《向上管理的艺术》（二）：职场第二课②学会正确地汇报工作

骷髅馆 2024-08-03

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导言

在职场上，不是你所有的努力都会被看到，在汇报工作时，要么展示了自己的能力，要么展示了自己的愚蠢，要么赢得了上司的赞赏，要么得到了上司的鄙夷。我们要学会正确地汇报工作；

精华大纲

一、为什么要汇报工作？

二、如何正确汇报工作？

1、建立机制：形成有效工作汇报机制

2、理清思路：五个步骤理清汇报思路

3、突出重点：分清轻重缓急效率第一

4、简明扼要：用3句话总结汇报内容

5、数据说话：数据与图表提升说服力

6、倾听复述：用心倾听与复述要点

7、管理预期：实现真正『向上管理』

8、远离雷区：远离越级汇报职场大忌

精华点评

一、为什么要汇报工作？

不是你所有的努力都会被看到，同时，不进行主动汇报是不清楚工作内容的表现：汇报工作不是工作的形式，汇报本身就是工作职责的一部分

能拉近彼此关系，主动了解和管理预期：你是否了解上司对你的期望？你是否了解上司的工作能力？是否知道他的长处和短板分别是什么？你是否了解上司目前在工作中的难题是什么？你是否了解上司对你的评价？
可以寻求帮助支持，让上司帮助把工作做好：让他看到你的工作进展情况，给上级安全感，汇报当前工作的规划、进展和问题，以及完成目标所需的资源，可以让上司更好地支持和配合你完成工作。可以寻求上司的资源承诺。
可以展示工作成果，让上司了解工作成绩：主动汇报可以清晰展示自己的工作内容和成果，有助于上司全面了解你的工作状况，也让上司知道与上司目标相关的结果；
可以和上司协同提升，做到真正的向上管理：向上管理是一个双赢的过程，是你通过努力使上司改变的过程，能够使你获得更多的资源和权力，影响比你层级更高的人。向上管理里的“二八法则”：20%的事情决定了80%的效果，关键在于让上司的工作卓有成效。关注上司的目标，而非局限于自己的工作，站在上司的角度，寻找你们目标的重合点，了解并帮助上司达成目标，上司也会回报你收获，可以做到和上司协同提升；

汇报既是配合又是默契，也应该是一种职业习惯，同时也是双方达成工作共识的沟通方式，汇报是一种必须采用的沟通途径；

二、如何正确汇报工作？

抓住每次能够表现自己的工作机会和汇报机会、用言语和行动打消上司的疑虑、用实际的表现赢得赏识。所有看起来简单的成功汇报，都是背后精心设计的结果。

1、建立机制：形成有效工作汇报机制

学会汇报工作的第一步，就是建立起完善的工作汇报机制。工作汇报机制可以把彼此的工作统一、连接起来，可以制约无序行为，使工作随时处于可控状态，属于行政计划式的制约机制；

作汇报的机制要做到简单化、科学化和习惯化。

简单化：简单明确

需要简明地汇报进度、需求、业绩、意外和困难、建议和规划，对已经做好的事情也需要汇报后续进程。一般需要几句话把现状问题描述清楚，提出问题而不是擅做主张，然后等待上司的回应；

