1范围本标准规定了对公开文件的编制、审批、发放、使用及保存的控制要求，适用公司各服务中心对公开文件的管理。 2编制依据/引用文件2.1Q/CMPMC 31010 《档案管理规定》 3术语3.1公开文件：指对客户有指导和约束作用的公共制度、公开发放的文件等。 4管理规程4.1公开文件不做受控标识，由各服务中心的客户服务部门负责发放，填写发放记录，请接受人签收，统一管理，具体职责为： 4.1.1服务中心各部门负责责任范围内公开文件的编写，客户服务部负责人负责组织本服务中心公开文件的校审工作。 4.1.2服务中心负责人对所编制的文件进行审批，重大事项报公司职能部门。 4.1.3公司及服务中心客户服务部门负责公开文件的发放、公示、告知客户，归档和保管。 4.2公开文件的编制、审批 4.2.1公司公开文件由公司相关职能部门负责起草，起草完毕报公司分管领导审核，审批通过后报公司总经理批准发放。 4.2.2服务中心公开文件根据文件内容，由项目责任部门负责起草，客户服务负责人对文件进行校对审核后，报服务中心负责人批准发放。 4.2.3公开文件的编号可由起草部门根据年月日及部门/项目代号等原则进行编号。 4.2.4各类价格公示的收费标准必须是经过政府物价部门核准、指导的价格标准。 4.3公开文件的发放 4.3.1服务中心客户服务部门负责将批准发放的文件进行登记并以发放书面文件入户，或在公共部位张贴公告等形式告知客户。如文件有时效性，张贴的期限为文件中规定的有效期内，如文件无时效性，张贴的期限一般定为一周，如遇特殊情况，则张贴期限根据实际情况决定。 4.3.2所有公示文件应加盖发文部门印章发放，并留存加盖印章及批准人签署的原件，保存电子版的原版公开文件备查。 4.3.3印发的公开文件应加企业标志（LOGO）标识或底纹（可行时），注明项目名称和发文单位、日期（契约性文件除外）。 4.4业户入住时提供的公开文件应编制资料发放清单，请业户签字接收后归档保存。 4.5公开文件的使用 4.5.1公司及服务中心相关部门借阅或复制公开文件时，需到客户服务部进行申请，并由公司及服务中心负责人同意后，填写《文件借阅/复制登记表》。凡借阅/复制的公开文件，未经客户服务部负责人同意，不得自行复制。 4.5.2当公开文件发生修改时，应经原审批人审核后发放给业户，并需声明旧文件作废。 4.5.3公开文件在使用过程中如遇破损、丢失等情况应到客户服务部门办理相关手续。 4.5.4文件公告完毕，由客户服务部门通知相关部门撤消。 4.5.5需要时，公司及服务中心可以依据文本文件制作上墙文件，如在工作现场张贴的操作规程和管理规定等，上墙文件应与文本文件保持一致。 4.5.6需公示的公开文件，应按公司统一要求进行规范制作、安装。 4.5.7文件使用人员不准擅自外借和复印受控文件，不允许在文件上随意涂改、写划。文件主管部门负责对各部门文件保管和使用情况进行检查。 4.6公开文件的归档与保管 4.6.1服务中心客户服务部门文员负责公开文件的收集、归档，并填写文件清单。 4.6.2客户服务部文员应至少每半年对公开文件电子版进行文件备份（刻录或磁盘），以免文件丢失。 4.6.3各种公开文件均由服务中心自行保存，部门公开的一般性文件，存档期为一年，重要性文件的存档期为三年。 4.6.4批量印刷，尚未发出的公开文件应分类存放在干燥通风、安全的地方，易于识别，便于查阅，防止损坏和丢失。 5记录5.1文件借阅/复制登记表 表310—8 附加说明：1.本标准由运营管理部门负责起草、审核。 2.本标准由运营管理部门组织标准化审查。 3.本标准由总经理办公会议审议通过，总经理批准签发。 4.本标准由运营管理部门负责解释、修订。 |
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