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1 一场会议产生的来源有很多： 可能是上级开了某个主题的会议，下级出于会议精神的传达贯彻或业务链条的条条传递，于是依次召开； 可能是下级单位或者基层民情出现的一些状况向上反馈促使上级召开会议； 可能是领导根据工作实际主动召开或创造性召开； 可能是下属部门提请领导召开； 可能是兄弟单位或地区的经验或者教训促成会议召开； 可能是常规性或程序性工作会议，必须定期或定点召开，等等，不胜枚举。 但所有会议的召开必定殊途同归，最终需要经过一个共同点——能决定会议召开那位领导的点头，即某种意义上，会议的召开起源于领导意图。 以常规性会议举例，假设某市的惯例是每周召开一次市委常委会会议，但这个会议是星期一召开，还是星期五召开？如果是星期一召开，那是上午召开，还是下午召开，又或者晚上召开？又或者不召开？这往往取决于市委书记，因为他拥有何时召开会议的决定权，因此可以说常委会会议的召开起源于市委书记的意图。 当领导有意图召开某场会议，特别是那种非常规性的规模较大的会议，在领导意图确定的初期需要抓住机会向其确认尽可能多的关键细节，如具体时间，地点，会议名称，主要议程，参会人员，会场布置，是否用餐，以及领导交代的一些要求和注意事项。 当然，这需要见机行事，如果领导当时很忙很不耐烦，便不要纠结追问太多细节问题，因为后续还可以补上来（后文会提及）。如果领导心情较好、暂时不忙，就可以探讨更多的一些细节。 领导确定的细节越详细，后面会务工作开展便越顺畅，因为我们不能老向领导往返地确认会务细节，而未经领导确认的细节则存在一定的变数风险。 如果会议比较大型，往往要外租会场，这种情况下，会议时间和地点确定后要做的第一件事是预订场地，看看合适的场地是否被别人订去了，同时条件允许的话，可到现场根据领导意图察看一下大致的布置形式，留意会场空间是否足够等。 锁定保障好场地后，便可以启动会务分工，如组织会务工作小组，制定分工方案，召开会务研讨会议，等等。 由于未组织过连续两天以上、需要住宿的大型会议，因此我的谈会务系列文章针对的都是会期半天以内的会议，不涉及住宿，在此前提下，大致可按以下七部分进行分工： ①会议通知； ②会场布置； ③材料撰写或审核； ④会议材料收集印发； ⑤就餐安排； ⑥宣传报道； ⑦其他后勤保障。 谈会务系列文章主要围绕以上七点来谈，因为个人实践经历和经验有限，对自己接触较多的环节理解较深，谈起来也较多东西分享，反之则对有些环节理解还不够深，因此对于以上七点的内容可能有详有略，请理性对待、辩证分析。 为方便阐述，先明确一下对会前、会中、会后的划分标准，一般以主持人开始讲话作为会议开始的节点，其讲话前的签到阶段仍属于会前阶段；一般以主持人提示散会作为会议结束的节点，因此用餐安排应属于会后阶段。 本篇是谈会务系列的第一篇，主要谈“会议通知”部分。 2 会议通知是一场会议正式启动的标志，一旦会议通知能够发出，已然说明很多主要环节被敲定下来了，这是后续一切工作按序开展的前提，所以应该尽快拟定和落实。 会议通知的基本要素包括会议名称及主题，时间，地点，参会范围，议程，有关要求，等等。 前面提到的尽量跟领导确认的那些细节，大部分都是为了促使会议通知快速拟定。 如果领导布置时比较仓促，没空确认太多细节，或者自己忘了跟领导确认一些本该当场确认的细节，那该怎么办？既然领导比较忙，总不成在拟会议通知的过程中又去打扰领导。 这时可以根据工作实际、领导风格，结合自己的主观判断，先把会议通知的细节因素定下来，如领导定了后天下午开会，但没明确具体几点，在草拟会议通知时可先按惯例定下午3时或2时30分。 会议通知草拟出来，经主要领导同意（或修改）后，及时对外对内发出。 对外好理解，为什么对内也要发出呢？ 定制会议横幅或者印制会议专属包装需要会议名称定下来；主持词或者领导讲话材料需要会议议程定下来；座位布置需要会议参会范围定下来，等等。 会议通知很重要，是许多后续工作顺利开展的前提和基础。 有人说，既然会议通知最终得主要领导审阅拍板才能发出，为什么在初始阶段还要尽可能跟领导确认更多的细节呢？原因有二： 一方面，初始阶段向领导确认的细节越多，后续草拟出来的会议通知需要修改的地方便越少，甚至不用修改。反之，如果每次到最后还得领导大刀阔斧地改，在其心中自然印象不佳。 另一方面，领导一般比较忙，口头向其确认的细节往往经过他的思考，是认账的。但如果只是拿着一份会议通知草稿让其确认，领导忙起来并不会细看，有些细节可能是不同意的，但没留意到，待到通知发出，或者在会场实操了，领导才发现某细节不对，这时领导会不满意，甚至不认账、不同意，如果其要求临时改动，必然大费周章，导致会务人员措手不及、火急火燎。 因此，即便初始阶段未能与领导充分沟通，后面呈会议通知草稿请其确认时，需要聚焦指出某些可能存在变数的重点环节，或者预计领导会有不同意见的环节，以获得口头确认，即认账。 会议通知内容较多，领导可能没空细看，有时可直接以议程安排表征求其意见，因为议程安排表一般已经包含了全部主要信息，领导同意则可直接发会议通知。