0谋定而后动，掌握有效的结构化思维方法

远远地凝望 2022-11-02 发布于北京

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谋定而后动，掌握有效的结构化思维方法

未经周密思考的表达（说或写），常常会给人以语无伦次的感觉。同理，未经周密思考就开始做事，也常常会存在颠三倒四的现象。

俗话说，若想成功做事，则应“谋定而后动”。就是说，凡事最好想明白了再做。这样，就可以避免盲目行为引发的种种问题。道理虽然简单，但为之却十分不易。主要原因就在于这个“谋”字。

所谓“谋”，就是在静心状态下思考。包括：明确目标方向、调理复杂问题的结构层次关系，以及表达的逻辑顺序和方式等。静心本不易，思考更加难，它确实是一个相对复杂的过程。所以，有效思考，就需要学习并掌握正确的方法。如果没有正确、有效的方法，人们就可能在此望而却步。

为此，本文（或课程）将通过表述与阅读的关系，说明思考的特征，其优势和难点，以及正确的思维方法、技巧，规范的思维流程等。以及相关工具在改善思维能力方面的作用。其实，明白了表述与阅读的关系，自然也就明白了表达与倾听、做事与结果的关系。

一、关于表达与倾听的规律

谋之所求（目的）在于做之有效。包括：用说、写的形式表达思想，或通过行动获得预期的结果等。就以思想的表达为例。表达的目的，通常是希望听者可以理解自己的思想。表达的受众形式，主要包括听（讲）和看（阅读文字）。那么，表达前的“谋”，是否就应当遵循“听”和“看”的规律。否则“谋”将失其意义。

考察人们的阅读习惯就可以发现，不论是倾听还是阅读，要想快速听懂或看明白相关内容，则需要三大必要条件。即：在主题明确的前提下，表达的内容需要一有结构，二有内容，三关联清楚。也就是俗称的阅读规律是：按结构，看内容，品关系（见图 1），最终才能悟出其中的味道。

图 1 有效阅读（文稿）的基本规律

针对文章（包括演示文稿）的阅读，其结构通常呈现于各级标题生成的目录中。而电子文档更可以通过“导航”窗格或“大纲”视图直观呈现（见图 2）

图 2 在电子文档中，文章或演示文稿的结构可以通过相关工具显性化呈现

数据表格类文稿的阅读，其实规律基本相同，只是表格的结构与普通文稿存在一些差异。包括：表格的结构主要体现于上表头中，以字段列（管理项目）的形式出现；表格的内容以记录行形式罗列，相当于文稿中的各自然段落；内容间的关系，通常以公式计算的结果加以呈现，形成对比之态（见图 3）。

图 3表格的结构体现于上表头中

一旦明确了倾听和阅读的规律。那么，表达过程就应当遵循相应的阅读规则。

(一)文稿内容的阅读规则

按各级标题的层次结构（在大框架的基础上），看各自然段落的文字内容，再反复品味各段落间的关系（衔接是否通畅，逻辑是否清楚）。

如果面对电子文稿（见图 2），就可以借助相关工具（如“导航”窗格或“大纲”视图），直观显示文章的层次结构。以辅助思路的调理。

(二)表格数据的阅读规则

按管理项目（即：纵向的字段列，管理结构），看具体的数据内容（即：横向的记录行，数据的内容），比数据间的关系是否正确（如：差异），看是否符合管理的目标，甚至从差异中发现解决问题的方法。如果表头呈现多层形式，则相当于文稿中不同级别的标题。

例如：按制表的管理目标，图 3左侧表格的阅读方法是：按年、按学科，看各学员（姓名）各年、各学科的成绩对比关系。而图 3右侧表格的阅读方法是：按学科、按年，看各学员各学科，两年间的成绩对比关系。