科学化：有始有终

汇报频率、汇报时机场合、汇报形式等要科学。

汇报频率方面，向上司汇报工作的频率取决于企业文化，通常来说，一份工作周期是一个月的工作，你需要至少一个星期汇报两次。根据上司的偏好调整你汇报的频率和内容，在汇报问题的解决方案时，大多数员工只从自己的角度出发，考虑“我需要干什么”；而成熟的员工则会从上司的角度思考和汇报，从上司和公司的立场考虑如何解决问题，要站在公司和上司的角度思考和汇报；
汇报时机方面，汇报要及时，当你完成重要任务或解决难题时，及时汇报效果最佳。汇报具有时效性的，这一点是很多人在汇报工作时会忽视的问题，而实际上，时效性对汇报工作的效力起了很大作用。
当你完成了一项非常困难的任务时，要及时向上司汇报工作。如果你没有及时汇报，而是拖了一段时间才汇报，上司可能已经对相关人物失去了兴趣。
中途汇报让上司随时掌握你的动态，在遇到难题或取得成果时及时汇报，这样上司会对你的工作有一个大致了解，并给予不同程度的帮助和支持。建立中途反馈机制非常重要，中途反馈机制也是你协助上司工作的一个必要途径，有助于上司和你建立和谐的信赖关系，形成默契。
上司在忙时，如果上司忙碌且不愿处理你的汇报，你可以说：“我想汇报上周的工作，您现在方便吗？”这样可以尊重上司的时间安排。
汇报形式方面，每个人处事风格不同，汇报前要观察上司的工作风格，并根据其风格调整汇报方式和形式。了解领导喜欢的沟通方式和频率，书面还是当面沟通，哪些事情会令其烦躁。聪明的下属要迅速适应领导的沟通方式和偏好。
汇报风格方面，报工作前要了解上司的性格，针对不同性格的领导，下属的汇报方式会有所不同。如果你的领导是吹毛求疵型，你汇报时一定要注意措辞和表达方式。如果领导批评你，千万不要自暴自弃，要明白这是领导的一贯作风。你要虚心接受领导的批评，努力挖掘领导批评背后的需求，争取下次汇报时按照领导喜欢的方式、根据领导性格汇报。

习惯化：积极主动

不要认为上司“应该知道”什么，也不要“预先设想”上司不愿意知道什么。向上管理、沟通本身是一个双赢的过程，只要你愿意沟通，你会发现80%的事情掌握在你的手中。不要对自己沟通中的不作为视而不见，如果你希望上司能够好好和你沟通，首先你要主动和上司沟通。

要主动汇报，不要等上司问了你才说，不要等上司来找你问问题，而是要自己先发现问题，做好解决问题的准备，及时向上司汇报。要在上级询问前及时传达工作进展和问题，确保团队和领导随时了解项目状态，避免信息滞后带来的风险，这有助于你获取最新的情报和支持，如果计划在执行过程中出现问题，主动汇报能迅速得到变动消息，避免无用功和更大损失。

主动出牌，不要总等上司先行动。虽然上司掌握意见、资源、方案的决定权，但你也能通过向上管理获得资源。转换思维，从上司最关心的角度思考问题和工作。在需要上司采取措施时，提出明确的要求，不要只等上司分配资源，要主动索取。要与上司沟通期望，通过沟通分享彼此的期望，告诉上司，你希望他如何做，很多下属没有勇气对上司说出自己的希望；沟通压力，你需要了解上司的处境，知道他的压力，同时你也需要让上司知道你的处境和压力

报工作要行动在上司前面，身为员工，不但要把领导交代的工作做到位，还要行动在领导前面，不但能达到领导的要求，还要超过领导的预期，这是正确汇报工作的核心秘诀。

主动汇报的5个时间点：

2、厘清思路：五个步骤厘清汇报思路

确定汇报对象

如果你要向一群人汇报，如当着全公司人的面做工作汇报，那么他们中谁才是你真正的听众？是你的领导，还是你的同事？只有确定了汇报对象，才能开展下一步的工作

确定内容和重点

汇报内容要准备充分：准备充分的材料和备选方案，做完每个方案后都问自己：是不是足够完善？还有其他可以补充的地方吗？如果产生问题，那么问题可能是什么？有人汇报工作时思维混乱，自己都不知道自己要表达什么。这就是没准备充分的结果；

