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一般情况下，证书、通知书等填写工作非常繁琐，如何快速、高效地打印证书等，以提高工作效率？下面以制作“毕业证书”为例，介绍利用Word邮件合并，实现数据的快速套打。 1、建立数据源 打开Excel2003，新建一文档，将其命名为“毕业生基本信息”。在表格中输入当年毕业学生的相关信息，如“姓名”、“性别”、“学籍号”、“毕业证书号”等（注：各地毕业证书格式不同，所要录入的相关信息也不同）。完成后保存备用。 2、制作打印模板 方法一：①用扫描仪将毕业证书扫描下来，设定扫描比例为100%，分辨率为75dpi。扫描完成后，可用Photoshop图片处理软件对图片进行处理，将图片大小设为毕业证书实际大小，图片保存为GIF或JPG格式备用。 ②启动Word2003，执行“插入图片→来自文件”，插入“毕业证书”图片到当前文档中。右击图片，选择“设置图片格式”命令，在弹出的“设置图片格式对话框”中将“颜色和线条”设为黑色实线，“版式”为衬于文字下方，“大小”设置和原图相同的宽和高。 ③在需要套打文字的区域插入文本框，将文本框线条和颜色设为无线条颜色。双击文本框，设定文本框文字格式。设置完成后，将其命名为“打印模板”保存备用。 方法二：打开Word2003，选择“格式化--分栏”命令，将页面设置为三栏的效果，分别输入“XX省毕业证书存根”、“证件照片”、“XX省初中毕业证书”等相对应的内容，将需要填写学生信息的地方空出，完成后将其命名为“打印模板”保存备用。 3、实现数据套打 打开“打印模板”文档，执行“工具——信函与邮件——邮件合并”命令，在“邮件合并”任务窗格，在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”，在“选择开始文档”选项区，选中“使用当前文档”，然后单击“下一步：选择收件人”，然后单击“使用现有列表”→“浏览”，在弹出的“选取数据源”对话框中选定“毕业生基本信息”，单击“打开”按钮，在打开的“选择表格”对话框中查找选定要引用的数据，单击“确定”，在随后打开的“邮件合并收件人”对话框中单击“确定”按钮返回。接下来单击“下一步：撰写信函”，因为我们一开始就制作好了“打印模板”，所以现在只要在“打印模板”中添加收件人信息即可。将光标移至“打印模板”中，定位在需要插入的地方，单击“撰写信函”选项区中的“其他项目”。在弹出的“插入合并域”对话框中，选定需要插入的域名（如：姓名）后，单击“插入”按钮，即插入了要合并的域，然后单击“关闭”按钮返回。注意：域只能一个一个地插入。 好了，接下来您就可以单击“下一步：预览信函”。在此，您可以预览一个合并信函。若要预览其他信函，可单击“收件人”右侧的“》”按钮，预览检查，如有错误，单击“编辑收件人列表”进行修正，确认无误后，单击“下一步：完成合并”。在这里，您可以单击“编辑个人信函”，在“合并到新文档”对话框中选定保存的范围后，单击“确定”。也可以单击“打印”，在“合并到打印机”对话框中选定保存的范围后，单击“确定”。 至此，需要套打的毕业证书工作就全部完成了。选择“打印”按钮，坐享其成吧！ 特别提醒：如果使用扫描图片制作“打印模板”，在打印之前，须将图片删除，以免影响打印效果。另外，在Word的不同版本中，“邮件合并”的操作方法也有所不同。 |
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