由此可见，管理目标不同，表体结构各异，但结构和阅读方法相通。若想获得高效的阅读体现，则应遵循相应的表述（表格阅读）规律：

l按的是结构（宏观之纲）

l看的是内容（微观细节）

l品的是关系（其中道理）

如果在表达与倾听，写作与阅读过程中借助现代工具（如办公软件），这一过程就可以在显性化的过程中，化繁为简，变枯燥为神奇。

二、思考的特征及有效的思维特点

通过表达与倾听的规律可以看出，有效的倾听源于清晰的表达，而清晰的表达又源于周密的思考。那么，为什么人们又常常在深度思考面前踌躇，甚至会因畏惧而放弃呢？

主要原因就是思考的过程相对复杂且麻烦，还有些艰难。关键是，我们还常常没有掌握思考的规律和正确的方法。

那么，我们就先来看看思考过程存在哪些麻烦吧。

(一)为何容易放弃深度思考

人们大多有过这样的经历：就是某夜睡梦中忽然在惊醒中发现并想明白了某件事，不自觉的一合眼，早上起来就只有结论而记不清过程了（甚至结论也十分模糊）。而且，越着急找回睡梦中的思想就越想不出来。甚至懊悔夜间为何不起来记上一笔，但已无济于事了。这个瞬间想明白的思想，可能还会在以后的某次火花碰撞中再次出现，并组合起来形成深度思考的一部分，也可能就在瞬间闪烁后永久地消失了。

即便有随手记录火花的习惯，火花也不过只是思想的某个部分。所以，简单的收集并没有实质性意义或用途。只有将相关的思想火花在合并中有序组织，才能形成系统性的思想。这就涉及到思维的组织和方法问题。

原来，思考有其固有的特征。它是针对一系列有相关性的思想火花，将其有序组织并串联的过程，从而形成系统性的思想或结论。

然而，火花的出现具有闪烁性和跳跃性，它不一定会集中出现，而且出现后又常常很快就消失了。于是，将其组织和串联就显得十分困难。它说明，思维具有明显的隐性特征，它忽来忽去，忽隐忽显，容易让人琢磨不定。于是，这一特征也就形成了思考的基本障碍。尤其是没有笔记习惯的人，常常就会放弃深度思考的过程。

(二)思考存在哪些固定的规律

明确了思考过程的问题，那就再来看看思考过程是否存在什么规律？以及是否存在好的处理方法吧。

其实，从前面的示例中已经暗示了我们，人们常常懊悔的那个行为，就是有效思考的基本需求。即：面对闪烁火花的收集，老人们都会告诉我们一个方法，那就是“好记性不如烂笔头子”。如果火花出现时，我们能克服困倦，不嫌麻烦，养成随时记上一笔的习惯，再次找回思想火花就相对容易了。

原来，思考过程的隐性特征就是深度思考的最大障碍！如果可以让思考的过程显性化，就可以大大减轻这一障碍，让思考过程在直观状态下更加通畅，组织顺序的过程也会更加简单、灵活。

例如，在传统行文过程中，思路的调整只能在各页面文字的内容间。而想看到内容的前后关联时，又呈现为隐性状态。常常导致调整思路时的跳跃和处理的麻烦（见图 4）。

图 4 在传统纸质文稿中调理思路时，前后内容常常呈现隐性状态

麻烦的过程包括，首先需要审核各个页面中的内容是否在说明一个中心思想（主题是否明确）。其次，还需要将拆分主题后的各层次关系联想出来（让结构显性化），以便让混沌的思路变得清晰。最好还要将同类内容集中显示，以调理它们的组织排列顺序或逻辑关系。最终达到辅助阅读过程中对认知、理解和记忆的要求。然而，在纸质文稿的审核过程中，其固有环境很难同时达到上述要求。

如果将传统行文模式转变为电子文档的形式，借助办公软件的相关工具（如：Word一类软件的“导航”窗格），就可以让文章的层次结构以显性化形式呈现（见图 5）。

图 5 在电子文档中调整思路，可借助“导航”窗格将文章的结构显性化

其直观的效果可以让全文结构跨越页面显示，而且可以随意显示结构的总体与细节、结构层次与页面内容间的关联，只要通过展开和折叠标题的工具即可在宏观与微观间自由切换。甚至还可以用直观可见的方式快速处理结构性编辑（避免丢三落四）。这些工具将大大减轻思路调整过程的隐性化障碍，并提升处理的效率和质量。

由此可见，让隐性的思想以显性化形式呈现，就是深度思考的基本规律。而其麻烦的过程又可以借助工具来化解。如此，只要稍微改变一下传统的行为习惯，就可以借工具大幅度减轻深度思考的负担，在提升能力的过程中增强思考的乐趣性。

(三)结构化思维模式及其优势

当今职场有一门名为《金字塔原理》的课程。其目标就是，通过结构化思维模式的训练，帮助人们提升有效的思维能力。主要思路是：将隐性的思想以显性化的形式呈现，用结构化的模式加以组织后再表达（见图 6）。