可以使用3种汇报模型来组织内容和重点

模型：Why—What—How，即分别描述事件/工作/项目的起因、内容和方法

模型：W1H，即分别描述事件的内容、起因、时间、地点、人物以及解决的方式或过程

模型：STAR模型是汇报工作进度常用的模型，即交代背景、需要完成的任务、任务的完成情况和结果。

内容和重点方面需要对5个内容进行主动汇报：进度、需求、业绩、意外和困难、建议和规划

汇报内容1.进度
如果工作进展顺利，可以按照既定的节奏汇报；如果工作进展不顺利，则需要及时反馈和汇报；如果需要申请延期，更应该提前申请，并说明延期的原因和延迟的时间。一般来说，申请延期都需要提前汇报
汇报内容2.需求
多数工作不是你凭一己之力就可以完成的，你可能需要申请人力或物力来支持你的工作，这时你就需要向自己的上司汇报你的需求。但是要注意，汇报需求是你的义务，是否同意你的请求是上司的权力。
汇报内容3.业绩
业绩指标为考核工作的关键指标，其完成情况一定要在你的工作总结中重点体现出来，须知你要写的是成绩，即做出了什么，而不是应该做什么。业绩既要有客观的数据、事实和对比，同时也要有主观的内容：你获得的经验是什么，教训是什么，未来打算如何改进等；
要有效运用数据和图表，因为数据比任何文字更有说服力。
汇报内容4.意外和困难
遇到困难和问题要及时汇报，寻求上司协助或申请资源；遇到意外情况也需要第一时间汇报，不要等事态失控后给上司『惊喜』
汇报内容5.建议和规划
向领导汇报工作时，关键是提出解决问题的方案而不是简单提出问题。上司期望汇报带有建议方案，最好提供多个解决方案，让上司选择。重点是解决问题的方案，而不是问题本身。为了让上司能够做出选择，你需要提前考虑方案的优点和缺点。

即使无法立即提供解决方案，也要多向同事请教，努力提出解决问题的建议。这样即使建议不被采纳，也能启发上司思考，有助于解决问题。

在总结前期工作后，应该与过去任务衔接，对未来工作做出明确计划和安排，可以使用“PDCA”进行规划。

确定形式和逻辑

应该用什么方式汇报？简单的内容可以使用口头汇报的形式。如果口头汇报不方便，使用即时通信工具也可以。如果汇报的内容比较复杂，就需要用邮件或汇报公文来汇报，附件可以是参考的文件资料。更复杂的内容，可能就需要做成PPT，然后通过专题汇报会当众汇报

工作汇报的主体逻辑是什么？基于汇报形式如何更好地组织逻辑，基本的逻辑有时间逻辑、事件逻辑、空间逻辑等

确定时间和场合

汇报工作时要选好时机和场合很关键，要考虑得很周全；汇报要选择在上司心情好的时候，申请决策要选择在上司不忙的时间；

一般来说，汇报时机分为两类：

在一周的前半部分，人的精力旺盛，态度和行为比较激进；周一别去找领导汇报，特别是上午，这是领导工作最忙的时候，如果没有特别重要或是非汇报不可的事情，最好不要打扰他。一周的后半部分，人的精力逐渐下降，这时候人的情绪比较稳定，变得更易通融。我们可以选择在周二或周五汇报工作，这样领导更容易和你互动与沟通。不过，这只是一般规律，并非绝对的，你还需要察言观色、随机应变。

在一天中哪个时间段向领导汇报工作的效果更好呢？实践证明，早上等领导处理完紧急要务，心情比较放松，领导更容易做到倾听与包容，心情比较放松，这时候向上司汇报是很合适的；

一定要记住，千万不要在午休或者下班前几分钟找领导谈工作，此时领导经过一天的忙碌，精神最为涣散或下班后还有自己的私事要处理，你突然出现在领导面前谈工作，只会令领导心烦。

场合汇报方面是单独去上司的办公室汇报，还是在会议上公开汇报，如不要在公共场合汇报工作，防止工作内容泄露出去。还有一种情况，当上司办公室有同事、客户时，你要等他办公室没人后，先探探上司心情再决定是否汇报；

确定汇报可行性

上司是否处于“听汇报”的状态？如果上司不在状态，那么你有几个选择：如果是非常小的事情，可以拖一下，等他在状态了再汇报；要么用几句话总结一下你要汇报的内容，然后申请隔日再汇报。但是注意：如果汇报的内容非常紧急，即使上司不在状态，你也要把他“拉回状态” ；上司能否接受你的工作汇报？如果不接受，那么不接受的原因是什么？如何解决上司不能接受的问题？

3、突出重点：分清轻重缓急效率第一

向上司汇报工作要知道如何分清轻重缓急，重要的和着急的事情要先说，无关重要的事情可以缓缓再说。要汇报工作，首先要做的就是从内容中择取重点，然后重点汇报，汇报的重点内容同样也是汇报的目的。

