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会议是管理者的基本工具之一，通过会议，管理者可以协调团队工作、分配资源、解决问题和制定决策。 可是许多管理者在组织会议时常常会遇到各种问题，例如会议效率低下、无法达成预期目标等。 所以开高效会议成为了一个重要的管理技能，今天我们就聊聊开高效会议的基本流程，帮助管理者更好地组织和管理会议。  一、明确会议目的和议程 在召开会议之前，首先需要明确会议的目的和议程。 会议目的决定了会议的方向和重点，而议程则是会议的框架和流程。制定明确的议程可以帮助参会者更好地了解会议内容和时间安排，从而更好地参与讨论和决策。同时，议程应该简洁明了，突出重点，避免不必要的细节和冗长的讨论。 二、选择合适的参会人员 选择合适的参会人员，是开高效会议的关键之一。 如果参会人员过多，可能会导致讨论偏离主题、时间浪费等问题；如果参会人员过少，则可能无法全面地讨论问题，影响决策质量。 因此管理者需要根据会议目的和议题，选择合适的参会人员，确保参会人员能够为会议提供有价值的信息和意见。 三、提前通知和准备 在确定参会人员后，管理者需要提前通知他们会议的时间、地点、议程等详细信息。这样可以让参会者提前了解会议内容，做好准备。 同时管理者也需要为会议做好准备工作，例如准备必要的资料、设备等。如果有必要，还可以为会议制定一些规则，例如发言时间限制、禁止使用手机等。  四、引导讨论和决策 在会议进行过程中，管理者需要引导讨论和决策。 首先管理者需要鼓励参会者积极发言，分享观点和意见，管理者还需要控制讨论的方向和节奏，避免讨论偏离主题或陷入僵局。 如果讨论出现分歧或冲突，管理者需要及时介入调解，寻求共识或妥协方案，最终管理者需要根据讨论结果制定明确的决策或行动计划。 五、记录和总结 在会议结束后，管理者需要记录和总结会议内容。 记录和总结可以帮助参会者回顾会议内容和决策结果，同时也可以为未来的工作提供参考。 此外记录和总结也可以作为团队共享的知识财富，在总结时，管理者需要强调会议的成果和价值，同时也要指出存在的问题和改进方向。 六、后续跟进和反馈 最后管理者还需要对会议进行后续跟进和反馈，在会议结束后，管理者需要监督行动计划的执行情况，确保决策得到有效落实。 同时管理者还需要收集参会者的反馈意见，了解他们对会议的看法和建议，以便不断改进和提高会议效率，后续跟进和反馈是开高效会议的重要环节之一，它可以帮助管理者不断完善和提高自己的管理技能。  最后总结：开高效会议需要一个系统的流程和方法，通过明确会议目的和议程、选择合适的参会人员、提前通知和准备、引导讨论和决策、记录和总结以及后续跟进和反馈等步骤，管理者可以更好地组织和管理会议，提高团队的协作效率和工作质量。 我们千万不能把会议开成“茶话会”、“扯皮会”，更不能把会议开成了管理者、老板的一言堂、唠叨会、故事会，而且会议一定是要主题明确，不能一个会议原定是30分钟，结果一开就是二三个小时，既耽误了工作，也会容易引发员工的抱怨。 另外一个就是尽量少在下班的时间开会，很多企业都喜欢在下班后召开会议，其实下班后的时间开会，看似没有占用工作的时间，其实会议的效果往往并不好，因为是下班时间，从会议的通知开始，可能就已经受到了员工的抵制和排斥了。 而最好的会议时间，往往是在工作的时间，简单、高效、明确会议的主题和要讨论解决的事项，因为是工作时间，相信大家也不会拖时间，因为会议结束还有个各自的事情要处理，所以这样的会议反而是最高效的。 江涛老师最后想说的是：开会是为了解决问题而不是抱怨和抛出问题，所以会议结束后的跟进、监督、执行才是关键，很多无效的会议，就是因为开会而开会，会议结束后也就没事了，这就导致企业不断的内卷和内耗。 备注：承接企业运营管理年度顾问及企业内训项目。 |
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