图 6复杂问题的处理原则，就是先拆分出层次，再调理逻辑顺序

1.结构化思维的优势

通过结构化思维过程，首先可以明确主题，确定方向，以排除杂念。

其次，可以在主题思想的拆分过程中，将复杂问题分出主次和层次关系（化整为零），以便将混沌的思路在分层过程中清晰化；

还可以通过分类、排队的思想组织过程中，将杂乱的火花按认知、理解和记忆的规律，进行分组并有序排列，让思路的呈现通畅化（以利于各个击破）。

由此联想到职场文档的制作要求，不也是如此吗？即：表达的主题要明确（一篇文章只允许一个中心思想）、展开的结构层次要清楚（即从大到小的父子关系不能错位），表述的逻辑关系要通畅（即表述的顺序需要遵循进展的因果关系）。

另外，在职场上还有一类有关结构化思维的说法，那就是工作目标的结构化分解法（即：5W2H的结构）。

What：做什么

Why：为什么

When：何时完成

Where：哪里可以找到资源

Who：谁可以帮助你

How to：怎样去做

How much：花多少钱

通过上述结构化的进程，就可以保证目标的有效达成，且可以避免过程中的丢三落四现象。在5W2H的结构中（如：目的、原因、时间、资源、方法和费用）。无非还是个主题、层次和逻辑顺序的问题。

总之，结构化思维的优势，就是可以帮助思考者明确主题、调理出进程的层次和逻辑关系，以便让思路更加清晰，让目标可达预期。

2.结构化思维的难点

从前面内容看，结构化思维的优势明显。但是，处理的过程确实存在着难点。包括：

l如何快速、准确地确定主题（目标和方向）？

l如何评价主题的拆分过程，并确定拆分的层数？

l如何评价各个子思想的表述，满足逻辑通畅的要求？

因为，“明确”、“清楚”和“通畅”均为虚词（它们属于概念层面的表述）。通常可以让人听得懂，但不一定可以明确如何去做。于是对于主题明确、结构清楚和逻辑通畅的描述，就不具备基本的可操作性，如何评价仍然处于一种模糊的隐性状态。是否可以将这一类隐性的概念，转换为可操作的显性状态，这大概就是掌握结构化思维模式的难点吧。

而《金字塔原理》这门课程，重点就是说明如何用结构化思维模式，训练将隐性的思想转换为显性化的呈现方法。那我们就从结构化思维的原则开始，先认识基本的思想方法，再通过办公软件将其落实在电子文档的处理过程中。其目的就是要将思想方法从概念层落实到可操作层面，以辅助思维过程的有效展开。

三、结构化思维的基本原则

先通过《金字塔原理》的四项基本原则，认识一下结构化思维模式。

从图 6可以看出，结构化思维模式首先需要确定明确主题的原则。然后，依次说明了主题的拆分原则，以及内容（包括子主题）的组织原则。按此原则展开思考的过程，就可以养成结构化思维的习惯，并获得有效思考的体验。

1.起始的主题明确原则

做事（如：行文）先要明确主题，且一篇文稿只允许一个中心思想。主题明确的原则包括：主题内容的描述要求直接且明了，对下具有概括性（指相关各子标题及全文）。同时，审核过程中要求下级各个子思想（标题），对上（主题）有确切的支撑性。

这一原则，不但说明了主题的表述方法，同时也提供了规范化评价和审核的具体方法。其中：“概括性”和“支撑性”，就成为主题是否明确的可操作性评价标准。尤其是“支撑性”的评价，要求各子思想间满足“相互独立至穷尽”和“同属按顺序排列”的原则。

2.从上至下的层次拆分原则

一旦明确了主题，接下来就需要进入拆分流程。因为，主题的表述相对抽象、概括。所以，为辅助认知、理解和记忆，就需要针对相对抽象的主题，遵循“化整为零”的原则，将复杂问题通过拆分层次的过程，变抽象为具体、变混沌为清晰。

如何将“化整为零”这一概念层拆分问题转换到操作层面，结构化思维告诉我们，拆分的原则是：拆分出来的子思想之间，必须满足相互独立至穷尽的条件。即：各个子思想间不能包含重叠的内容（将增加认知负担），而且不能遗漏（即不可丢三落四）！