（议程安排表式样可后台回复“议程安排表”获取，仅供参考） 此外，会议通知发出后，如果只是会议议程因为客观原因需要改动，则不宜重复发出新的通知，因为实际的会场材料中往往包含议程表，只需在议程表进行修改，确保届时的参会人员掌握最新议程即可。 3 这里再细谈一下“参会范围”和“有关要求”： #1 参会范围 为什么写参会范围不写参会名单呢，因为现阶段只能确定哪些单位或企业参会，未能确定具体参会名单，名单在后面报名环节时才能反馈过来。 例如，会议要求A单位主要领导参会，那么这时参会人员是唯一的、确定的。但如果要求A单位分管领导参会，因为一正多副的领导架构设置，外人一般不知道A单位内部分工，也就不清楚具体应该由哪位副职参会，这时参会人员是相对不确定的。 退一步来说，即便A单位主要领导是唯一确定的，正式的会议通知一般也是以参会单位主要领导的形式来拟定，因为一来提及单位会更正式和规范；二来也有利于提升会务工作的效率及准确性，毕竟不是所有会务人员都能快速记起每一个单位“一把手”姓名的，况且有时一些单位主要领导已经发生变动，而会务人员未及时掌握。再者，有些单位主要领导是上一级领导高配的，以单位的形式进行通知会更妥当，如某市民政局局长由市政协副主席兼任。 如果会议涉及邀请企业参会，而企业负责人是比较多元的，有的是党委书记，有的是董事长，有的是总经理，有的是三合一、一肩挑，因此参会名单也是相对不确定的，当然也是以企业为单位进行通知比较好。 那么什么时候会议通知里直接具体到参会人员姓名呢？至少有两种情况： 一种情况是，如果属于小范围内的工作会议，或者内部会议，可根据召开会议的领导的意图，“指名道姓”到具体哪些人参会，会议通知可能是一条短信或微信，甚至只是一个电话口头通知。 相对而言，就是没那么正式的参会人员不多的会议，往往也是临时起意的时间上比较急的会议。 另一种情况是，会议所属级别上的领导班子成员，有时需要在正式的会议通知中列出他们具体名单。 例如，召开市委常委会会议，那么参会范围肯定包括市委常委，这时不用一一列出每位常委的名字。但如果某次召开市委政法工作会议，该会议属于市一级会议，却不是全部市领导都要参会，只有市委书记、个别常委和个别副市长参会，这时会议所属级别上的领导班子成员——市领导——便需要列出具体姓名。 #2 有关要求 “有关要求”像个框，什么都可往里装，常见的要求有但不限于： ——禁止携带手机进入会场，如一些会议有保密要求； ——报名方式及截止时间，一般报姓名、职务、联系电话等信息； ——有汇报或发言任务的单位的材料电子版报送截止时间，有时要求自行打印N份材料送至会务方（打印前会务方需审核内容和格式）； ——请假程序，如要求参会人员需先向召开会议的主要领导请假，再向会务方报备； 一般会议的请假需由本单位其他人员代会，但也有例外，一是某些重要的会议（如人事的干部大会等）允许请假，不允许代会。二是班子成员的请假往往没有代会一说，如市政府常务会议，副市长A君请假，自然没人可代会。 请假主要由两种情况，一是报名前的正常请假。例如某会议通知要求B单位主要领导b君参会，b君目前正在外地出差，于是请假报备后安排单位副职c君参会，会议报名报的是c君信息。 二是报名后的临时请假。该会议通知还要求D单位主要领导d君参会，d君按程序报名参会，但临近开会前一晚，其接到省厅领导下来检查工作的通知，与会议冲突，经请假报备后安排单位副职参会，这时便涉及参会人员信息的替换，乃至会场座位的调整。 会务人员比较喜欢第一种情况，不喜欢第二种情况，因为后者意味着更多的工作量以及更高的出错率。 此外，还有一种特殊的请假，属于缺席式请假，如某会议通知一些企业负责人参会，有些企业没兴趣来，干脆找个借口请假了，也不会派人替会，姑且也把它列为一种特殊的请假吧。 ——着装要求，如要求着正装； 一些朋友可能会把白色衬衫+黑色西裤也作为正装，但实际上正装指西装或中山装，平时某些会议要求正装，一般指西装，会提示“西装+领带”。 女士的正装一般指套装（套裙、套裤都可以，实际中穿套裙的女士更多），女士穿正装不需要系领带。 如果某个会议不需要穿正装，但又想大家正式一点，便会要求穿浅色衬衫+深色长裤（裙装），如果想大家再统一一点，便会要求穿白色衬衫+黑色长裤（裙装）。 当然，也有很多会议没有着装要求，穿着大方得体即可。 ——防疫要求，如佩戴口罩； ——入场时间要求，如要求提前10分钟签到进场； ——宣传报道和存档安排，如安排电视台、日报社或档案馆到场。 ——其他一些保障性安排，如督查室监督会风，供电部门保障电力，通讯公司保障信号（如设视频分会场），等等。 4 会议通知发出后，确保全覆盖通知到位，收集好反馈回来的报名信息或请假信息，形成初步的参会名单和请假名单，会议通知这块的分工便基本完成了。 值得注意的是，有些会议由于这样那样的冲突，会变来变去，有时时间提前或延后甚至取消，有时地点变更，这时需要发出补充通知，往往十分考验工作人员的耐心和细心。 |
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