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Word技巧:使用Word和Excel批量打印证书或信封(邮件合并)

2011-10-10  cec123

使用Word的邮件合并功能,可以批量打印信封或证书。

 

以下是打印证书的方法(以Office2007为例,其他版本的菜单位置略有不同):

1、准备数据

新建Excel文件,填写证书中的各项信息,例如“姓名、作品名称、获奖级别”等。

2、调用数据

新建Word文档,单击“邮件”选项卡中的“选择收件人 - 使用现有列表”,选择刚才创建的Excel文件。

(如果Excel文件中包含多个工作表,会提示选择使用哪个工作表)

3、插入数据并排版

在文档中编写文字,把光标移动到指定的位置,单击“邮件”选项卡中的“插入合并域”按钮,选择相应的列标题。例如把“姓名”插入到“同学”前面,插入之后,文档中会显示“<姓名>”这样的域占位符。

之后根据打印效果调整版面。

4、打印或生成文档

排版完毕后,单击“邮件”选项卡中的“完成并合并”按钮,如果选择“编辑单个文档”可以生成一个新文档(统一格式的多页),选择“打印文档”可以直接打印多份文档。

当出现合并记录对话框时,可以选择“全部”,表示生成或打印所有记录。 

 

若是打印信封,可以单击“邮件”选项卡中的“中文信封”按钮,启动向导。原理相同,只是使用预先编写好的模板文件。

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