于是，“独立”和“穷尽”就成为判断子结构拆分是否达标的基本依据，而且是可以落实到操作层的标准（能进行定量或定性的判断）。

如果拆分一层后，仍不能将混沌的思想变得清晰，就继续拆分第二层、三层……。那么，面对复杂问题，子结构拆到几层为止呢（总不能无限地拆下去，那样就更不容易辅助认知了）。所以，我们还要再明确一下拆分层次的数量原则，包括两个：

l一是，从复杂问题处理的规律上看，一般拆到2至3层时，基本上就可以将混沌的事情表述清楚了。例如：通常体现文章结构的带自动编号标题，默认使用三级（包括：“标题1”至“标题3”）。除非特别复杂的文稿（如：论文、标书、合同等），可能会呈现带编号的四级标题（如“标题4”）。

l二是，拆分的子结构如果能达到可操作层，原则上就可以停止继续拆分了。所谓可操作层指，其内容可以落实到具体的规则、条款、流程等一类描述上，甚至可以落实到某一具体的工具（或功能）时。因为，条款型的描述以及工具（或功能），均可以通过定量或定性的方式提供评价标准。

教学示例：参考演示文稿制作课程中规范文稿结构一节。该节通过详尽的说明和演示，呈现出如何确定结构层次拆分的层级问题（见图 7）。

图 7 细化结构时，拆分的层级需要落实到操作层（可评价）

3.从左至右的顺序组织原则

在主题明确和结构清楚的前提下。结构化思维模式告诉我们，应当进入下一个相对最艰难的步骤，即调整结构间内容的排列顺序，即调整表述的逻辑关系。因为，它直接关系到倾听/阅读过程中对认知、理解和记忆的状态。也关系到处理复杂问题时“个个击破”过程的路径和顺序。

可别小看这个“顺序”，它常常是决定成败的关键因素。目前工作中的很多重复性过程，大多因其未遵循顺序的规律所致。

其实，组织顺序的过程就是确定“个个击破”的顺序路径。然而，“个个击破”仍属于概念层原则，虽然可以明白，但如何个个击破，从何处下嘴，仍然需要个人自己体悟。

而结构化思维原则将其明确到可操作化程度。它要求各个子思想的组织原则是：“同属、按顺序排列”。即：应当首先将主题下各个子思想中同类的内容集中起来（合并同类），以避免丢三落四现象。然后，再按事务发展的逻辑关系依次组织，以避免跳跃、无序状态导致的反复过程。

于是，关键词同属（合并同类项）和顺序（逻辑关系），就成为结构化思维第三阶段的硬性的、可操作的评价指标（可以通过定量和定性的方法判断）。同时，这一顺序也决定了处理问题“下嘴”的路径（避免了盲目性）。

由此可见，复杂问题的处理并非一蹴而就，而是在一个一个小问题的处理过程中，再一层一层地解决问题，最终才能达到预期的目标。所以，结构化思维同时还告诉我们一个基本道理，就是遇事不要急于求成，而是要静下心来，想明白了再做。因为，急易生乱，乱易生错，错了只能重新做（费时、费力，甚至丧失机会）。

总之，从结构化思维模式的角度，也再次明确了“谋定而后动”的规律，以及思考或做事的道理。而且，它将“化整为零，个个击破”这一概念层面的道理，落实到了可操作层面（即可评价）。包括：

l化整为零的原则（就是从上至下拆分子思想的过程中，必须遵循的原则）：

相互独立，至穷尽为止（不重叠，不遗漏）。

l个个击破的原则（就是从左至右组织各个子思想过程中，必须遵循的原则）：

同属，并按顺序排列（同类集中，逻辑顺序）。

这样，四个关键词独立、穷尽，同属、顺序。就成为审核文档结构的定量和定性原则。这一原则将可运用于各类电子文稿显性化的结构评价之中（详情可参考本文五、将结构化思维流程结合到电子文档的处理中的内容）。

四、建立结构化思维流程，养成良好思考习惯

明确了结构化思维的优势、难点和原则后，如何才能养成良好的思考习惯呢？

凡有规律且可以重复的过程，原则上为此建立规范的工作流程，就可以保证过程中的完整性（避免丢三落四）。在重复流程的过程中，还可以产生熟能生巧之效。既然结构化思维有其固有的规律，自然行为过程就可以遵循相应的规律和流程（见图 8），并以此养成良好的习惯。

(一)流程1（明确主题）

目的：确定目标或方向，避免盲目起步导致颠三倒四现象。所以，它一定是流程之首！

对于制作文档而言，明确主题的过程通常就是撰写文档标题的过程。既要在抽象中表述清楚，又要在标题内容中呈现感染性。所以，这一过程也常常是文档制作的一个难点。

如果一时说不清主题的内容也无妨。结构化思维模式中提供了相应的方法，就是用撰写序言的过程，辅助文档主题的提炼和描述。

因为，序言的写作不像主题那样要求将中心思想概括在一句文字中，它允许在有限的展开中描述中心思想，相较于标题的写作更容易一些。然而，为避免序言内容的写作太过随意、冗长而影响主题的提炼，《金字塔原理》课程专门为撰写序言提供了科学的结构化写作方法，即“SCQA法则”。包括：

