所谓可操作层指,其内容可以落实到具体的规则条款流程等一类描述上,甚至可以落实到某一具体的工具(或功能)时。因为,条款型的描述以及工具(或功能),均可以通过定量定性的方式提供评价标准。

教学示例:参考演示文稿制作课程中规范文稿结构一节。该节通过详尽的说明和演示,呈现出如何确定结构层次拆分的层级问题(见7)。

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7 细化结构时,拆分的层级需要落实到操作层(可评价)

3.从左至右的顺序组织原则

在主题明确和结构清楚的前提下。结构化思维模式告诉我们,应当进入下一个相对最艰难的步骤,即调整结构间内容的排列顺序,即调整表述的逻辑关系。因为,它直接关系到倾听/阅读过程中对认知、理解和记忆的状态。也关系到处理复杂问题时“个个击破”过程的路径和顺序。

可别小看这个“顺序”,它常常是决定成败的关键因素。目前工作中的很多重复性过程,大多因其未遵循顺序的规律所致。

其实,组织顺序的过程就是确定“个个击破”的顺序路径。然而,“个个击破”仍属于概念层原则,虽然可以明白,但如何个个击破,从何处下嘴,仍然需要个人自己体悟。

而结构化思维原则将其明确到可操作程度。它要求各个子思想的组织原则是:“同属、按顺序排列”。即:应当首先将主题下各个子思想中同类的内容集中起来(合并同类),以避免丢三落四现象。然后,再按事务发展的逻辑关系依次组织,以避免跳跃、无序状态导致的反复过程。

于是,关键词同属(合并同类项)和顺序(逻辑关系),就成为结构化思维第三阶段的硬性的、可操作的评价指标(可以通过定量定性的方法判断)。同时,这一顺序也决定了处理问题“下嘴”的路径(避免了盲目性)。

由此可见,复杂问题的处理并非一蹴而就,而是在一个一个小问题的处理过程中,再一层一层地解决问题,最终才能达到预期的目标。所以,结构化思维同时还告诉我们一个基本道理,就是遇事不要急于求成,而是要静下心来,想明白了再做。因为,急易生乱,乱易生错,错了只能重新做(费时、费力,甚至丧失机会)。

总之,从结构化思维模式的角度,也再次明确了“谋定而后动”的规律,以及思考或做事的道理。而且,它将“化整为零,个个击破”这一概念层面的道理,落实到了可操作层面(即可评价)。包括:

l化整为零的原则(就是从上至下拆分子思想的过程中,必须遵循的原则):

相互独立,至穷尽为止(不重叠,不遗漏)。

l个个击破的原则(就是从左至右组织各个子思想过程中,必须遵循的原则):

同属,并按顺序排列(同类集中,逻辑顺序)。

这样,四个关键词独立穷尽同属顺序。就成为审核文档结构的定量和定性原则。这一原则将可运用于各类电子文稿显性化的结构评价之中(详情可参考本文五、将结构化思维流程结合到电子文档的处理中的内容)。

四、建立结构化思维流程,养成良好思考习惯

明确了结构化思维的优势、难点和原则后,如何才能养成良好的思考习惯呢?

凡有规律且可以重复的过程,原则上为此建立规范的工作流程,就可以保证过程中的完整性(避免丢三落四)。在重复流程的过程中,还可以产生熟能生巧之效。既然结构化思维有其固有的规律,自然行为过程就可以遵循相应的规律和流程(见8),并以此养成良好的习惯。

(一)流程1(明确主题)

目的:确定目标或方向,避免盲目起步导致颠三倒四现象。所以,它一定是流程之首!

对于制作文档而言,明确主题的过程通常就是撰写文档标题的过程。既要在抽象中表述清楚,又要在标题内容中呈现感染性。所以,这一过程也常常是文档制作的一个难点。

如果一时说不清主题的内容也无妨。结构化思维模式中提供了相应的方法,就是用撰写序言的过程,辅助文档主题的提炼和描述。

因为,序言的写作不像主题那样要求将中心思想概括在一句文字中,它允许在有限的展开中描述中心思想,相较于标题的写作更容易一些。然而,为避免序言内容的写作太过随意、冗长而影响主题的提炼,《金字塔原理》课程专门为撰写序言提供了科学的结构化写作方法,即“SCQA法则”。包括:

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8 用结构化思维模式搭建文章结构的流程

l用情景描述(S),展开与主题相关的内容;

l再从描述中发现冲突(C),寻找问题之所在;

l针对问题环节设问(Q),以确定问题之因果;

l针对问题明确答案(A),以明确处理的方法。

完成上述一组循环后,将相关关键词提取出来,就比较容易组织抽象的标题文字了。原来,解决标题不易写好的方法,就是借写序言的过程加以提炼。

标题内容的写作,建议:将提炼的关键词按主、谓宾齐全的规则组织,即可清晰表达主题内容,达到可操作性评价原则。

一旦明确了主题,以后的处理就相对规范化了。无非就是先拆分出层次关系,再调整逻辑顺序。

(二)流程2(从上至下,拆分层次结构)

