也谈红字在会计分录中的运用

    《上海会计》2000年第8期“意见与建议”栏中刊登邹秋帆《红蓝字更正法与红蓝字分录》一文（以下简称《邹文》），对红字在会计分录中的运用进行探讨，给人一定的启发。但是，会计核算是经济活动过程与结果的反映，一种会计方法的运用，必须首先符合清晰反映经济活动内容及其来龙去脉的要求，并在规范性、统一性原则基础上，讲究会计实务的可操作性。红字在会计分录中的运用亦然。本文基于以上考虑，拟结合《邹文》谈谈红字在会计分录中的运用问题。

    一、先看《邹文》中“红蓝字更正法”举例的会计分录：

    借：生产成本6，800

        制造费用8，600（红字）

         贷：原材料1，800（红字）

    这笔分录给人的直觉是：生产成本增加6，800元，是由于制造费用结转入8，600元与冲销领用原材料1，800元所致，显然与原意相悖。（原例为：某企业基本生产车间为制造A产品领用甲材料一批，计6，800元，误计：借记“制造费用”8，600元，贷记“原材料”8，600元的分录。）因此这笔“红蓝字更正法”的分录是欠妥的，还是按规定的“红字更正法”分步处理更觉妥当。

    二、《邹文》中的“红蓝字分录”举例有二：一例是因“材料采购”的贷方是按计划成本登记已验收入库的原材料，而退货款则是实际买价，不宜以蓝字记入贷方。在这种情况下，将退货买价金额以红字列入“材料采购”的借方编制退货分录。另一例是销货退回应转出销项税额，因现行“应交增值税”帐簿格式借方未设“销项税额转出”专栏，就只能用红字贷记“应交增值税（销项税额）”。

    按以上所举二例，《邹文》为便于登帐而采用“红蓝字分录法”，笔者认为这在实务操作上较难把握。因为这要求编制会计分录的人员首先得弄清有关帐户借贷方登帐要求与有关帐户的帐簿格式设置情况，如果帐簿格式设置不同，就会编制出不同的红蓝字会计分录。《会计基础工作规范》中明确规定，在不设借贷等栏的多栏式帐页中，可以用红字登记减少数。“邹文”为便于登帐而提出“红蓝字分录法”，似无必要。

    红字在会计分录中的运用，是会计人员经常碰到的问题。我们当然可根据会计实务需要，对会计核算方法进行一些改进，但必须能够真实、正确、清晰地反映经济业务内容。下面谈谈笔者对红字在会计分录中运用的思考。

    红字在会计分录中的运用，按会计法规制度规定主要是用于冲销错帐，也可以延伸到对经济业务事项的冲销，即将原记数额部分或全部减除的经济业务事项用红字编制分录予以冲销。现以《邹文》关于采购退货的举例来说明“红字冲销法”的分录应为：

    借：材料采购——xxx　　50，000（红字）

         贷：应付帐款——xxx　58，000（红字）

    应交税金——应交增值税（进项税额转出）8，500

    这样处理，既符合因采购退货将原记入“材料采购”、“应付帐款”的数额冲销的经济事项内容，又利于正确计算反映“材料采购”帐户借方和“应付帐款”帐户贷方的发生净额，而且该分录贷方经一红一蓝相抵后为红字50，000元，与借方相等，也符合借贷记帐规则。《邹文》的红蓝字分录作：借记“应付帐款”58，500和“材料采购”50，000（红字），也可理解为支付了应付帐款，显与原意不符。

    至于销货退回的分录可编制为：

    借：应收帐款——XXX　58，500（红字）

        贷：产品销售收入 　50，000（红字）

            应交税金——应交增值税（销项税额）8，500

    这样处理，更能清晰反映销货退回的业务内容，也完全符合记帐规则要求。而《邹文》的红蓝字分录作：借记“产品销售收入50，000，贷记”应收帐款“58，500和”应交税金“8，500（红字），同样容易误解。碰到一些特殊经济事项，如上倒销货退回如以银行存款直接支付，则应用红字冲销法编制如下分录：

    借：产品销售收入　50，000（红字）

        应交税金——应交增值税（销项税额）8，500

        贷:银行存款58，500

    现金收回水电费100元则编制如下分录：

    借：现金100

        贷:管理费用100（红字）

    这种只有贷方或只有借方的特殊会计分录是否允许编制？是个值得探讨的问题。如果这种特殊分录不允许编制，“红字冲销法”就会失去会计核算方法的统一性和可操作性。笔者认为，这种只有借方或贷方的特殊会计分录，是正常会计分录在形式上的变形，主要是为了满足实务操作上的需要，为了使某些科目借贷方的发生额不出现虚增，其内容实质并没有改变，各帐户借、贷方的结果也保持平衡，符合借贷记帐规则，并不影响会计核算质量，因此它在会计实务中似应予以认可。