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作者：英向前 国有企业新、改建工程项目竣工后，都需要经过上级（或国资委）主管部门审计，只有通过审计的工程项目，才可以转为企业固定资产，才能登记到国有资产管理序列；所以，报审过程和审计结果是非常重要的，关系到项目组织的成败。 我最近接手了一个国有企业新建厂的工程项目，接手时已近收尾阶段。该项目主要建设内容：1、车间厂房，2、综合办公楼，3、生活用电锅炉房，4、门卫、5储料库，6厂区地坪，总计六部分，建筑面积1万平米左右。 与我以前做的项目相比，这个项目不大，正常情况下建设这样的工程项目，从立项到工程竣工验收拿到房产证，具体操作应该有以下十项重要工作（每项中还有许详细的工作，在此不一一列举）： 1、购买工业用地并取得土地规划， 2、在政府立项并办理配套手续， 3、办理规划许可， 4、办理报建手续取得开工许可， 5、组织招投标工作， 6、成立项目管理组织并组织中标方进场施工， 7、申请建筑主管部门质量监督， 8、组织工程竣工验收并办理建筑质量监督验收备案， 9、到城建档案馆上交工程档案， 10、办理房屋产权登记并取得房屋产权登记证。 大体上经过上述十项步骤，一个建设项目可以基本圆满结束。 我接手这个项目是一个企业自筹自建新项目，企业以前没有经历过项目建设，在办理项目前期的各种手续时，由于人员不了解项目审批流程，留下了很多棘手问题，资料保管也很不齐全，很多问题已经很难解决、甚至无法解决。 现在项目已经结束了施工，并通过了企业内部验收，按照国企对项目管理的有关规定，一段时间内必须上报主管单位审计部门对工程项目的施工管理过程进行审计，那么如何针对这种无头绪管理项目，整理准备上报审计资料，我近期摸索出以下几个步骤： 第一步，收集项目组所有人员手中的现有资料，把各种文件的原件和复印件整理分类、所有合同统一归档。并按照资料的类别和先后顺序进行整理排列，对于重要且需要永久保存的材料统一分成原件一部分归档，复印件一部分归档，不能混装；而且，对于手里只有原件的也要复印一份归到复印件档案中，对于手里只有复印件没有原件的，要及时想办法找到原发件机关或部门，重新拿到原件，并装到相应的档案袋中，妥善保管。 第二步，将重要的政府批件、批文、证书原件，单独组卷永久保存，这部分文件不放在审计文件资料中（审计文件中只留存对应的复印件），这部分文件有些原件最终是要交到城建档案馆做永久保存的。所以，此时必须保管好，一旦遗失会影响建筑交档和产权登记证办理的，如果到那时发现遗失问题就大了，现在必须注意。 第三步，对于招投标和施工中缺失的材料，及时补救，档案材料、复试材料联系施工单位复印，整理归档。重点做好隐蔽施工记录、材料复试文件整理，还要将监理资料和监理日志复印并装订成册。 第四步，整理图纸，按照施工图、竣工图、设计变更等三部分把图纸整理齐全，并装盒组卷。注意：施工图纸要区分版次、要区分有审图章和无审图章的图纸，要做好分门别类，即按照分部分项工程组卷，不能混淆。 第五步，把上述所有资料，按照以下顺序组成卷宗： 1、项目前期文件卷，包括：立项、政府往来文件、批件、意见等各类函件。 2、项目的环境评价、水土保持、防雷、安全、职业病、人防等专业组卷，包含：针对项目的各类评价、报告、意见书及各项费用付款过程文件。 3、项目勘察、设计和图审文件卷，包括勘察报告、设计、审图意见、各项费用支付过程等文件。 4、招投标和施工阶段文件卷，主要包括：招标过程文件、定标文件、施工合同、施工过程和付款过程文件（这里主要包括总包方、监理方、招标代理方、造价咨询方）。 5、项目丙方（合作方）文件卷，主要包括：子项目的提出讨论过程、甲丙合同签订过程、施工或安装过程、验收过程和各专项付款过程文件。 6、决算卷，包括：第三方决算单位选择和确立过程，施工单位决算总价表、第三方决算审核报告、决算费用批付过程文件等。 7、项目财务统计报告卷，由企业财务部门将有关工程的费用统计成表格、出具报告并加盖单位公章。 8、工程实景照片卷，包括施工照片、场景照片、设备照片等等。 第六步，按照上述卷本中的资料，统一编辑标号、标页，整理编制文件目录，并编制全部资料卷宗的总目录。 第七步，把上述纸质资料用扫描仪扫描，按照文件归档类别，分门别类编写成PDF电子文档，具体电子文件名称要与纸质文件名称一致，方便检索查看，更利于永久保存。（注意：扫描时必须以文件原件扫描，制作电子文档，不能用复印件代替。） 第八步，将纸质文件装订、组卷，把所有文件按照上述卷本装入档案盒中，打印相应卷本的档案盒封皮和书脊并粘贴好，送入档案柜中保存，备审计查看。 通过上述过程一套完整的审计资料就基本准备就绪了，尚缺少的有关手续、批件和资料，只有等后续再进行补充办理。 下一步就静待上报审计查看。 2022年11月18日星期五 |
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