目的:将抽象变具体,将混沌变清晰。

对于文档制作而言,就是在主标题下拆分出若干层次的子标题,确立其父子关系。即文人们常说的“先拉纲,再填肉”的处理流程。

因为,只有将文档的结构调整清楚,内容的处理才可能体验到“行云流水”的感觉。

子结构的拆分原则:

l从上至下,相互独立穷尽为止;

l拆分层次,原则2至3层,或达到可操作层即可。

(三)流程3(从左至右,调理逻辑关系)

目的:确定结构细节的逻辑顺序,明确处理过程的路径。

对于文档制作而言,深入研究各个子标题间的关系。以方便按认知、理解和记忆的习惯,组织表述内容的顺序,达到良好的阅读感(即让文档易读,尽量减轻阅读的负担)。

l从左至右,同属并按顺序排列;

l判断方法通过可用“演绎法”和“归纳法”(从略)。

五、将结构化思维流程结合到电子文档的处理中

人们制作文档的目的,就是为了表达思想。而清晰表达思想的标志,就是:主题要明确结构要清楚逻辑要通畅!于是,结构化思维模式就可以顺理成章地运用于电子文档的制作、使用,以及审核环节。而且,借助电子文档处理工具,更可以将隐性的思想转化为显性的内容,让概念性过程转化为可操作的过程。这些优势,将大大减轻思考的负担,同时提升审核、修改的效率和质量。

(一)结构化思维与文稿处理的关系

在文字处理软件中(如Word或WPS文字等),针对文章结构的显性化需求,就提供了名为“导航”窗格的工具(见9)。如果行文过程正确使用相关功能(如“样式”),文章的结构就可以通过显性方式直观显示出来(包括层次关系)。

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9 通过文字处理软件的“导航”窗格,可以直观显示文章的结构

于是,规划结构时的思路调理,以及审核修改过程都可以在直观状态下进行。有关结构化思维的原则,就可以十分便利,并以可见的形式运用其中了。包括:

明确主题的审核,关键看文章的标题是否满足“主、谓、宾齐全”的原则;

文章结构的审核,看各层标题(从上至下),是否遵循了“相互独立至穷尽”的原则;

内容逻辑的审核,看同级子标题的逻辑关系(从左至右),是否遵循了“同属按顺序排列”的原则。

另外,由于软件提供了标题自动编号功能,在“导航”窗格中,就可以直观审核编号的父子关系是否正确,且是否存在有“1”无“2”的非逻辑关系。

文稿的阅读规律为:结构关系,文字内容,段间衔接和逻辑关系。

同理,通过演示文稿软件中(如PPT或WPS演示)的“大纲”视图也能显示文章的结构(见10)。

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10 在演示文稿软件中,通过“大纲”视图显示文章的结构

有关结构化思维的原则,同样可以在此显性化状态中加以运用。并通过“相互独立穷尽”和“同属顺序排列”原则,直观调理或审核文稿的结构。使其达到可操作化目标,避免概念性模糊。其内容的阅读规律与文稿基本相同。包括:“大纲”的结构,幻灯片的页面内容,各张幻灯片内容间的关系。甚至借助演示文稿的放映过程,还可以利用动画效果和跳转功能,实现更加灵活、方便的关联式阅读和呈现。大大有利于辅助有效的倾听和灵活性演讲。

(二)结构化思维与数据管理的关系

在使用电子表格工具处理制表工作时(如:Excel或WPS表格),其结构虽然不会像文字处理软件那样提供“导航”窗格或“大纲”视图。但是,表格的结构却会明确地显示于表格的“表头区”,尤其是“上表头”区(见11)。

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11 表格的结构,大多体现于上表头区,不论其类型属于“表”或“报表”

不论表格的类型是“”(数据源)或“报表”(分析结果),其内容的阅读仍然遵循基本的结构化阅读规律,即:结构(字段列)、内容(记录行)、品关系(比数据间差异)。

所以,表格上表头的组织原则,就一定要遵循结构化模式的原则。包括:

上表头各字段名称的组织,应当相互独立穷尽为止,并同属顺序从左至右排列。这样,就可以表达出制表主题(目标)与结构的关系,实现表格结构搭建是否正确的可操作性评价。

总之,学习并掌握结构化思维模式,可以有效改善无序的思维状态。学习并掌握办公软件的正确使用方法,可以有效辅助隐性思维的显性化呈现过程。二者的有机结合,将可 以大大改善思维的效率,提高思想表达和呈现的质量。

我们的后续课程,将以结构化思维为指导,说明如何借助办公软件处理电子文档的思路和方法。有兴趣者,可继续阅读相关内容或学习相关课程。


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