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布置工作五步法

 a憧憬我的梦 2024-01-23 发布于广东

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布置工作五步法起源于日本,后引入到中国,又经演绎细化,变得更适合中国的企业理解和执行。

01

日本版
第一遍,管理者:“渡边君,麻烦你帮我做一件**事。”
渡边君:“是!”转身要走。 

第二遍,管理者:“别着急,回来。麻烦你重复一遍。”
渡边君:“你是让我做**事对吗?这次我可以走了吗?” 

第三遍,管理者:“你觉得我让你做这事的目的是什么?”
渡边君:“你让我做这事的目的大概是咱们这次能够顺利的***,这次我可以走了吗?” 

第四遍,管理者:“别着急,你觉得做这件事会遇到什么意外?遇到什么情况你要向我汇报,遇到什么情况你可以自己做决定?”

渡边君:“这件事大概有这么几种情况……如果遇到A情况我向您汇报,如果遇到B情况我自己做决定。您看可以吗?” 

最后一遍,管理者:“如果让你自己做这个事,你有什么更好的想法和建议吗?”
渡边君:“如果让我自己做,我会在某个环节……”

02

中国细化版
1 、清晰布置:清晰地交代工作任务的背景、内容、目标、要点和轻重缓急安排工作的第一步是对工作做清晰地布置,这包括:

工作任务的背景和目标

工作任务的关键要求,如时间、数量、质量

工作任务的特别要求

下属需要特别注意的事项,有可能存在风险的事项
下属在执行任务中的对接人、可调用的资源,相应的权限范围等等
在现实里安排任务,领导者通常的做法都是粗略的,美其名曰是培养下属,实际上是一种管理上的懒惰。重点是该交代的一定要交代清楚,需要下属主动去思考的,可以通过以下的步骤来完成。

2 、要求复述:要求任务接收方完整复述任务,校验、校正接收理解的误差

安排工作的第二步是要求下属复述任务,这包括:

要求下属完整的复述一遍任务
校验校正安排和接收之间的误差
帮助下属找到造成误差的原因,纠正下属的理解偏差
安排工作和接收工作安排,这中间存在管理者对任务进行语言编码,和下属接收领导的任务安排,进行语言解码的过程。
管理者从管理出发,和下属从执行出发,也存在一定的偏差,所以双方要相互校验,目标一致的把任务安排和接收清楚,确保任务被有效的执行。

3、 探讨目的:和任务接收方探讨这件事的目的何在,给出正向的意义指引

安排工作的第三步是和任务接收方探讨这件事的目的何在,这包括:

丰富更多的任务背景,探讨任务的出发点是否正确推演实现任务目标后带来的变化,是否符合安排任务的目的找到工作任务对接收方的价值、利益、意义,帮助下属提升积极性
和下属探讨安排工作的目的,是要确定下属是否真正理解了管理者安排任务的意图,不要错误解读工作安排,以免造成不必要的损失。

4、 意外处理:要明确遭遇意外的处理机制,约定处理的方法、尺度和边界

安排工作的第四步是明确遭遇意外的处理机制,这包括:

推演工作任务执行中有可能出现的意外什么情况下属必须及时向管理者汇报和请示什么情况下属可以自行决定,下决定的原则和方向是什么
现实里管理者自己也无法对任务的意外情况做全面准确的预测,下属受限于位置和视野,则更难以对意外和风险做准确的预判。
双方在这一步的重点,是约定下属执行权限的范围、边界,以及下属和管理者沟通的规则。

5 、询问意见:让任务接收方独立思考回答,如果独立完成有什么好的方案

安排工作的第五步是询问任务接收方的意见,这包括:

让下属就任务安排提出自己的意见、建议让下属提出自己的要求,请求,如更多的资源、更宽限的时间让下属独立思考,如果不考虑任务的安排,只以任务结果为目标,下属有什么更好的方案让下属独立思考自己独立完成任务的方案,是对下属主动性充分的激发和调动最后结合下属的意见和方案,管理者对工作安排做相应的调整或改进。
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