有意识地表达

不要让潜意识主导你的语言，要有意识地控制你说的内容，而不是让表达随着潜意识走。

确定表达的次序和逻辑

在向上司汇报的时候要分主次，不但要精练，还要能够引起上司的兴趣。你一定要知道，上司关注的是哪个工作、上司想先听哪个工作；优先汇报和强调紧急的、重要的，上司关心的以及和上司利益关系密切的；可以采取“限时1分钟汇报”的方式训练自己的汇报能力。

按照时间顺序汇报：当你汇报业务时，你可以先总结过去一个季度的表现；然后再分析当前遇到的机遇和挑战，总结要点；最后对下一季度进行展望，对需要改进的地方加以阐述

按照影响力排序汇报：先说影响重大的因素，然后说次要的。

按照沟通对象的关心程度汇报：先说沟通对象关心的问题，再抛出其他问题

效率第一，用最短的时间说出重点内容

用简明扼要的方式汇报工作，让上司在最短的时间内听到想听的汇报，可以说是上司最喜欢的汇报工作的方式。越短的汇报就越难讲，这就要求你汇报前应考虑事情背景、重点、方法、核心价值和结构；

结论先行，再阐述内容

汇报工作时要养成先说结论，再阐述过程的习惯，上司最关心的就是结果。努力未必能产生价值，只有结果才有价值。越重要的事，越要先说结果，不要让上司直到最后才知道你要表达什么

如果上司听了结果后，什么都没说，你就不必再汇报细节，上司的表现说明，对这件事而言，他知道结果就够了；如果上司听了你说的结果后，表现出对事情的过程感兴趣，你就可以从中挑选精彩的地方向他汇报

重结果，少细节，这是节省领导的时间的表现。向上司汇报工作时要先讲结果，再讲过程，在汇报工作时，一定要遵循这个原则：先向领导汇报结果。脾气再好的领导，也不愿意花时间听一个没有把工作做好的下属喋喋不休地讲着无用的过程。

把握轻重缓急，坏消息早点说

及时向上司报告坏消息和糟糕状况，避免事态失控，保持及时沟通与反馈，确保上司能够随时了解工作进展。不要因为这件事以前发生过并能很好解决、自己认为自己能够解决、揣测上司应该知道而不进行汇报，坏事情是绝对需要完整地汇报的，完整地汇报事情的前因后果很重要，不要在最终事态失控后给上司『惊喜』。员工不应代替上司做决策，要及时向上司汇报事态。

4、简明扼要：用3句话总结汇报内容

很多人抱怨自己的上司总是没有耐心听自己说话，事实上，通常领导者的职位级别越高，对下属汇报工作的水平要求就越高，要把效率放在第一位。在汇报前一定要把工作的逻辑梳理清楚，厘清前因后果。学会简明扼要地汇报，就是帮你的领导节省时间、创造效益。可以使用以下方法：

三点逻辑：三点逻辑的精髓在于总结和归类，三种方法、三个方面、三种方位、三个工作……把内容分成三块来阐述，就是三点逻辑。任何事情都可以总结出个一、二、三来，你在说话、汇报，甚至思考的时候，都应该有意识地训练自己，用“一、二、三点”来说话、汇报和思考。
能够展开的汇报才是成功的：当你向领导汇报工作的时候，先说一、二、三点，然后领导会说：“你汇报的这个，第×点我特别感兴趣，你详细说明一下。” 然后你再详细汇报，和领导者展开讨论，这种汇报才是成功的；
汇报结果：要汇报关于好处、汇报收益和汇报价值的结果，不要汇报无关紧要的细节，不要刻意汇报过程，有人在向领导汇报工作时，特别喜欢汇报一些无关紧要的过程，他认为这个过程特别能体现他的努力工作，但是领导对这些其实是不感兴趣的
结构化表达：比如按时间逻辑顺序来汇报，时间逻辑是我们常用也是好用的逻辑。过去、现在、未来是时间逻辑的精髓所在。在实际应用中，可以从过去的背景和历史开始，描述现状和当前的问题，然后展望未来的发展和解决方案。这种结构化表达不仅能使内容条理清晰，还能增强说服力和记忆点，帮助你的听众更好地跟随你的思路。结构化汇报进度、需求、业务、意外和困难、建议和规划时，可以用“您看怎么样”“您的意见是什么”“您说这样可以吗”作为结束语；

