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“把大象放进冰箱里，统共需要几个步骤”
这个笑话我们都很熟悉，把冰箱门打开，把大象放进去，把冰箱门关上。
那做一顿晚饭统共需要几个步骤？
早晨起床到出门统共需要几个步骤？
组织一次市场活动需要几个步骤？
发布一篇博客需要几个步骤？
把卫星送到太空总共需要几个步骤？
把一个刚出生的婴儿抚养成人需要几个步骤？
事情有简单，有复杂和极其复杂的事情。简单到做一顿饭，复杂到把卫星送到太空，极其复杂的，例如把小孩子抚养成人。
我们的工作和生活中有各种各样的小系统，无论简单或复杂，总会有规律可言。我们对这些小系统的熟悉程度，大不相同，而我们对这些事情的认知也不相同。
从去年开始，我就在做一件事情，尝试把将我重复做的一些小事情标准化，把一个复杂或简单的任务所需要的行动标准化。这里提到的任务指的的超过两个步骤的事情，这类事情还是蛮多的。
这其实就是我们经常说的，标准化我们的清单。就拿做三人行个人成长沙龙，办一个沙龙看起来容易，其实也是需要很多步骤，就拿宣传期来说就会有一系列的事情，虽然这些事情都很小：
1、写沙龙宣传文案 2、更新沙龙报名系统 3、更新官方博客 4、制作长微博、官微发微博 5、微信公众平台文章更新 6、官方微信群发 7、把官方微博信息转发到自己的朋友圈 8、给沙龙成员发邮件 9、给意向成员（报过名但没来过的） 10、更新豆瓣同城活动 11、微信发原创文章
整理一下，还真有不少的事情，如下图
为什么要做这件事情呢？
首先是节省脑力，就像《清单革命》里说的“人们之所以不喜欢执行清单，是害怕自己会变得死板。但精心设计的清单恰恰不会让你变得死板，他们会帮助你节省有限的脑力，不让你的头脑被繁杂的检查项目所占据，而是让你解放出来处理更加困难的问题 ” ，有些事情虽然我们经常做，但是我们却不一定对每一个环节都能熟练到倒背如流，毕竟我们只是普通人，是人就会忘记事情，是人就有可能出错。我们为了不出错，就会不停的想我下一步做什么？大脑成了一个检视系统，不停的反复的无规律的在检查我们已经做了和没有做的事情，毫无规律可言，这种效率其实是很低的。而将小系统标准化，我们的大脑就不需要在费力去想我的下一步行动是什么，只需要按照清单上标识的步骤去做就好了。就好比我们按照菜谱去做饭一样。
用便利贴组织清单
一个完善的清单可以非常清楚的指导我们的行动。就像飞机起飞降落的时候，指示灯会亮，然后广播会播放安全须知，收起小桌板，打开遮阳板，调直座椅靠背，确认是否关闭通讯设备。这是相对已经比较完善的清单。而一个清单的形成，是在反复实践的基础上的。没有一次性就很完美的清单，每个行动都是在实践的基础上总结出来的，否则那就是拍脑门了。
当我们尝试去建立清单的时候，不妨借助便利的工具，帮助我们在反复实践中建立清单。
用便利贴的好处
我们可以用便利贴把脑子里能想到的内容都输出出来，这里为什么不用纸笔呢。其实原因也简单，我们在对流程进行梳理的时候，刚开始的时候可能想法不够成熟，需要反复修改和优化，而便利贴排列组合起来十分方便。
其实很多公司的知识管理做的很好，很多环节都有标准化操作流程，但是和自己相关的工作流程，我们自己却很少关注，每个人有自己的工作习惯，在一定的基础上不断的修订和完善系统，不断优化系统，制定适合自己的小系统才尤为重要。
记得有一次上课的时候，一位学员说，她不太习惯把代表已经完成的行动的便利贴扔掉，这点也提醒了我，其实我们只要把已经完成的任务的行动梳理一下，经历几次也就形成了自己的小系统。而这个时候便利贴就起到了很好的组织作用，随时取，随时帖，还可以整理，拿出几张A4纸，就搞定了。
一个任务，与之相对应的就是行动和资料。
行动：由任务进行分解，可以执行
资料：与相对应任务有关的关键少量信息
对我们手中的任务进行掌控，其实也就是对行动和资料的掌控。
使用便利贴进行流程梳理，可以按照这个顺序
首先是收集：思维可以是发散的，不规律的都没有关系，只要我们能把这个过程先用便利贴记录下来就可以了。在这个过程结束后，我们零散的思维就通过便利贴输出到了纸上，我们通过这些进行归纳总结，就形成了sop的雏形
其次是主动回忆：在收集零散的想法结束后，就进行主动回忆阶段，主动思考要完成这个任务还应该完成哪些。如果你是第一次进行这个任务，可以找已经有经验的人借鉴一些经验，但是别人的经验暂时还不是自己的，还需要再进行总结。如果不是第一次完成这个任务，主动回忆可以建立在自己以往的经验上。
最后是行动后反思与不断总结完善：在任务结束后，最后一个步骤就是行动后反思，你可以自己进行总结，也可以让参与这个任务的人给出改进意见，或者通过调查反馈头脑风暴等形式，不断完善流程。
最后，说说我对建立标准化流程的经验
1、不用太复杂：一些大公司会在建立标准化流程上破费周折，其实我们为自己建立的系统，不是以多标准为目的，而是符合自己风格的标准化流程
2、流程要建立在反复实践的基础上，任何不经过实践调查的拍脑门行为都是耍流氓，先有行动，再归纳总结，我们不是做一个流程给谁交差，而是真正做出对自己有用的流程
3、每一次实践结束后，都进行修正，我的标准化流程的最后一条：“对流程进行行动后反思，并对流程进行优化”，这样让我们的工作不断的优化，做事情的品质也会越来越高。
刚开始，也许我们只是建立了几个小系统，但是随着自己的小系统越来越多，我们自己也会越来越轻松。熟能生巧，从现在就开始吧。
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