图 8 用结构化思维模式搭建文章结构的流程

l用情景描述（S），展开与主题相关的内容；

l再从描述中发现冲突（C），寻找问题之所在；

l针对问题环节设问（Q），以确定问题之因果；

l针对问题明确答案（A），以明确处理的方法。

完成上述一组循环后，将相关关键词提取出来，就比较容易组织抽象的标题文字了。原来，解决标题不易写好的方法，就是借写序言的过程加以提炼。

标题内容的写作，建议：将提炼的关键词按主、谓宾齐全的规则组织，即可清晰表达主题内容，达到可操作性评价原则。

一旦明确了主题，以后的处理就相对规范化了。无非就是先拆分出层次关系，再调整逻辑顺序。

(二)流程2（从上至下，拆分层次结构）

目的：将抽象变具体，将混沌变清晰。

对于文档制作而言，就是在主标题下拆分出若干层次的子标题，确立其父子关系。即文人们常说的“先拉纲，再填肉”的处理流程。

因为，只有将文档的结构调整清楚，内容的处理才可能体验到“行云流水”的感觉。

子结构的拆分原则：

l从上至下，相互独立至穷尽为止；

l拆分层次，原则2至3层，或达到可操作层即可。

(三)流程3（从左至右，调理逻辑关系）

目的：确定结构细节的逻辑顺序，明确处理过程的路径。

对于文档制作而言，深入研究各个子标题间的关系。以方便按认知、理解和记忆的习惯，组织表述内容的顺序，达到良好的阅读感（即让文档易读，尽量减轻阅读的负担）。

l从左至右，同属并按顺序排列；

l判断方法通过可用“演绎法”和“归纳法”（从略）。

五、将结构化思维流程结合到电子文档的处理中

人们制作文档的目的，就是为了表达思想。而清晰表达思想的标志，就是：主题要明确、结构要清楚、逻辑要通畅！于是，结构化思维模式就可以顺理成章地运用于电子文档的制作、使用，以及审核环节。而且，借助电子文档处理工具，更可以将隐性的思想转化为显性的内容，让概念性过程转化为可操作的过程。这些优势，将大大减轻思考的负担，同时提升审核、修改的效率和质量。

(一)结构化思维与文稿处理的关系

在文字处理软件中（如Word或WPS文字等），针对文章结构的显性化需求，就提供了名为“导航”窗格的工具（见图 9）。如果行文过程正确使用相关功能（如“样式”），文章的结构就可以通过显性方式直观显示出来（包括层次关系）。

图 9 通过文字处理软件的“导航”窗格，可以直观显示文章的结构

于是，规划结构时的思路调理，以及审核修改过程都可以在直观状态下进行。有关结构化思维的原则，就可以十分便利，并以可见的形式运用其中了。包括：

明确主题的审核，关键看文章的标题是否满足“主、谓、宾齐全”的原则；

文章结构的审核，看各层标题（从上至下），是否遵循了“相互独立至穷尽”的原则；

内容逻辑的审核，看同级子标题的逻辑关系（从左至右），是否遵循了“同属按顺序排列”的原则。

另外，由于软件提供了标题自动编号功能，在“导航”窗格中，就可以直观审核编号的父子关系是否正确，且是否存在有“1”无“2”的非逻辑关系。

文稿的阅读规律为：按结构关系，看文字内容，品段间衔接和逻辑关系。

同理，通过演示文稿软件中（如PPT或WPS演示）的“大纲”视图也能显示文章的结构（见图 10）。

图 10 在演示文稿软件中，通过“大纲”视图显示文章的结构

有关结构化思维的原则，同样可以在此显性化状态中加以运用。并通过“相互独立至穷尽”和“同属按顺序排列”原则，直观调理或审核文稿的结构。使其达到可操作化目标，避免概念性模糊。其内容的阅读规律与文稿基本相同。包括：按“大纲”的结构，看幻灯片的页面内容，品各张幻灯片内容间的关系。甚至借助演示文稿的放映过程，还可以利用动画效果和跳转功能，实现更加灵活、方便的关联式阅读和呈现。大大有利于辅助有效的倾听和灵活性演讲。