5、数据说话：数据与图表提升说服力

数据通常比语言描述更有效果，够精确地衡量现状、说明问题。数据能够将语言叙述的事实具体化、明确化，特别是当你需要向对方论证一个问题时就显得更加重要。同时数据能够让沟通的内容变得更加生动高效，在汇报时引用数据能够给领导留下精确印象。

更进一步，可以使用图表使数据更直观可视化。图表不仅能帮助快速理解复杂信息，还能增强说服力，使你的观点更具吸引力和可信度。在向上管理中，利用数据和图表可以有效提升你的汇报质量，让领导更清楚地看到你的工作成果和建议的价值

6、倾听复述：用心倾听，复述要点查缺补漏

领导反馈是对你汇报的理解、工作指导、异议或想法。无论反馈内容如何，都需要认真倾听。通过领导的反馈，你可以评估他对你汇报的态度和评价：满意还是不满意？哪些方面令他满意，哪些方面不满意？

观察领导的情绪和表现方式，如坐立不安、眼神不接触或情绪激动，若他没有进入听取信息的状态，最好让他先表达，你再听取反馈。

用心倾听

坐立端正，眼神接触，集中精力，专注倾听，这是对对方最基本的尊重。要从内心对领导说的话感兴趣，对领导说的内容加以思考：他在说什么？他为什么要这么说？他需要我做什么？
点头微笑，给予回应，保持礼貌，不要打断，沟通时向对方微笑是认同对方的表现。不管对方说的内容是否正确，不要急于发表自己的意见，应该听对方说完，再做出反应。
受到领导批评时你要控制情绪，在面对情绪不稳定的上司时，无论在什么情况下，都要做到两点：一是对上司讲的事情，对事不对人，冷静地分析问题，寻求解决方案；二是不被上司的情绪所影响，放平心态，明白工作就是替上司解决一个又一个的麻烦。

积极反馈，复述要点

沟通是一个双向互动的过程，双方充分地互动、交流才是沟通。除了清晰地表达自己要表达的内容，我们还要明确对方表达的内容，从对方传达过来的信息中理解所传达信息的真实含义，分清哪些内容是重点，判断信息的轻重缓急，进行复述要点就是一种反馈，是为了保证信息没有被误读；

有效回应和反馈也是倾听他人的一部分，及时地对对方的意见、观点做出反应，能够让对方意识到你对他所说的内容很感兴趣，同时也可以避免因为理解错误或者表达模糊而产生失误。你在倾听他人的表达时，可以主动给对方反馈；当对方正在倾听你时，你可以主动积极地向对方寻求反馈

可以反馈理解，将自己对对方所说内容的理解反馈给对方，总结对方表达的中心内容，并请对方确认自己的理解是否正确；可以反馈态度，要注意把自己对谈话内容的看法或者意见传达给对方，如果自己的观点、意见和对方有分歧，可以讲出自己的理由，寻找解决的方法；可以反馈建议方案；

如何做到积极反馈呢？要注意以下5个关键点

主动在上司说完后要主动复述要点，是你的责任和义务，是你谦虚的态度和尊重上司的表现。这样可以检查双方的理解是否有偏差、是否有遗漏的地方，同时，复述要点的过程也是沟通寻求改变、寻求协同资源的机会，这样的互动过程能够营造出良好的汇报氛围；

学会重复和总结：用“一、二、三”总结对方说的话。
给予补充：在非正式场合随意聊天时，为了和对方聊得来，补充对方的话非常重要。当对方表达感受时，你可以补充相关的事实；当对方陈述经历时，你可以补充自己的感受。这样能让对话更加流畅，让对方感到你了解并认同他的观点，而不是在进行无趣的闲聊。

倾听复述的5个关键

良好的关系：建立在良好关系和沟通氛围基础上的沟通更有效
对事不对人：针对事件本身沟通，可以有自己的想法，但不要过分主观和绝对。讲话留有余地，面对无法完成的事情要明确拒绝并说明原因，避免拖延。
情绪管理：注意和体谅他人的情绪。先解决情绪，再解决问题。不要被情绪支配，而是控制情绪并影响他人的情绪。观察和安抚他人的情绪，确保沟通对象情绪良好。当上司情绪失控时，保持冷静，再提出具体方案。上司情绪失控可能因为对任务完成没有把握。
认知强化：强化表达，让所有人理解你的意思。例如，夸奖时结合事实、感受和对比比单纯结论更有说服力。
基于价值：最有效率的沟通永远只有一个要点，那就是价值。围绕价值进行的沟通才是无往不利的沟通。当你向上汇报工作的时候，要考虑：这对他们有什么价值？如果你能够在最短的时间内，总结出你对沟通对象的好处和价值，你们就很容易达成共识

