第一步:准备数据源
这个数据源可以是Excel工作表,也可以是Access文件。以Excel为例。
下图是一个Excel工作表文件"录取名单.xls",里面有一个工作簿"录取通知书",工作簿里面有三条数据记录,我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。
第二步:准备模板
模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以Word文档为例。
下图是一个模板文件"通知书.doc",就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊)。
第三步:邮件合并
打开模板文件通知书.doc,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。
下面,一步一步跟我来:
1.设置数据源
点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮(图三中第2个),选择"录取名单.xls"文件,单击打开,然后会再弹出一个"选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿"录取通知书",直接点击确定,完成数据源设置。
2.插入数据域
这里,我以插入新生姓名为例。
2.a 将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头"同学:"之前)
2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮(图三中第二个),在弹出的窗口中选择"姓名",然后单击"插入",如图:
2.c 单击关闭(MS Office这一点不知道是什么用意,不能一次插入多个域,插入完毕又不自动关闭弹出的窗口)
重复上述操作数次:
3.查看合并数据
单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮(图三中"插入Word域"右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的数据,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。
第四步:完成合并
到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,你可以选择"合并到新文档"(适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择"合并到打印机"(适用于成百上千条记录),并不生成Doc文档,而是直接打印出来。
下面是合并到新文档之后,新文档的效果图:
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