【原】企业经营财务分析初阶：管理报告的编制（2）

接上文：企业经营财务分析初阶：管理报告的编制

二、管理报告的编制与展现

优质的管理报告应具备如下特征：

-决策支持程度：能够支持定期的经营分析（月度、季度、年度），在KPI之外还有合理的分析维度，可以从不同角度为不同职能、层级责任主体的管理者解剖同一项指标。

-与KPI的匹配性和结合程度：内容涵盖所有财务与关键运营类KPI，报告的频率与相应KPI的考核频率相一致，指标的维度与考核责任主体相匹配。

-易读程度：报表表现形式直观，可视性强，文字与图表并用，使用通用商业语言，避免不通用的专业术语和计算复杂的指标。

-编制效率：报告可及时满足绩效指标考核与管理需求，平衡考虑数据获取的成本和编制效率。

-数据有效性：报表的项目定义规范，明确数据获取口径，利用信息系统自动获取信息，标准化计算或调整原则。

1、分析技术在报表编制中的应用

首先，在财务分析中最常用的是对比分析。

最常用的标准是上期与上年同期，即统计分析中的同比与环比。

但如果与管理者的期望值相比，还需要选择预算或预测作为另一个比较标准。

在按月度编报的报表中，有些指标一个月份的成果或许因例外事件或季节因素的影响，所以在财务分析的对比分析中常同时展现本期（period-to-date，PTD）与本年累计（year-to-date，YTD）两列数字，预算数字也分本期与本年累计两列数字。

以利润中心管理利润表的结构为例，下表是展现其完整的月度管理利润表的示例：

在采用「与预算年度挂钩的逐月滚动预测」法的企业，管理报告中凡是需要展现分析全年趋势的指标都会采用「年度内实际+预测」的数字。

例如，下图展示了2013年毛利率这一指标的全年趋势，其中1月至8月是实际值（以黑色折线表示），9月至12月是在9月初更新的滚动预测值，而1月至12月的灰色虚线折线则表示年初的预算值。

这样的比较更能体现该指标业绩表现的「最新」标杆（即全年实际+预测）偏离年初预算的程度。

通过对比分析技术，还可以为关键业绩指标制定「预警线」并在管理报告中直观体现出来。

具体做法是为某指标设置标准值以及标准值上（下）浮动X%的可容忍区间。

在管理报表中可以用业绩计分卡的方式以不同灰度标识区分高度预警、中度预警和正常，并且为不同颜色赋予不同的业绩评分。

下表是一个业绩计分卡的示例：

在单项分析模块（收入、成本、费用等单项）或专题类分析报表的编制中，结构分析是常用的分析技术。

例如编制人工费用专题分析报告时，可以分费用类别、职能体系、员工级别几个维度分别计算其占总人工费用的比例，并用饼状图展现，如下图所示：

2、用电子表格设计管理报表编制模板的技巧

-由粗到细地设计，越详细的信息越应出现在单项分析模块里。

-注意「主表」与单项分析模块之间的数据链接和集成关系。

-专题类分析应独立于单项分析模块单独设计表格编制，例如费用单项分析模块里包含人工费用和促销费用，人工费用和促销费用是两个单独的专题类分析。

单项分析模块的总额（如收入总计、成本总计）是链接至主表的数据源，但专题类分析表格的总额只是单项模块的一部分，与主表没有关系。

-不要将供查询或引用的数据源与输入计算区域叠加展示在一张工作表里。

3、管理报告的展现和汇报演示

管理报表的编制计算表格是不应展现给阅读者的，财务分析师呈现给阅读者的是对计算结果的解读。

完善的管理报告除了有编制模板还应有一套汇报用模板，这类模板常以PPT形式呈现，汇报演示材料的内容以图与文为主，表格为辅，并且表格的内容应高度精练，仅对图形起到数字支持的作用。

汇报演示材料也应浓缩简洁，越是高级的管理者越没有时间阅读长篇大论和大量旁枝末节的数据，演示材料里应该只展示最核心的信息，因此财务分析师应将每一个项目的汇报内容尽量浓缩在一页展示。

下图以一个汽车制造工厂经营分析汇报的例子做说明：

一份好的PPT幻灯片文档，原则上每一页都应有概括句。

概括句的作用是，阅读者即使不看或没看懂这四个象限的图表的含义，也能从概括句中了解报告编制者想要表达的意思。

上面这张四分象限图和一百字左右的文字摘要都简洁清楚地向管理者陈述了两件事情：产品成本这项的业绩怎么样，为什么会这样。

财务分析师最好常用「换位思考」的思维，多问自己——如果我是阅读者，并且对这个报告产出的过程方法一无所知，那么什么样的版式、何种图文搭配、什么样的字体和颜色最醒目，最能让我对这项指标的业绩成果一目了然？

4、管理报告汇报演示材料的结构

由于管理报告的汇报演示材料是PPT，所以需要具备叙事逻辑和文档结构。

比较好的方法仍然是采用「建筑式」的思维，先搭建报告的骨架，即先起草目录以及每张幻灯页的标题。

由于经营分析会议时间有限，因此管理报告应分为两部分。

第一部分是在会上展现并向与会者陈述的内容，主要是公司层面关键业绩指标的整体概览，例如收入、毛利、利润等。

第二部分是会后抄送各部门经理进行深入分析并采取改进行动的，主要是单项与专题分析的详细报告，例如分不同维度的收入、毛利、费用分析。

第一部分可以根据利润表、资产负债表、现金流量表三张主表的关键业绩指标依次展开。

以连锁零售集团为例：

在整体收益这一节，第一页没有展现完整利润表结构，而是只展现了这几个利润表的关键指标。

财务分析师对营业收入、综合贡献、费用、净利润这四项利润表指标都采用了先展示指标业绩概览，再展示差异比较，最后展示全面趋势这「三步式」的结构和顺序，每一步用一页。

（1）本期业绩概览：

（2）差异比较（对比分析）：

（3）年度内趋势展望（趋势分析）

PPT幻灯片是为了会场陈述与演讲准备的，除了具备一个有逻辑条理的故事情节以外，还需要现场陈述者有能力用语言驾驭听众阅读每张幻灯页过程中的注意力和问答互动。

今天就到这里，下期我们来讲「数据管理与信息技术在管理报告中的作用」。

END

参考书籍：《500强企业财务分析实务》李燕翔

粉丝福利：超硬核福利：万一全佣开户，两融默认5%！

扫描下方二维码加我为好友，备注「加群」，拉你入「财会交流群」~