7、管理预期：实现真正的『向上管理』

向上管理，英文叫“Managing Up”，直译为向上进行管理。向上管理是一个过程：为了同时给公司、上司和自己带来最好的结果，并有意识地配合和改变工作方法，从而实现向上管理的过程。作为下属，你不应该只接受上司的管理，还应该积极主动地发挥自己的能力，对你的上司施加影响，实现双赢。

向上管理之前，首先你要改变仰视上司的态度。从理解你的上司开始，把眼光从仰视改成平视。

纠正上司的错误想法

谨慎纠正：小心谨慎地纠正，避免当众否定上司。没有人愿意接受别人对自己的否定，特别是当着众人的面来否定自己。作为上司，他们的权威是不容侵犯的，面子更是不能当着下属的面丢的；假如上司是一个爱面子、平时又爱斤斤计较的人，那么当他说错话时，你要学会保持沉默，不要提出异议，否则他会认为你是在挑战他的权威，驳他的面子。
假装不懂：如果这些话对你负责的工作没有实质影响，也给公司造不成损失，你大可以揣着糊涂装明白；另外，在认为上司的想法错误时，你可以假装不懂，带着困惑和不解再询问得详细一些，这样做等于是在提醒上司，让他能够重新调整思路，同时获得挽回错误言论的机会，相当于给上司一个台阶；
实际行动：除此以外，还可以用正确的实际行动纠正上司的错误：特别是当上司刚下达命令时，千万不要顶风直谏，这样非但不能劝住上司，反而会适得其反，激发上司的情绪，聪明的下属会先答应下来，然后用正确的行动去做。
换位思考：站在上司的立场思考问题，采用小心谨慎的方法说服上司，多向上司提供解决方案，你必须带着至少一种解决方案纠正上司的错误，最好提供几种方案，并阐明优缺点，提出你倾向的方案；

向上司提反对意见

顾忌上司感受：特别是在员工对上司提出的决策有意见时，一定要学会巧妙地向上司提出自己的建议。要尽量做到既能够表达自己的意思，又能让上司信服。如果你对上司的决策不满意时，不能直接反驳，要能够站在上司的角度，试着用真心帮助领导的诚意和语言分析问题，提出解决问题的方法，而不是为了个人的利益而争夺；
适当地妥协：作为下属，和自己的直接上司对着干，一般都不会有好结果。所以最好主动尝试向上司妥协
引导上司得出结论：在发现上司的决定或决策有错误时，你最好用征询意见的方式，向上司讲明其决策、意见本身与实际情况不符合的根据，使上司参考你所提出的建议，让他自己得出正确的结论。让上司接受自己的意见，就得让上司有选择权，既显示自己的高明，又不侵犯上司的决策权。
先赞扬再建议：批评之前最好先以表扬铺路。再好的人也不愿意被人指责做错了事，你应先找出上司的某些优点予以表扬，要仅仅提出建议，提供资料，而最后的结论，留给上司自己来得出。

拒绝上司不合理的要求

分派重要的工作，说明上级信任看重你，能做就尽量多做，这是价值的体现；

换位思考：如果你想不明白，就要在平时多和上司沟通，一定要记住，不管上司安排你做什么事情，他都是有动机的，你只有弄清楚原因，才能想出更好的对策
先答应后表明想法：即便觉得安排不合理，也不要立刻否定。先答应，再留有余地，表明想法时既认可上司决定，又给自己更多思考时间，还能引导上司考虑其他合适人选。
如实讲出无法胜任的原因：面对上司安排的工作，你觉得超出了你的工作范畴导致自己难以胜任，向上司说明原因，推荐能胜任的人选，不用讲出具体名字，而是指出方向，让上司找出解决方法。
请求上司配合：如果大量工作确实无法承担，主动请求上司帮你定出先后次序。